نحوه استفاده از Trello برای اقامت در سازمان

پیگیری وظایف شخصی و پروژه های حرفه ای با این ابزار ساده را دنبال کنید

Trello یک ابزار مدیریت پروژه پروژه Kanban است که یک راه بصری برای دیدن همه وظایفی است که شما یا تیم شما برای انجام آن نیاز دارید، که این کار باعث می شود که همه افراد تیم در یک زمان معین تر ببینند. این نیز رایگان است، به این معنی که برای گروههای کوچک و بزرگ و همچنین افرادی که کسب و کار را اجرا میکنند یا میخواهند وظایف شخصی را دنبال کنند، در دسترس هستند. در میان ابزارهای مدیریت پروژه، Trello یکی از ساده ترین ها برای استفاده و پیاده سازی است، اما رابط کاربری خالی آن می تواند کمی دلهره آور باشد. خوشبختانه، ما چند راهنمایی برای کمک به شما و تیم خود داریم که بیشتر از Trello استفاده می کنیم، مهم نیست که چه چیزی را برای ردیابی از آن استفاده می کنید.

کانبان چیست؟

سبک Kanban از مدیریت پروژه از یک فرآیند تولید ژاپنی که تویوتا در اواخر دهه 1940 به اجرا گذاشت، الهام بخش است. هدف آن افزایش بهره وری در کارخانجات خود با ردیابی موجودی در زمان واقعی، با استفاده از کارت هایی که بین کارگران روی زمین گذشت. هنگامی که یک ماده خاص از بین رفت، کارگران در کارت آن را یادآوری می کنند که راه را برای فروشنده فراهم می کند که سپس مواد درخواست شده را به انبار می فرستد. این کارت ها اغلب به نام Kanban نامیده می شود که به معنی نشانه و یا بیلبورد در ژاپن است.

پس چگونه این به مدیریت پروژه ترجمه می شود؟ نرم افزار مانند Trello این مفهوم را از طریق عبور از کارت ها می گیرد و آن را به یک رابط بصری می دهد، جایی که وظایف در هیئت مدیره قرار می گیرند و با ظرفیت کاری تیم همخوانی دارد. در ابتدای آن، هیئت مدیره سه بخش دارد، همانطور که در تصویر بالا نشان داده شده است: انجام، انجام (یا در فرایند) و انجام. با این حال، تیم ها می توانند از این ابزار به هر نحوی که برای آنها کار می کند استفاده کنند. برخی از تیمها ممکن است یک هیئت مدیره واقعی را ترجیح دهند، در حالی که برخی دیگر از راحتی یک راه حل مجازی مانند Trello می خواهند.

نحوه استفاده از Trello

Trello از تخته استفاده می کند که حاوی لیست هایی است که از کارت ساخته شده اند. هیئت مدیره می تواند پروژه ها (طراحی مجدد وب سایت، بازسازی حمام)، فهرست را می توان برای وظایف (گرافیک، کاشی کاری) استفاده کرد و کارت ها می توانند شامل زیر کارها یا گزینه ها باشند (استخدام طراح، اندازه کاشی و رنگ).

هنگامی که تصمیم می گیرید چگونه لیست های خود را سازماندهی کنید، می توانید شروع به اضافه کردن کارت کنید، که به نوبه خود می تواند چک لیست ها و برچسب ها داشته باشد. چک لیست ها یک راه برای تجزیه وظایف به زیر وظایف است. برای مثال، اگر از Trello برای برنامه ریزی تعطیلات استفاده می کنید، ممکن است یک کارت برای یک رستوران دارید که می خواهید امتحان کنید، با یک چک لیست که شامل تهیه رزرو، تحقیق در مورد بهترین ظروف برای دریافت، و بررسی اینکه آیا آن کودک دوستانه است . برچسب ها می توانند برای نشان دادن وضعیت کارت (تأیید شده، ارائه شده و غیره) یا رده (علم، فناوری، هنر، و غیره) یا هر برچسب که می خواهید استفاده شود. سپس شما می توانید یک جستجو انجام دهید که تمام کارت های مرتبط با علم و یا همه کارت های مورد تایید را به ارمغان می آورد. با این وجود شما نیازی به اضافه کردن عنوان به یک برچسب ندارید. شما همچنین می توانید آنها را برای کدگذاری رنگ استفاده کنید (تا 10 رنگ در دسترس هستند؛ گزینه رنگی کور در دسترس است).

همانطور که شروع به کار و تکمیل وظایف می کنید، می توانید به آسانی کشیدن و رها کردن کارت ها از یک لیست به دیگری، و در نهایت آرشیو کارت ها و لیست ها را هنگامی که رابط کاربری خسته کننده می شود، آرشیو کنید.

شما می توانید کارت را به اعضای تیم اعطا کنید و همچنین نظرات، ضمیمه فایل، برچسب های رنگی و تاریخ های مربوطه را اضافه کنید. اعضای تیم میتوانند @ را به دیگران در نظر بگذارند تا گفتگو را شروع کنند. شما می توانید فایل ها را از کامپیوتر خود و همچنین از سرویس های ذخیره سازی ابر شامل Google Drive، Dropbox، Box و OneDrive آپلود کنید.

همچنین شامل یک ادغام ایمیل عالی است. هر هیئت مدیره یک آدرس ایمیل منحصر به فرد دارد که می توانید از آن برای ایجاد کارت (وظایف) استفاده کنید. شما می توانید پیوست ها را به آدرس ایمیل نیز ارسال کنید. و با این حال، هنگامی که شما یک اخطار ایمیل دریافت می کنید، می توانید به جای آنکه راه اندازی Trello را به طور مستقیم به آن پاسخ دهید.

اعلان ها، از جمله یادداشت ها و نظرات، از برنامه های تلفن همراه، یک مرورگر دسکتاپ و از طریق ایمیل در دسترس هستند. Trello دارای برنامه های کاربردی برای iPhone، iPad، تلفن های Android، قرص و ساعت و تبلت Kindle Fire است.

Trello ارائه می دهد بیش از 30 ویژگی های اضافی و یکپارچه سازی، که آن را به نام قدرت یو پی اس. نمونه هایی از قدرت یو پی اس شامل نمایش تقویم، تکرار کارت برای وظایف تکراری، و همچنین ادغام با Evernote، Google Hangouts، Salesforce و غیره است. حساب های رایگان شامل یک قدرت در هر هیئت مدیره می باشد.

همه ویژگی های اصلی Trello رایگان هستند، گرچه یک نسخه پرداخت شده به نام Trello Gold (5 دلار در هر ماه یا 45 دلار در هر سال) است که برخی از مزایا را شامل می شود، از جمله سه قدرت یو پی اس در هر صفحه (به جای یک). همچنین شامل پس زمینه های هیئت مدیره جذاب و برچسب، emojis سفارشی و آپلود فایل های بزرگتر (250 مگابایت و نه 10 مگابایت) است. Trello یک ماه رایگان از عضویت طلا برای هر فردی که شما برای پیوستن Trello به آن، تا 12 ماه ارائه می دهد، ارائه می دهد.

همانطور که گفتیم، در نگاه اول، تنظیم Trello کمی ارعاب است، زیرا محدودیت های زیادی در مورد چگونگی استفاده از آن وجود ندارد. از یک طرف، شما می توانید تابلوهایی را ایجاد کنید که به سادگی آنچه را که شما به پایان رسانده اید نشان می دهد، چه کار می کنید، و چه چیزی بعد. از سوی دیگر، شما می توانید عمیق تر، ایجاد لیست کارهای تقسیم به دسته ها و یا ادارات.

شما می توانید Trello را برای ردیابی هر چیزی از وظایف شخصی به پروژه های حرفه ای به برنامه ریزی رویداد استفاده کنید، اما در اینجا چند مثال واقعی در دنیای واقعی برای شروع کار شما وجود دارد.

با استفاده از Trello برای مدیریت نوسازی خانه

بگذارید بگوییم شما قصد دارید یک یا چند اتاق در خانه خود را بازسازی کنید. اگر تا کنون از نوسازی نجات یافته اید، می دانید که تعداد زیادی از قطعات متحرک و بسیاری از شگفتی ها وجود دارد، مهم نیست که چقدر دقت می کنید. سازماندهی تمام تصمیماتی که باید در Trello ایجاد کنید، می تواند به حفظ پروژه در مسیر کمک کند. بیایید بگوییم شما در حال برنامه ریزی یک مجتمع آشپزخانه هستید. در این مورد، شما می توانید یک هیئت را به نام Renovation از آشپزخانه ایجاد کنید و سپس لیست هایی را برای هر عنصر که شما جایگزین شده اختصاص دهید.

هیئت مدیره انبار آشپزخانه می تواند شامل موارد زیر باشد:

کارت برای هر لیست شامل ابعاد، بودجه، و باید دارای ویژگی ها، و همچنین هر مدل که شما در نظر گرفتن. کارت های لوله کشی می توانند عبارتند از جایگزینی لوله، خطوط آب جدید و نیز قیمت تخمین زده شده و نگرانی های مربوط به آن، مانند توقف خاموش شدن آب. شما به راحتی می توانید تصاویری از مواد و لوازم مورد نظر خود را پیوست کنید و به لیست محصولات پیوند دهید تا بتوانید قیمت را خریداری کنید. پس از تصمیم گیری، می توانید از برچسب ها برای نامگذاری یا کد رنگ محصول یا مواد استفاده کنید.

در نهایت، برای هر کارت، شما می توانید چک لیست ایجاد کنید. به عنوان مثال، یک کارت یخچال می تواند یک چک لیست داشته باشد که شامل دفع یخچال و فریزر قدیمی و نصب یک خط آب برای یخچال می شود.

اگر تعدادی از اتاق ها را تعمیر می کنید، فقط یک هیئت مدیره برای هر یک ایجاد کنید و لیست همه چیزهایی را که لازم دارید در نظر بگیرید؛ به طور مداوم لیست ها و کارت ها را اضافه کنید و عناصر را به صورت مورد نیاز حرکت دهید.

دعوت از اعضای خانواده دیگر به هیئت مدیره خود و اختصاص دادن آنها به کارت برای توزیع کارهای لازم مانند تحقیق محصول و قیمت گذاری، برنامه ریزی و سایر تدارکات. Trello دارای یک صفحه اصلی بازسازی خانه است که می توانید به حساب خود کپی کنید.

برنامه ریزی تعطیلات با Trello

مسافرت با چندین عضو خانواده یا دوستان می تواند به سرعت پیچیده شود. از Trello برای انتخاب یک مقصد، برنامه فعالیت ها و برنامه ریزی حمل و نقل استفاده کنید. در این مورد، شما می توانید یک هیئت مدیره داشته باشید که شامل مکان های ممکن برای بازدید و یک سفر دیگر است پس از اینکه تصمیم گرفتید کجا بروید.

هیئت مدیره سفر میتواند لیستی برای:

در زیر مقصد بالقوه هیئت مدیره، شما می توانید یک لیست برای هر مکان، با کارت برای زمان سفر، بودجه، جوانب مثبت / منفی و هر گونه ملاحظات دیگر ایجاد کنید. لیست در هیئت مدیره سفر شامل کارت های هواپیمایی، اتومبیل های اجاره ای، غذاهای مشهور در منطقه و جاذبه هایی مانند موزه ها، خرید و محله هایی برای کشف است. اگر تصمیم به رفتن به یک کروز دارید، می توانید فهرست هایی را برای مواردی که در اختیار دارید و برای توقف برنامه ریزی شده، و همچنین حمل و نقل لازم برای رسیدن به کشتی ایجاد کنید، ایجاد کنید. استفاده از برچسب ها برای نشان دادن موارد انتخاب شده، یا برای برجسته کردن متقاعد کننده ها پس از اینکه انتخاب های خود را محدود کرده اید. اضافه کردن چک لیست به کارت برای رزرو و برنامه ریزی تور و رویدادهای کروز. Trello همچنین دارای هیئت مدیره تعطیلات عمومی است که شما می توانید به عنوان نقطه شروع استفاده کنید.

پیگیری اهداف و پروژه های شخصی

این که آیا شما دنبال تمیز کردن خلسه در خانه یا گاراژ خود هستید، سرگرمی و یا تمرین بیشتر، شما می توانید به راحتی آن را در Trello پیگیری کنید. ایجاد هیئت مدیره برای قطعنامه های سال نو و یا برای پروژه های چند مرحله ای، مانند تمیز کردن اتاق زیر شیروانی و یا سازمان دفتر خانه.

برای یک هیئت قطعنامه، یک لیست برای هر رزولوشن ایجاد کنید و سپس کارت هایی برای چگونگی پیاده سازی آنها مانند پیوستن به ورزشگاه، پیاده روی روزانه یا خرید تجهیزات ورزشی خانگی. از لیست ها در یک پروژه شخصی برای شکستن وظایف بزرگ، با کارت برای زیر وظایف استفاده کنید. به عنوان مثال، یک هیئت مدیره تمیز کردن بهار میتواند لیستی برای اتاقها و دیگر قسمتهای خانه باشد. لیست ها کارت های مربوط به وظایف مربوطه مانند تمیز کردن ملزومات مورد نیاز، موجودی اقلام مورد نظر برای فروش، اهدا یا پرتاب و کارهایی را که می خواهید به خارج از منزل نظیر تمیز کردن پنجره یا حذف درخت، داشته باشید.

مدیریت یک تجارت آزاد یا مشاوره ای

در نهایت، اگر شما کسب و کار خود را اجرا کنید، Trello می تواند دستیار عالی شما باشد. هیئت مدیره می تواند پروژه ها، لیست ها را برای هر مرحله یا مرحله عطف و کارت های مربوط به وظایف مربوطه نمایندگی نماید. نویسندگان آزاد می توانند از Trello برای مدیریت زمینه های داستان و آثار منتشر شده استفاده کنند.

بگذارید بگوییم شما یک طرح پروژه برای طراحی یک وب سایت دارید. لیست شما می تواند شامل وظایف مهم مانند استخدام طراح و دیگر نقش های مهم و همچنین نقاط قوت، مانند انتخاب یک طرح رنگی، مدیریت طرح بندی و تأییدیه در طول مسیر باشد. کارت ها شامل طرح های رنگی و طرح بندی پیشنهاد شده و مراحل مورد نیاز برای آماده شدن برای جلسات می باشد. یک نویسنده مستقل میتواند هیئت مدیره ای برای ایده های داستان، نشریات و بازاریابی داشته باشد. لیست ها می توانند مراحل، مانند در فرایند، ارائه شده، و منتشر شده را نشان دهند، یا می توانید از برچسب ها برای انجام این کار استفاده کنید.

Trello یک ابزار ساده و قدرتمند است و هزینه آن صرف زمان زیادی است. اگر مطمئن نیستید کجا شروع کنید، از طریق انجمن کاربر Trello مرور کنید که شامل صفحات عمومی است که می توانید به حساب خود کپی کنید.