آیا این یک ایده خوب است؟
این که آیا از حساب ایمیل شرکتی خود برای ارسال ایمیل شخصی استفاده می کنید یا نه، عمدتا به شرکت می باشد. کارفرمای شما برای ایجاد سیاست ها و دستورالعمل هایی است که برای استفاده از منابع شبکه خود استفاده می کنند. کارفرمایان باید کارکنان را بخوانند و به یک سیاست استفاده قابل قبول (AUP) توافق کنند که مشخص کند چه چیزی مجاز است و چه چیزی قبل از اعطای دسترسی به منابع شبکه نیست.
در مورد استفاده از حساب ایمیل شخصی خود برای انجام کسب و کار چیست؟
باز هم، پاسخ این است که احتمالا عاقلانه نیست. آیا حساب ایمیل شخصی شما همان قوانین رمز عبور سختگیرانه را به عنوان حساب ایمیل شرکت شما دارد؟ آیا ارتباطات بین رایانه شما و سرورهای ارائه دهندگان ایمیل شخصی به نوعی رمزگذاری شده اند؟ اگر شما اطلاعات حساس یا محرمانه ارسال می کنید، آیا می توان آن را متوقف کرد یا یک کپی در شبکه های ایمیل ذخیره شده یا ذخیره می شود؟
علاوه بر این سؤال ها، اگر شرکت شما تحت مجوزهای تطبیق مانند Sarbanes-Oxley (SOX) قرار گیرد، نیازمندی های مربوط به حفاظت و نگهداری ارتباطات ایمیل مربوط به شرکت وجود دارد. اگر برای یک سازمان دولتی کار می کنید، احتمال خوبی وجود دارد که ارتباطات شما به برخی از قوانین آزادی اطلاعات منجر شود. در هر صورت، ارسال اطلاعات رسمی در حساب شخصی شما، آن را خارج از کنترل در محل برای حفاظت و حفظ ارتباطات ایمیل قرار می دهد. انجام این کار نه تنها نقض انطباق است، بلکه یک ظهور تلاش اتهام و عمدی برای دور زدن سیستم و مخفی کردن ارتباطات شما را نشان می دهد.
هیچ تصویری بهتر از این نیست که چرا مخلوط کردن ایمیل شخصی با ایمیل کار ایده ی وحشتناکی نسبت به استفاده هیلاری کلینتون از یک سرور ایمیل خصوصی در زمان او به عنوان وزیر امور خارجه است. این یکی از مهمترین مواردی بود که شما نباید چنین کاری انجام دهید. نه تنها به سیاست دولت منجر می شود. این فقط یک ایده خوب نیست، زیرا حساب های ایمیل شخصی معمولا در مقیاس ضمانت های فنی که سیستم های دولتی انجام می دهند ندارند. سیستم های دولتی کامل نیستند، اما به طور معمول به گونه ای تنظیم می شوند که تلاش کنند تا تهدیدات امنیتی را به حداقل برسانند.
سارا پیلین، فرماندار سابق آلاسکا، یک بار نامزد ریاست جمهوری جمهوریخواه، به سختی متوجه شد که حسابهای شخصی شخصی همانند سیستم ایمیل دولتی آلاسکا امنیت مشابهی را ارائه نمی دهند. گروهی که خود را "ناشناس" خواندند، توانستند به حساب شخصی یاهو خود هک کنند. "ناشناس" تعدادی از پیام های ایمیل را به صورت عمومی منتشر کرد، بیشتر یا کمتر ثابت کرد که آنها در واقع حساب را هک کرده اند. به نظر می رسد بعضی از پیام ها و دریافت کنندگان پیام از شایعات حمایت می کنند که ممکن است از طریق ایمیل شخصی خود به طور خاص از موضوع ایمیل اخلال گرایانه از سیستم ایمیل دولت آلاسکا و خارج از هر گونه اطلاعات مربوط به آزادی اطلاعات استفاده کند.
من هنوز مطمئن نیستم که چگونه ناشناس به دسترسی دست پیدا کرد، اما هنگام ایجاد گذرواژه حتی برای حسابهای شخصی خود، از عملکردهای خوب پیروی کنید. اما، کلمه عبور امن یا نه، از قضاوت صحیح استفاده کنید و قوانین را هنگام تصمیم گیری درباره اینکه آیا ایمیل های شخصی و تجاری را مخلوط می کنید دنبال کنید.
برخی از منابع مهم دیگر در امنیت ایمیل عبارتند از:
- 5 نکته برای افزایش امنیت Gmail شما
- خطرات پیام های خودکار پاسخ خارج از دفتر
- چرا شما نیاز به یک حساب ایمیل یکبار مصرف دارید
یادداشت سردبیر: این مقاله میراثی توسط اندی ادونل به روز شد