دستورالعمل های گام به گام برای وارد کردن داده ها
با استفاده از فرم ورودی اکسل ساخته شده یک راه سریع و آسان برای وارد کردن داده ها به یک پایگاه داده اکسل است.
با استفاده از فرم به شما اجازه می دهد تا:
- شروع یک جدول پایگاه داده جدید یا برای اضافه کردن رکوردهای جدید به یک موجود است
- از طریق سوابق داده ها یکبار در یک زمان حرکت کنید
- جستجو برای سوابق حاوی اطلاعات خاص
- ویرایش و یا حذف سوابق فردی در صورت نیاز
درباره افزودن نماد فرم ورود اطلاعات به نوار ابزار دسترسی سریع
فرم ورود داده ها یکی از ابزارهای ساخته شده در اکسل است. برای استفاده از آن همه چیزهایی که باید انجام دهید این است که عنوانهای ستون را در پایگاه داده خود استفاده کنید، روی آیکون فرم کلیک کنید، و اکسل بقیه را انجام خواهد داد.
با این حال، از زمان اکسل 2007، مایکروسافت تصمیم گرفته است که آیکون فرم را روی نوار نشان دهد.
اولین گام استفاده از فرم ورود اطلاعات این است که آیکون فرم را به Toolbar Quick Access اضافه کنید تا بتوانیم از آن استفاده کنیم.
این عملیات یک بار است. پس از اضافه شدن، نماد فرم در دسترس در نوار ابزار سریع دسترسی می باشد.
پیدا کردن دکمه فرم ورود اطلاعات
نوار ابزار سریع دسترسی برای ذخیره کلید های میانبر به ویژگی های اغلب مورد استفاده در اکسل استفاده می شود. همچنین می توانید میانبرهایی را برای ویژگی های اکسل اضافه کنید که در نوار موجود نیست.
یکی از این ویژگی ها فرم ورود داده است.
فرم داده یک راه سریع و آسان برای اضافه کردن داده ها به جدول پایگاه داده اکسل است.
به هر دلیلی، مایکروسافت تصمیم گرفت که فرم را به یکی از برگه های نوار که با اکسل 2007 آغاز می شود اضافه کند.
در زیر مراحل است که به شما نحوه اضافه کردن نماد فرم به نوار ابزار دسترسی سریع را نشان می دهد.
فرم داده را به نوار ابزار دسترسی سریع اضافه کنید
- برای باز کردن منوی کشویی روی دکمه پایین در انتهای نوار ابزار دسترسی سریع کلیک کنید.
- دستورالعمل های بیشتر را از لیست انتخاب کنید تا کادر محاوره ای Toolbar Quick Access Toolbar باز شود.
- برای باز کردن منوی کشویی روی دکمه پایین در انتهای فرمان انتخاب از خط کلیک کنید.
- تمام دستورات را از لیست انتخاب کنید تا تمامی دستورات موجود در اکسل 2007 را در قسمت چپ ببینید.
- برای پیدا کردن فرم فرم، از طریق این لیست حروف الفبا حرکت کنید.
- روی دکمه Add کلیک کنید بین پانل های فرمان برای اضافه کردن فرم فرم به نوار ابزار دسترسی سریع.
- روی OK کلیک کنید
دکمه فرم اکنون باید به نوار ابزار سریع دسترسی اضافه شود.
اضافه کردن نام فیلد پایگاه داده
همانطور که قبلا ذکر شد، تمام مواردی که ما باید برای استفاده از فرم ورود داده ها در اکسل انجام دهیم این است که عنوان های ستون یا نام فیلد را در پایگاه داده ما ارائه دهیم.
ساده ترین راه برای اضافه کردن نام فیلدها به فرم این است که آنها را به سلول های موجود در صفحه خود تایپ کنید. شما می توانید حداکثر 32 نام در فرم را وارد کنید.
عنوانهای زیر را به سلولهای A1 تا E1 وارد کنید:
StudentID
نام خانوادگی
اولیه
سن
برنامه
باز کردن فرم ورود اطلاعات
باز کردن فرم ورود اطلاعات
- روی سلول A2 کلیک کنید تا آن سلول فعال شود .
- روی آیکون فرم کلیک کنید که در نوار ابزار سریع دسترسی در صفحه 2 اضافه شد.
- با کلیک بر روی آیکون فرم جعبه پیام از اکسل حاوی تعدادی از گزینه های مربوط به اضافه کردن عنوان به فرم.
- از آنجایی که ما قبلا در نام فیلمی که می خواهیم به عنوان عنوان عنوان استفاده کنیم وارد شده ایم، باید کاری انجام دهیم، این است که روی جعبه پیام کلیک کنید .
- فرم حاوی تمام نامهای فیلد باید روی صفحه نمایش داده شود.
اضافه کردن رکوردهای داده با فرم
اضافه کردن رکوردهای داده با فرم
هنگامی که عنوان های داده شده به فرم اضافه شده است اضافه کردن سوابق به پایگاه داده به سادگی یک ماده از تایپ کردن در داده ها در جهت درست به زمینه های فرم.
سوابق نمونه
سوابق زیر را به پایگاه داده اضافه کنید با وارد کردن داده ها به فیلدهای فرم در کنار عنوان های صحیح. پس از وارد کردن اولین رکورد، بر روی دکمه جدید کلیک کنید تا زمینه رکورد دوم را پاک کنید.
StudentID : SA267-567
نام خانوادگی : جونز
اولیه : ب
سن : 21 ساله
برنامه : زبان ها
StudentID : SA267-211
نام خانوادگی : ویلیامز
اولیه : J.
سن : 19 ساله
برنامه : علوم
نکته: هنگام وارد کردن اطلاعات بسیار مشابه مانند ID شناسه دانشجویی (فقط اعداد بعد از تار متفاوت هستند) از کپی و چسباندن برای سرعت بخشیدن و ساده شدن ورود اطلاعات استفاده کنید.
برای اضافه کردن سوابق باقیمانده به پایگاه داده آموزش، از فرم برای وارد کردن بقیه داده های موجود در تصویر بالا به سلول های A4 تا E11 استفاده کنید.
اضافه کردن رکوردهای داده با فرم (con't)
برای اضافه کردن پرونده های باقیمانده به پایگاه داده آموزش، از فرم استفاده کنید تا بقیه اطلاعات موجود در تصویر را به سلول های A4 تا E11 وارد کنید.
با استفاده از ابزارهای داده فرم
یک مشکل عمده با یک پایگاه داده، حفظ یکپارچگی داده ها به عنوان فایل رشد می کند. این نیاز دارد:
- اصلاح خطاهای داده یا به روز رسانی سوابق فردی.
- حذف سوابق منسوخ یا کپی شده.
فرم ورود داده ها حاوی ابزارهای مختلفی در راستای سمت راست است که به راحتی می تواند رکوردها را از پایگاه داده پیدا کند، اصلاح یا حذف کند.
این ابزارها عبارتند از:
- دکمه های پیش کشیدن و پیدا کردن بعدی - این به شما اجازه می دهد تا یک بار در یک ردیف به جلو و عقب بروید.
- دکمه Delete - این مورد برای حذف سوابق از پایگاه داده استفاده می شود.
- دکمه Restore - این دکمه می تواند مورد استفاده قرار گیرد تا تغییرات را به یک رکورد که در حال ویرایش است را لغو کند. گاهی اوقات، ما تغییرات اشتباه را به یک رکورد انجام میدهیم یا حتی رکورد اشتباه را به طور کامل ویرایش میکنیم. اگر چنین است، دکمه بازگردانی می تواند برای از بین بردن این تغییرات استفاده شود.
- توجه داشته باشید: دکمه بازگرداندن تنها تا زمانی که یک رکورد در فرم موجود است کار می کند. به محض این که به رکورد دیگری دسترسی پیدا کنید یا فرم را ببندید، دکمه بازگردانی غیرفعال می شود.
- دکمه Criteria به شما اجازه می دهد که پایگاه داده را برای سوابق بر اساس معیارهای خاص مانند نام، سن یا برنامه جستجو کنید. یک مثال از استفاده از دکمه معیار در مرحله بعدی آموزش گنجانده شده است.
جستجو برای سوابق با استفاده از یک نام فیلد
دکمه Criteria به شما اجازه می دهد که پایگاه داده را برای سوابق با استفاده از یک یا چند نام فیلد مانند نام، سن یا برنامه جستجو کنید.
جستجو برای سوابق با استفاده از یک نام فیلد
- بر روی دکمه معیارها در فرم کلیک کنید.
- با کلیک بر روی دکمه معیارها تمام زمینه های فرم را پاک می کند اما هیچ اطلاعاتی از پایگاه داده را حذف نمی کند.
- روی فیلد برنامه کلیک کنید و عنوان هنر را تایپ کنید، زیرا ما می خواهیم همه دانش آموزانی که در برنامه هنر در کالج ثبت نام کرده اند را جستجو کنیم.
- روی دکمه یافتن بعدی کلیک کنید. رکورد هام تامپسون باید به همان شکل باشد که او در برنامه هنر ثبت نام کرده است.
- بر روی دکمه Find Next کلیک کنید و دومین بار و پرونده های J. Graham و W. Henderson به نظر می رسد یکی پس از دیگری به عنوان آنها نیز در برنامه هنر ثبت نام.
گام بعدی این آموزش نمونه ای از جستجو برای رکوردهایی است که با چندین معیار مطابقت دارند.
جستجو برای سوابق با استفاده از نام فیلد چندگانه
در این مثال ما برای تمام دانش آموزانی که سن 18 سالگی دارند و در برنامه های هنر در کالج ثبت نام می کنیم، جستجو می کنیم. فقط آن سوابق که هر دو معیار را مطابقت می دهند باید در فرم نمایش داده شوند.
- بر روی دکمه معیارها در فرم کلیک کنید.
- روی فیلد سن کلیک کنید و 18 را وارد کنید
- روی فیلد برنامه کلیک کرده و هنر را تایپ کنید.
- روی دکمه یافتن بعدی کلیک کنید. رکورد هام تامپسون از آنجایی که او هر دو 18 ساله است و در برنامه هنر ثبت نام کرده است، باید در فرم ظاهر شود.
- بر روی دکمه Find Next کلیک کنید و رکورد J. Graham باید ظاهر شود زیرا او هم 18 سال دارد و در برنامه هنر ثبت نام کرده است.
- با کلیک بر روی دکمه یافتن بعدی یک بار دیگر و رکورد J. گراهام باید هنوز هم قابل مشاهده است، زیرا هیچ رکورد دیگری که مطابقت هر دو معیار وجود دارد.
رکورد W. Henderson نباید در این مثال نمایش داده شود، زیرا اگرچه او در برنامه هنر ثبت نام کرده است، او 18 سال نیست، بنابراین او با هر دو معیار جستجو مطابقت ندارد.