برنامه های پست الکترونیکی زیادی وجود دارد و آنها لزوما همه یکسان نیستند. اگر می خواهید پیام خود را باز کنید و بخوانید، باید از فرمت پیامی که درخواست برنامه دریافت کننده شما را پشتیبانی می کند استفاده کنید. مایکروسافت چشم انداز دارای 3 فرمت های مختلف پیام است که شما برای شرایط مختلف نیاز دارید.
3 فرمت پیام در Outlook و هنگامی که از آن استفاده کنید
هر فرمت پیام دارای گزینه های مختلف است، انتخابی که انتخاب می کنید تعیین می کند که آیا می توانید متن فرمت شده ای مانند فونت های ضخیم، فونت های رنگی و گلوله را اضافه کنید و یا اینکه می توانید تصاویر را به بدن پیام اضافه کنید. ضروری است هرچند انتخابی که دریافت کننده قادر به دیدن آن است - عالی است که قالب بندی و تصاویر داشته باشد، اما برخی از برنامه های ایمیل از پیام ها یا تصاویر فرمت شده پشتیبانی نمی کنند.
با Outlook ، شما می توانید پیام ها را در سه فرمت مختلف ارسال کنید.
متن ساده
متن ساده با استفاده از نویسه های متن ساده ارسال می کند. تمام برنامه های ایمیل از متن ساده پشتیبانی می کنند. این فرمت عالی است اگر شما به هیچ فرمت فانتزی بستگی ندارد و حداکثر سازگاری را تضمین می کند. همه کسانی که یک حساب ایمیل دارند قادر به خواندن پیام شما خواهند بود. متن ساده از فونت های جسورانه، کج، فونت رنگی یا دیگر قالب بندی متن پشتیبانی نمی کند. همچنین تصاویری را که به طور مستقیم در صندوق پیام نمایش داده می شوند پشتیبانی نمی کند، اگر چه شما می توانید تصاویر را به عنوان ضمیمه ها اضافه کنید. باید توجه داشته باشید که Hubspot متوجه شده است که پیام های Plain Text نرخ بالاتر باز و کلیک را نسبت به پیام های HTML دریافت می کنند.
HTML
HTML به شما اجازه می دهد از فرمت HTML استفاده کنید. این قالب پیام پیش فرض در Outlook است. این نیز بهترین فرمت برای استفاده هنگامی که شما می خواهید برای ایجاد پیام های شبیه به اسناد سنتی، با فونت های مختلف، رنگ ها و لیست گلوله. برای مثال، می توانید متن را به صورت کلاسی قرار دهید و یا فونت را تغییر دهید. شما حتی می توانید تصاویری را مشاهده کنید که بصورت خطی نمایش داده می شوند و از ابزارهای قالب بندی دیگر استفاده می کنند تا پیام های شما را زیبا تر و راحت تر بخوانند. امروزه اکثر افراد با ایمیل می توانند پیام های فرمت شده اچ تی را بدست آورند (البته برخی از آنها متن ساده ای را برای خلوص ترجیح می دهند). به طور پیشفرض، هنگام انتخاب هر یک از گزینه هایی که امکان قالب بندی را فراهم می کنند (HTML یا Rich Text)، پیام در فرمت HTML ارسال می شود. بنابراین هنگامی که از HTML استفاده می کنید، می دانید که آنچه که ارسال می کنید همان چیزی است که دریافت کننده آن را می بیند.
فرمت متن غنی (RTF)
متن غنی قالب پیام اختصاصی Outlook است. RTF از قالب بندی متن پشتیبانی می کند، از جمله گلوله ها، هم ترازی و اشیاء مرتبط. چشم انداز پیام های فرمت شده RTF بصورت پیش فرض به طور پیشفرض هنگامی که شما آنها را به گیرنده اینترنت ارسال می کنید به طوری که قالب بندی پیام حفظ می شود و پیوست ها دریافت می شود. چشم انداز همچنین به صورت خودکار درخواست ها و درخواست های ملاقات و کار و پیام ها را با دکمه های رأی گیری پردازش می کند به طوری که این موارد می تواند بدون توجه به فرمت پیش فرض پیام، در سراسر اینترنت به دیگر کاربران Outlook منتقل شود. اگر پیام پیوست شده به اینترنت یک کار یا درخواست جلسه باشد، باید از RTF استفاده کنید. چشم انداز به طور خودکار آن را به قالب تقویم اینترنتی تبدیل می کند، یک فرمت رایج برای اقلام تقویم اینترنتی، به طوری که سایر برنامه های ایمیل می توانند از آن حمایت کنند. شما می توانید از RTF هنگام ارسال پیام ها در یک سازمان که از Microsoft Exchange استفاده می کنید استفاده کنید. با این حال، توصیه می کنیم از فرمت HTML استفاده کنید. این فرمت مایکروسافت است که تنها برنامه های ایمیل زیر پشتیبانی می کند: Microsoft Exchange Client نسخه های 4.0 و 5.0؛ Microsoft Office Outlook 2007؛ Microsoft Office Outlook 2003؛ Microsoft Outlook 97، 98، 2000 و 2002
نحوه تنظیم فرمت پیش فرض
برای پیگیری نحوه تنظیم فرمت پیش فرض در Outlook، پیوند را دنبال کنید.