مقدمه ای بر ویژگی ها و مبانی
آیا شما با مقادیر زیاد داده هایی که باید در سازمان شما ردیابی شوند، غرق خواهید شد؟ شاید شما در حال حاضر از یک سیستم ضبط کاغذ، اسناد متنی یا یک صفحه گسترده استفاده میکنید تا اطلاعات انتقادی خود را پیگیری کنید. اگر شما در جستجوی یک سیستم مدیریت اطلاعات بیشتر انعطاف پذیر هستید، یک پایگاه داده ممکن است فقط نجات شما باشد و Microsoft Access 2013 یک گزینه عالی است.
پایگاه داده چیست؟
در ابتدای ترین سطح، یک پایگاه داده به سادگی مجموعه ای از داده های سازمان یافته است. یک سیستم مدیریت پایگاه داده (DBMS) مانند مایکروسافت دسترسی، اوراکل یا SQL Server شما را با ابزارهای نرم افزاری مورد نیاز برای سازماندهی این داده ها به شیوه ای انعطاف پذیر ارائه می دهد. این شامل امکانات برای افزودن، اصلاح یا حذف داده ها از پایگاه داده، سوالات (و یا پرس و جو) در مورد داده های ذخیره شده در پایگاه داده و تولید گزارش های خلاصه مطالب انتخاب شده است.
مایکروسافت دسترسی 2013
مایکروسافت دسترسی 2013 کاربران را با یکی از ساده ترین و انعطاف پذیر ترین راه حل های DBMS در بازار ارائه می دهد امروز. کاربران منظم محصولات مایکروسافت از نگاه آشنا ویندوز و احساس و همچنین ادغام تنگ با دیگر محصولات خانواده مایکروسافت آفیس لذت ببرید. برای اطلاعات بیشتر در مورد رابط کاربری Access 2010، راهنمای دسترسی کاربر 2013 خود را بخوانید.
ابتدا سه جزء اصلی دسترسی را که بیشتر کاربران پایگاه داده با آن روبرو می شوند، بررسی می کنیم - جداول، پرس و جو ها و فرم ها. اگر شما قبلا پایگاه داده دسترسی ندارید، ممکن است بخواهید درباره ایجاد یک پایگاه داده Access 2013 از ابتدا یا ایجاد پایگاه داده Access 2013 از یک الگو بخوانید.
جداول دسترسی مایکروسافت
جداول شامل بلوک های اساسی ساختمان هر پایگاه داده هستند. اگر با صفحات گسترده آشنا هستید، جداول پایگاه داده ها بسیار مشابه هستند.
یک جدول پایگاه داده رایج ممکن است اطلاعات کارکنان را شامل شود، از قبیل مشخصات، نام، تاریخ تولد و عنوان. این ممکن است به صورت زیر تشکیل شود:
- شناسه کارمند
- نام خانوادگی
- نام کوچک
- عنوان
- احترام
- تاریخ تولد
ساختن جدول را بررسی کنید و می بینید که هر ستون جدول مربوط به مشخصه کارمند خاص (یا ویژگی در شرایط پایگاه داده) است. هر ردیف مربوط به یک کارمند خاص است و حاوی اطلاعات خود است. این همه آن است که وجود دارد! اگر این کار کمک می کند، هر یک از این جداول را به عنوان یک لیست گسترده ای از اطلاعات گسترده در نظر بگیرید. برای اطلاعات بیشتر، خواندن افزودن جداول به پایگاه داده Access 2013 را بخوانید
بازیابی اطلاعات از پایگاه داده دسترسی
بدیهی است که یک پایگاه داده ای که فقط اطلاعات را ذخیره می کند بی فایده است - ما همچنین نیاز به روش هایی برای بازیابی اطلاعات هستیم. اگر به سادگی می خواهید اطلاعات ذخیره شده در یک جدول را فراخوانی کنید، Microsoft Access به شما اجازه می دهد که جدول را باز کنید و از سوابق موجود در آن پیمایش کنید. با این حال، قدرت واقعی یک پایگاه داده، در توانایی های آن ها برای پاسخگویی به درخواست های پیچیده تر و یا پرسش ها است. نمایش داده ها دسترسی به ترکیب داده ها را از جداول متعدد و قرار دادن شرایط خاص در داده های بازیابی فراهم می کند.
تصور کنید سازمان شما نیاز به یک روش ساده برای ایجاد فهرستی از محصولاتی که در حال حاضر بیش از قیمت متوسط آنها هستند، تولید می کنند. اگر به سادگی اطلاعات جدول محصول را بازیابی کردید، انجام این کار مقدار زیادی از مرتب سازی را از طریق داده ها انجام می دهد و محاسبات را با دست انجام می دهد. با این حال، قدرت یک پرس و جو اجازه می دهد تا به سادگی درخواست کنید که Access فقط آن سوابق را که مقیاس قیمت بالا در قیمت بالا را تامین می کنند، باز گرداند. علاوه بر این، شما می توانید پایگاه داده را به تنها نام و قیمت واحد مورد نظر را تعریف کنید.
برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد قدرت نمایش داده ها در Access، خواندن ایجاد یک Query ساده در Microsoft Access 2013 را مطالعه کنید.
قرار دادن اطلاعات در یک پایگاه داده دسترسی
تا کنون، مفاهیم پشت سازماندهی اطلاعات را در پایگاه داده و بازیابی اطلاعات از پایگاه داده آموخته اید. ما هنوز مکانیسم ها را برای قرار دادن اطلاعات به جداول در ابتدا نیاز داریم! مایکروسافت دسترسی دو مؤلفه اصلی برای دستیابی به این هدف را فراهم می کند. اولین روش این است که به سادگی جدول را در یک پنجره با کلیک دو بار کلیک بر روی آن و اضافه کردن اطلاعات به انتهای آن، درست همانطور که یک فرد را به یک صفحه گسترده اضافه کنید.
دسترسی همچنین یک رابط کاربری فرم کاربر پسند فراهم می کند که به کاربران اجازه می دهد تا اطلاعات را به شکل گرافیکی وارد کنند و اطلاعات را به طور شفاف به پایگاه داده منتقل کنند. این روش برای اپراتور ورودی کمتر تهدیدآمیز است اما نیاز به کار کمی در بخشی از مدیر پایگاه داده دارد. برای کسب اطلاعات بیشتر، فرم های ایجاد شده در Access 2013 را بخوانید
گزارش های دسترسی مایکروسافت
گزارش ها توانایی ایجاد سریع خلاصه های فرمت جالب داده ها در یک یا چند جدول و / یا نمایش داده ها را فراهم می کنند. با استفاده از ترفندهای میانبر و قالب ها، کاربران پایگاه داده می توانند گزارش را فقط به مدت چند دقیقه ایجاد کنند.
فرض کنید شما می خواهید یک کاتالوگ را برای به اشتراک گذاشتن اطلاعات محصول با مشتریان فعلی و آینده نگر ایجاد کنید. در بخش های قبلی، ما متوجه شدیم که این نوع از اطلاعات را می توان از پایگاه داده ما از طریق استفاده قاطع از نمایش داده شد. با این حال، به یاد بیاورید که این اطلاعات در قالب جدولی ارائه شده است - دقیقا ترین مواد بازاریابی جذاب! گزارش ها اجازه می دهد تا شامل گرافیک، قالب بندی جذاب و صفحه بندی. برای کسب اطلاعات بیشتر، ایجاد گزارش در Access 2013 مراجعه کنید.