شبکه های اجتماعی این روزها برای به دست آوردن محبوبیت بیشتر ادامه می دهند، اما هنوز ایمیل ها قطعی ترین گزینه برای پیام رسانی هستند، به راحتی از بین سایر اشکال ارتباطات الکترونیکی حتی در این دنیای مدرن پر از تنوع برنامه ها. به نظر می رسد که مدیریت ایمیل ها یک کار گران قیمت باشد، مخصوصا برای کسب و کارهای کوچک و متوسط، و تعدادی از مدیران به دنبال راه حل های مقرون به صرفه برای همین هستند.
بسیاری از شرکت ها به دلیل تلاش های ناگهانی اسپم ها برای ارسال هرزنامه های بیرونی و ایجاد هرزنامه های فراوانی از طریق سرورهای پست الکترونیکی خود، کار دشواری را برای اجرای سرورهای پست الکترونیکی خود انجام می دهند. از آنجایی که اکثر شرکت هایی که با چنین مسائلی مواجه هستند، کوچک و متوسط به نظر می رسند، اغلب از راه حل های فنی داخلی برای تنظیم پیکربندی و راه اندازی یک سرور پست الکترونیکی و مدیریت چنین تهدیدها کوتاهتر هستند. به همین دلیل است که چندین کسب و کار نیازهای خود را به ارائه دهندگان خدمات خارجی با هزینه قابل توجهی ترتیب می دهند.
با این حال، این تنها در مورد هزینه تنها نیست. برون سپاری این الزامات ممکن است به نظر نمی رسد یک امر گران قیمت است، اما با خطرات پنهان زیر نیز می آید -
1. کسب و کار کنترل از امنیت پست الکترونیکی خود را از دست می دهد. شرکت برون سپاری مدیریت احراز هویت و رمزنگاری مبتنی بر سرور را مدیریت می کند که ممکن است نیاز به رمزگذاری بیشتر برای ارتباط حساس داشته باشد، اما دیگر در دست مالک کسب و کار نیست.
2. شرایط و ضوابط شرکت برونسپاری، گاه ممکن است به آن اجازه دهد که محتویات پست را به منظور کمک به تبلیغات تبلیغاتی اسکن کند، در نتیجه حتی محرمانه بودن و خطرات نفوذ حریم خصوصی را نیز بالا می برد.
3. اشتراک سرور ایمیل با سایر کسب و کار می تواند مشکلات تحویل زمانی که شخص در شرکت دیگری پیام های هرزنامه را از طریق این سرور ایمیل ارسال می کند. این ممکن است خطر را افزایش دهد اگر شرکت برون سپاری قادر به شناسایی هرزنامه نباشد و آن را مسدود کند.
4. بزرگترین مانع این است که یک شرکت دیگر می تواند تمام محتویات پیام را مشاهده کند. گاهی اوقات محتوای پیام ممکن است در سرورهای شرکت برون سپاری به طور نامحدود ذخیره شود. این نابودی ها قابل توجه هستند.
برای شرکت های کوچک که نیاز به سیستم های پست الکترونیکی محرمانه و قابل اعتماد دارند، می توان تصمیم گیری سختی برای تصمیم گیری در مورد انتخاب یا خارج شدن از آن انجام داد. برای کسب و کارهای کوچک ممکن است با پیروی از این دستورالعمل ها، یک سرور پست الکترونیکی فیلتر شده و ایمن را اجرا کنید.
یک ISP یا میزبانی وب را انتخاب کنید
هنگام انتخاب یک ISP اطمینان حاصل کنید که آن را قادر به رسیدگی به سوء استفاده و مسائل مربوط به هرزنامه است. اگر شما مدیریت ایمیل خود را سرور خود، بسیار مهم است که ISP شما اجازه می دهد سوء استفاده و هرزنامه ها در شبکه خود را رشد دهد. برای اطمینان از اینکه ارائه دهنده میزبانی یا ISP به درستی این مسائل را در شبکه خود مدیریت می کند، منابع زیادی برای تأیید اعتبار دامنه ها و آی پی های آن وجود دارد.
به حداکثر ممکن هرزنامه ورودی را رد کنید
بسیاری از پایگاه داده های دامنه و آدرس های IP وجود دارد که می تواند مقدار اسپم ورودی به صندوق های پستی را بدون مسدود کردن ایمیل های قانونی کاهش دهد. اگر حجم نامه ها بسیار زیاد نیست، می توان از این پایگاه های داده آزادانه استفاده کرد. با این حال، استفاده از این ها به درستی ضروری است.
یک توقف به اسپم خروجی قرار دهید
انتشار اسپم عمدتا به دلیل یک واحد یا شخص در شرکت است که می خواهد هرزنامه یا مسائل امنیتی را ارسال کند که به دیگران امکان ارسال هرزنامه ها را با استفاده از آدرس IP شما می دهد.
راه حل فنی برای اولین مورد وجود ندارد، هرچند تمام کارکنان بازاریابی باید بدانند که تمام شناسه های ایمیل مورد استفاده برای ارسال به صورت انبوه باید به ویژه برای دریافت نامه های مربوط به محصولات با یک پروسه تایید شده تایید شود.
مورد دوم شایع تر است. بیشتر این اسپم به علت مسائل امنیتی متعلق به یکی از این دسته بندی ها است: تروجان های مخرب و ویروس ها، رله باز، حساب های آسیب دیده و سرورهای وب به خطر افتاده است. برای جلوگیری از مسائل مربوط به هرزنامه، این مشکلات باید به درستی حل شوند.
مانیتور ورودی
صرف وقت و یا ایجاد مکانیزم های خودکار بر اساس تعداد ایمیل برای نظارت بر سرور ایمیل شما. تشخیص یک مسئله و اجرای اقدامات اصلاحی در اسرع وقت قبل از اینکه شهرت دامنه یا آدرس آی پی شروع به خراب شدن کند، ممکن است تاثیر حادثه را بر جریان پستی منظم کاهش دهد.
یک سرور پست الکترونیکی در واقع یک گزینه مناسب برای شرکت های کوچک است. اگر محرمانه بودن یا مشکلات مربوط به حفظ حریم خصوصی به طور جدی مورد بررسی قرار گیرد، باید سرور ایمیل خود را انتخاب کنید. اگر نقاط فوق ذکر شده در نظر گرفته شود، نباید برای اجرای سرور پست الکترونیکی خود قریب الوقوع باشد، اما بعد از آن همیشه آسان تر از انجام آن می توان گفت.
یک راه حل بهینه می تواند پیدا کردن یک سرور معتبر ایمیل میزبان ، که اطمینان 100٪ محرمانه بودن، قابلیت اطمینان، و در عین حال، موجب صرفه جویی در هزینه های مدیریت ایمیل سرور شما می شود.