در حالی که از دست دادن داده ها بر همه کسانی که از کامپیوتر استفاده می کنند، به ویژه برای کسانی که از نرم افزار پردازش کلمه استفاده می کنند، مشکل ساز است.
هیچ چیز ناامید کننده تر از از دست دادن اسناد مهم است که شما زمان زیادی را صرف ساختن آن کرده اید - مخصوصا اگر شما مانند بسیاری از کاربران که اسناد را مستقیما بر روی کامپیوتر ایجاد می کنید و از یک کپی دست نویس استفاده نکنید.
ما به طور مرتب سوالاتی را از کاربران دریافت می کنیم که نیاز به بازیابی فایل های از دست رفته را دارند و متاسفانه در آن زمان خیلی دیر است که به کمک آسیب می رسیم. تنها راه مطمئن برای بازیابی فایل های از دست رفته این است که آنها را از یک نسخه پشتیبان تهیه کنید و به همین دلیل است که سیستم لازم برای جلوگیری از از دست رفتن اطلاعات را دارد.
در اینجا توصیه ما برای جلوگیری از از دست رفتن داده ها است
1. هرگز اسناد خود را در یک درایو همان سیستم عامل خود ذخیره نکنید
در حالی که اکثر پردازنده های کلمه فایل های شما را در پوشه My Documents ذخیره می کنند، این بدترین مکان برای آنهاست. این که آیا آن یک ویروس یا ناتوانی نرم افزاری است، اکثر مشکلات کامپیوتر بر سیستم عامل تاثیر می گذارد، و اغلب تنها راه حل این است که درایو مجدد و مجدد سیستم عامل نصب شود. در چنین مواردی، همه چیز درایو از دست خواهد رفت.
نصب سخت افزاری دوم در رایانه شما یک روش نسبتا ارزان برای مراقبت از این مشکل است. اگر سیستم عامل خراب شود، دیسک سخت دیسک داخلی در صورتی که سیستم عامل خراب شده باشد، تحت تاثیر قرار نخواهد گرفت و اگر شما نیاز به خرید یک دستگاه جدید دارید، می توانید آن را حتی در یک کامپیوتر دیگر نصب کنید؛ علاوه بر این، از اینکه چگونه می توانید تنظیم کنید، شگفت زده خواهید شد. اگر شما درباره نصب یک درایو داخلی دوم شک کنید، جایگزین عالی برای خرید یک درایو سخت خارجی است. یک درایو خارجی می تواند به هر رایانه ای در هر زمان به سادگی با اتصال آن به یک پورت usb یا firewire متصل شود.
بسیاری از درایو های خارجی همچنین دارای مزیت افزوده یك یك بار و یا یك برنامه ی مجدد هستند - شما به سادگی پوشه ها را مشخص می كنید و نرم افزار از بقیه مراقبت می كند. من از 200 گیگابایت هارد دیسک خارجی Maxtor استفاده می کنم که نه تنها اتاق مناسبی دارد، بلکه آسان است برای استفاده (مقایسه قیمت ها).
اگر هارد دیسک دیگری گزینه ای برای شما نباشد، سپس فایل های خود را به فلاپی های به خوبی برچسب گذاری کنید، اما مراقب باشید: تولید کنندگان کامپیوتر از جایگزین کردن درایوهای فلاپی با رایانه های جدید دور می شوند، بنابراین ممکن است در بازیابی اطلاعات آینده از فلاپی ها مشکلی داشته باشید .
2. فایل های خود را به طور مرتب بایگانی کنید، مهم نیست کجا ذخیره شوند
فقط ذخیره فایل های خود را در مکان های مختلف از سیستم عامل شما کافی نیست؛ شما باید پشتیبان گیری منظم از فایل های خود را ایجاد کنید و اجازه دهید آن را به چالش بکشیم، حتی پشت خود را در معرض شکست قرار می دهد: سی دی ها خراشیده، درایو های سخت شکستن، و فلاپی ها پاک می شوند.
این باعث می شود که شانس خود را برای بازیابی یک فایل با داشتن پشتیبان دوم از آن افزایش دهید؛ اگر داده ها واقعا مهم باشند، حتی ممکن است بخواهید در مورد ذخیره یک نسخه پشتیبان در یک طاق آتش نشانی فکر کنید.
3. از پیوست های ایمیل مراقب باشید
حتی اگر اطمینان دارید که آنها ویروس ندارند، پیوست های ایمیل می توانند باعث از دست دادن اطلاعات شما شوند.
در مورد آن فکر کنید: اگر یک سند با همان نامی که در درایو شما دریافت می کنید، و نرم افزار ایمیل شما تنظیم شده است که فایل های ضمیمه را در یک مکان ذخیره کنید، خطر رونویسی فایل که در حال حاضر وجود دارد را اجرا کنید. این اغلب اتفاق می افتد زمانی که شما در یک سند همکاری و ارسال آن از طریق ایمیل.
پس مطمئن شوید که برنامه ایمیل خود را برای ذخیره فایل پیوست در یک مکان منحصر به فرد تنظیم کرده اید، و یا محدود کردن آن، اطمینان حاصل کنید که قبل از صرفه جویی پیوست ایمیل در هارد دیسک، دوبار فکر کنید.
4. از خطای کاربر مراقب باشید
ما دوست نداریم آن را بپذیریم، اما ما اغلب مشکلات خود را مهندسی می کنیم. از مزایای محافظتی که در پردازنده کلمه شما استفاده می کنید ، از قبیل ویژگی های نسخه بندی و تغییرات ردیابی استفاده کنید. یک روش رایج برای از بین بردن داده ها این است که وقتی آنها یک سند را ویرایش می کنند و به طور تصادفی بخش ها را حذف می کنند، پس از ذخیره شدن سند، بخش هایی که تغییر یا حذف شده اند، از دست داده اند، مگر اینکه ویژگی هایی را فعال کنید که تغییرات را برای شما ذخیره می کنند.
اگر نمیخواهید با ویژگی های پیشرفته آشنا شوید، قبل از شروع کار برای ذخیره فایل تحت نام دیگری از کلید F12 استفاده کنید.
این به عنوان برخی از روش های دیگر سازگار نیست، اما با این وجود، یک ترفند مفید است.
5. اسناد خود را به صورت چاپی نگه دارید
در حالی که از جلوگیری از نیاز به تایپ و فرمت کردن سند شما مجددا جلوگیری نخواهید کرد، داشتن یک نسخه چاپی حداقل اطمینان از داشتن محتویات فایل - و این چیزی است که بهتر از داشتن هیچ چیزی نیست!