خودتان را معرفی کنید، متن را تنظیم کنید و آن را کوتاه نگه دارید
پیام های فوری ممکن است یک روش ارتباطی استاندارد برای شما باشد، اما بعضی افراد هنوز آن را تهدید می کنند. اگر به دوستان و همکاران پیام کوتاه و پیام های فوری عادت دارید، ممکن است متوجه شوید که چگونه متن به نظر می رسد از یک سمت چپ به یک مخاطب جدید بیرون می آید. این نوع تعجب، به ویژه یک نگرانی در یک زمینه تجاری است. هنگامی که از متون در کسب و کار استفاده می کنید، در نظر داشته باشید که قوانین پیام های رایج را در نظر بگیرید و چند قاعده ساده را دنبال کنید.
اجازه ارسال یک پیام متنی را بپرسید
آیا فردی که میخواهید متن را با آن ارتباط برقرار کنید موافق هستید؟ فرض نکنید که هر کس تلفن همراه را در هر زمان برای دریافت پیام های متنی و یا آنلاین برای دسترسی به پیام های فوری از طریق شبکه، فیس بوک و یا دیگر برنامه های پیام رسانی فوری است. با شخص و یا در یک مکالمه تلفنی با افراد چگونه ترجیح می دهید با آنها تماس بگیرید. شما ممکن است کشف کنید که آنها یک برنامه پیام کوتاه محدود یا استفاده از IM در ایستگاه های کاری خود را نادیده گرفته است.
هنگام فرستادن پیام اولیه خود را وارد کنید
خود را در پیام خود معرفی کنید و آن را کوتاه کنید. در حالی که نام، نام مستعار یا شماره تلفن شما ممکن است بسته به روش پیام رسانی مورد استفاده شما نشان داده شود، گیرنده شما متن را خارج از متن مشاهده می کند. پیام را با مقدمه و یک مرجع از جمله:
- "من جوآن اسمیت از مشاوران XYZ را دارم. آیا وقت دارید تا در مورد سوال شما که در هفته گذشته از من پرسیدید صحبت کنید؟"
- "این براد جونز از حسابداری است، من یک سوال در مورد درخواست بازپرداخت شما دارم. آیا وقت خود را برای پاسخ دادن به آن در حال حاضر دارید یا بعدا باید با شما تماس بگیرم؟"
با انجام این کار، شما از داشتن پیام خود به نظر می رسد یک سوال تصادفی و احتمالا misdirected از فردی که گیرنده ممکن است فقط به ندرت یا به یاد داشته باشید.
در حالی که بسیاری از برنامه های پیام رسانی فوری یک آرشیو دارند که به مردم امکان می دهد تا متوجه شوند شما چه کسی هستید و چه چیزی در گذشته صحبت کرده اید، معمولا یک ایده خوب است که حتی در مکالمه های بعدی نیز به طور خلاصه خودتان را معرفی کنید، مخصوصا اگر شما تغییر کرده اید نام مستعار یا شماره تلفن
پیام اول یک رشته مختصر را نگه دارید
فقط با معرفی و زمینه شروع کنید تا شخص پاسخ دهد. در غیر این صورت، شما ممکن است یک پیام مفصلی را که هرگز دیده نشود، بنویسید و ارسال کنید. این یک عمل خوب برای تمام رشته های پیام است.
پیگیری بی رحمانه اگر پاسخی نگرفتید
ارسال یک پیام متنی یا IM و دریافت هیچ پاسخ به معنای چندین چیز است. شخص می تواند شما را نادیده بگیرد، اما احتمالا فرد برای نظارت بر پیام شما، تلفن یا رایانه را نظارت نمی کند. پس از زمان مناسب، پیگیری با یک پیام اضافی، همچنین تلاش برای تماس با فرد از طریق ایمیل یا تلفن. در صورت مناسب، می توانید از طریق میز شخصی نیز متوقف شوید.
این پروتکل ها به نحوه برخورد با افراد ترجیح می دهند. در حالی که پیام تنها راهی است که می خواهید ارتباط برقرار کنید، انتخاب اول برای همه نیست. اگر میخواهید روابط کار مولد داشته باشید، درک کنید و احترام بگذارید که افراد دارای تنظیمات متفاوت هستند.