دلایل زیادی برای اینکه دیجیتالی کردن اسناد کاغذی می تواند کمک بزرگی برای سازماندهی دفتر خانه شما باشد (یا در مورد خانه شما) می تواند بسیار مفید باشد. اول از همه، شما می توانید از بسیاری از کاغذ اضافی که به جعبه ها و فایل ها، یا گرفتن فضای میز کار با ارزش است خلاص شدن از شر.
فایل های دیجیتالی (حتی فایل های PDF) را می توان به فایل های قابل جستجو با استفاده از نرم افزار شناسایی نوری (OCR) تبدیل کرد که معمولا با چاپگر همراه است (HP دارای یک ویدیو بسیار جالب است که توضیح می دهد چگونه OCR کار می کند و چگونه می تواند به ساده سازی کار ساده کردن زندگی تو)
این بدان معنی است که اطلاعات شما نه تنها در اتاق قرار ندارد، بلکه بسیار ساده تر از آن است که بر روی کاغذ قرار گیرد. و شما می توانید فایل های دیجیتال خود را در حالی که دوست دارید ذخیره کنید - بر روی سی دی یا دی وی دی، در یک درایو فلش، در یک انبار ذخیره سازی آنلاین و یا همه موارد فوق. بنابراین شما می توانید مطمئن باشید که وقتی به چیزی نیاز دارید، می توانید دستان خود را بردارید.
هنگامی که شما شروع به ارزیابی فایل های خانگی خود می کنید، زمان مناسب برای ایجاد مجموعه ای از فایل های سازمانی است که زندگی شما را ساده تر می کند. در مورد دسته بندی های کاغذی که نیاز دارید فکر کنید و یک پوشه برای هر یک را تنظیم کنید. رسید های اعتباری در یک پوشه؛ مقاله خودرو بیمه در یکی دیگر. صورتحساب تلفن، رسیدگی به مواد غذایی، صورتحساب تعمیر خانه و غیره، همه می توانند به پوشه های جداگانه داده شوند. و در داخل هر پوشه، پوشه ها را برای هر سال (یا ماه) ایجاد کنید. شروع به کار با یک سیستم سازماندهی بسیار ساده تر است و پس از اتمام کار، فایل های جدیدی را به فایل درست اضافه می کنید تا اینکه در هر زمان که رسید جدید دریافت می شود، اسکن شود.
اطمینان حاصل کنید که اسکنر یا چاپگر شما با نرم افزار OCR (نرم افزار ABBYY FineReader به نظر می رسد در بسته با بسیاری از چاپگرها و اسکنر هایی که آزمایش می کنند) می آید. اگر هیچ کدام را پیدا نکنید، نترسید یک فرصت خوب وجود دارد که شما قبلا برخی از نرم افزارهای مناسب را انتخاب کرده اید که قبلا روی کامپیوتر شما نصب شده اند، تا زمانی که از ویندوز استفاده می کنید. نرم افزار OCR Cool شما در حال حاضر شما را از طریق روند یافتن و استفاده از آن نرم افزار همراه با اسکنر خود برای ایجاد اسناد قابل ویرایش راهنمایی می کند.
البته، این مسئله مهم دیگری را مطرح می کند: اگر شما قصد دارید این کار را انجام دهید، باید حداقل یک اسکنر سند داشته باشید. این نباید گران باشد یا فانتزی باشد. اگر یک نفر نداشته باشید، اکنون زمان خوبی برای نگاه داشتن یکی است؛ با این بررسی از اسکنر عکس و سند اسکنر برای برخی از بهترین خرید می توانید شروع کنید. اگر شما یک اسکنر جداگانه را نمیخواهید، چاپگر ارزان قیمت همه کاره را به خوبی انجام خواهد داد.
بنابراین در اینجا بخش سخت است. گرفتن سیستم راه اندازی بیش از حد روی حیله و تزویر نیست؛ حتی اسکن کردن کارهای کاغذی شما خیلی سخت نیست سخت است که مطمئن شوید که هر بار که شما رسیدگی یا رسیدگی جدیدی را انجام می دهید، به طور خودکار آن را انجام می دهید. در غیر این صورت، مقالات شروع به بارگذاری دوباره خواهند کرد، و شما احساس می کنید همانطور که شما وقت خود را هدر داده اید. پس با آن چوب بکشید!