قوانین ایمیل برای حرفه ای ها

نکته شما باید بدانید

هرچند هر کس از هر ماه برای حداقل برخی از ارتباطات تجاری استفاده می کند، بعضی از ما از ایمیل به عنوان یک ابزار روزانه برای انجام کار حرفه ایمان استفاده می کنیم. ما از طریق ایمیل برای برقراری ارتباط با مشتریان، هم تیمی ها، سرپرستان و امکان استخدام جدید یا کارفرمایان جدید استفاده خواهیم کرد. و بله، این افراد ما را با توانایی ما برای ساختن یک پیام نوشتاری واضح و حرفه ای محاکمه می کنند.

عادت ایمیل، یا "نویسه"، در حدود 27 سال از شبکه جهانی وب بوده است. Netiquette مجموعه ای از دستورالعمل های قابل قبول برای نشان دادن احترام و شایستگی در ایمیل شما است. متاسفانه افرادی هستند که هرگز برای یادگیری نرمافزار ایمیل برای تنظیمات کسب و کار وقت نگرفتهاند. حتی بدتر از آن است: افرادی هستند که با سبک سبک و شلوغ پیام های متنی آشنا هستند.

اجازه ندهید یک ایمیل ضعیف شده اعتبار خود را با یک مشتری یا یکی از کارفرمایان برتر یا یک کارفرمای بالقوه خراب کند. در اینجا مقررات نویسی ایمیل است که به شما به خوبی خدمت می کنند و باعث خجالت زدن در محل کار می شوند.

01 از 10

آدرس ایمیل را به عنوان آخرین چیزی که قبل از ارسال انجام می دهید قرار دهید.

این به نظر غیر قابل درک است، اما این فرم عالی است. قبل از اینکه آدرس ایمیل (ها) را به هدر ایمیل اضافه کنید، تا انتهای نوشتن و اصلاح کردن خود صبر کنید. این تکنیک موجب صرفه جویی در تصادف از ارسال پیام به زودی قبل از اینکه محتوای شما و اصلاح آن را به پایان برساند را نجات دهد.

این به ویژه برای ایمیل های طولانی تر دارای محتوایی حساس مانند ارسال یک درخواست شغل، پاسخ به سوال مشتری یا اطلاع رسانی بد برای تیم شما است. در این موارد، بازنشستگی آدرس ایمیل ایمنی را افزایش می دهد، زمانی که برای مدت زمان طولانی از ایمیل خود دور شوید تا نظرات خود را جمع آوری کنید و کلمات خود را در ذهن خود تمرین کنید.

اگر به ایمیل پاسخ می دهید و محتوای شما حساسیت را در نظر می گیرد، پس به طور موقت، تا زمان آماده ارسال نامه، آدرس ایمیل گیرنده را حذف کنید، سپس آدرس را به عقب اضافه کنید. شما همچنین می توانید آدرس ایمیل گیرنده را به یک فایل Notepad یا OneNote بریزید و آن را بچرخانید، ایمیل خود را بنویسید و سپس آدرس ایمیل را دوباره بچرخانید.

ما را در این مورد باور کنید: یک خط آدرس ایمیل خالی در هنگام نوشتن، یک روز غم و اندوه قابل توجهی را ذخیره خواهد کرد!

02 از 10

بررسی سه گانه که شما ایمیل شخصی فردی می کنید.

این کار بسیار مهم است اگر شما در یک شرکت بزرگ یا اداره دولتی کار می کنید. هنگامی که شما یک ایمیل حساس به "مایک" یا "هدر" یا "محمد" ارسال می کنید، نرم افزار ایمیل شما می خواهد پیش بینی آدرس کامل را برای شما تایپ کند. نام های محبوب مانند این نتایج زیادی در دفترچه آدرس شرکت شما خواهد بود، و شما به طور تصادفی می توانید بعد از زرق و برق به معاون رئيس جمهور و یا یک پاسخ محرمانه به مردم در حسابداری ارسال کنید.

با تشکر از قوانین نویسه # 1 در بالا، شما را ترک کرده اند آدرس به پایان، بنابراین بررسی سه گانه آدرس ایمیل گیرنده باید به عنوان آخرین مرحله خود را قبل از ارسال هموار است.

03 از 10

از «پاسخ به همه» اجتناب کنید، به ویژه در یک شرکت بزرگ.

هنگامی که یک پخش ارسال شده به ده ها نفر را دریافت می کنید، عاقلانه است که فقط به فرستنده پاسخ دهید. این خصوصا اگر شرکتی با لیست گسترده ای پخش شود، صادق است.

به عنوان مثال: مدیر کل کلیه شرکت ها را در زمینه پارکینگ در جنوب می فرستد و از مردم می خواهد که تعداد کالاها و تملک هایی که کارکنان پرداخت می کنند احترام گذاشته شود. اگر روی «پاسخ به همه» کلیک کنید و شروع به شکایت کنید که کارکنان دیگر بر روی وسیله نقلیه خود نفوذ کرده و رنگ شما را خراشیده می کنند، می توانید با پیشرفت شغلی خود، با تبدیل شدن به شرکت shmuck، صدمه بزنید.

هیچ کس نمی خواهد پیام هایی دریافت کند که به آنها اعمال نمی شود . حتی بیشتر، هیچ کس از گروه شکایت نمیکند یا از شکایت شخصی شما در یک فرمت پخش سخن میگوید.

اجتناب از این فاکس و استفاده از پاسخ فردی به فرستنده به عنوان عمل پیش فرض شما. مطمئنا قانون 9 را نیز در زیر ببینید.

04 از 10

به جای بیان عرفانی از سلامتی حرفه ای استفاده کنید.

بهترین راه برای شروع یک ایمیل حرفه ای، برخی از نسخه های زیر است:

1. بعد از ظهر، خانم چاندرا.
2. سلام، تیم پروژه و داوطلبان.
3. سلام جنیفر
4. صبح بخیر، پاتریک.

در هر شرایطی، برای شروع یک ایمیل حرفه ای، زیر را استفاده نکنید:

1. سلام
2. سوپ، تیم!
3. سلام، جن.
4. Mornin، Pat.

عبارات معروف مانند "هی"، "یو"، "سو" ممکن است به نظر شما دوستانه و گرم برای شما باشد، اما در واقع اعتبار شما را در یک محیط تجاری تخریب می کنند. در حالی که شما مطمئنا می توانید از این گفتگوها در گفتگو استفاده کنید، هنگامی که یک روابط اعتماد با فرد دیگر دارید، ایده بد برای استفاده از این کلمات در یک ایمیل کسب و کار است.

علاوه بر این، فرم بدی است که میانبرهای املایی مانند "mornin" را می گیرد. این نام بسیار نامناسب است (Jennifer -> Jen)، به شرط آنکه نام فردی به طور صریح از شما خواسته شود که این کار را انجام دهد.

همانطور که با هر گونه ارتباطات هوشمندانه در زمینه کسب و کار، آن را هوشمندانه در کنار بودن بسیار رسمی و نشان می دهد که شما به اعتقاد و احترام باور داشته باشید.

05 از 10

هر پیام را اصلاح کنید، همانطور که اعتبار حرفه ای شما بستگی به آن دارد.

و در واقع، شهرت شما به راحتی توسط دستور زبان ضعیف، املا بد و کلمات نامناسب انتخاب می شود.

تصور کنید که اگر شما به طور تصادفی ارسال کنید، حرفه ای بودن شما یک ضربه خواهد زد. شما واقعا باید بدانید که " شما باید معیار خود را چک کنید "، " شما باید ریاضیات خود را چک کنید، Alma" . یا اگر شما می گویید « من می توانم یک فرد مصاحبه ای را برای فردا انجام دهم » زمانی که شما به معنای « من می توانم فردا مصاحبه کنم ».

هر ایمیلی که ارسال میکنید متناسب باشد آن را به عنوان اگر اعتبار حرفه ای خود را به آن بستگی دارد.

06 از 10

خط موضوعی مختصر و واضح به شگفتی ها می رسد (و به شما کمک می کند خواندن).

خط موضوع هر دو عنوان برای ارتباطات و یک راه برای خلاصه کردن و تگ ایمیل شما است، بنابراین می توان آن را به راحتی بعدا پیدا کرد. این باید به وضوح محتوای و هر اقدام دلخواه را خلاصه کند.

به عنوان مثال، موضوع خط: "قهوه" بسیار روشن نیست.

در عوض، «تنظیمات قهوه کارکنان را امتحان کنید: پاسخ شما مورد نیاز است»

به عنوان مثال دوم، موضوع خط " درخواست شما " بیش از حد مبهم است.

در عوض، یک خط موضوعی واضح تر را امتحان کنید: « درخواست شما برای پارکینگ: جزئیات بیشتر مورد نیاز است» .

07 از 10

فقط از دو فونت کلاسیک استفاده کنید: انواع Arial و Times Roman، با جوهر سیاه و سفید.

این می تواند وسوسه انگیز باشد که چهره های فونت و رنگ های شیک را به ایمیل خود اضافه کنید تا آن را زرق و برق کند، اما بهتر است با استفاده از Arial یا Times New Roman از 12 pt یا 10 pt استفاده کنید. انواع مشابه مانند Tahoma یا Calibri خوب نیز هست. و اگر شما به یک عبارت خاص یا گلوله توجه داشته باشید، فونت قرمز یا فونت جسورانه می تواند در تعدیل بسیار مفید باشد.

مشکل این است که ایمیل های شما شروع به ناسازگاری و غیرفعال شدن می کنند و یا شروع به انتقال نگرش های مخرب یا ناسازگار خود را می کنند. در دنیای کسب و کار، مردم ارتباطات را به اعتماد، روشن و مختصر، نه تزئینی و حواس پرتی می خواهند.

08 از 10

اجتناب از سارکاسم و زنگ های منفی / لکه دار، در هر هزینه.

ایمیل همیشه برای شکستن آواز شنوایی و زبان بدن ناتوان است. آنچه که شما فکر می کنید مستقیم و صریح است ممکن است در واقع به عنوان سخت و متوسط ​​هنگامی که آن را به ایمیل خود قرار داده است. با استفاده از کلمات "لطفا" و "تشکر از شما" منجر به زیر حوادث منجر شود. و آنچه که شما می توانید طنز آمیز و نور را در نظر بگیرید، ممکن است در واقع تحقیر آمیز و بی ادب باشد.

تحویل لحن احترام آمیز و رفتارهای شخصیتی در ایمیل، تمرین و تجربه فراوانی را تجربه می کند. این کمک می کند زمانی که شما خواندن ایمیل با صدای بلند به خودتان، و یا حتی شخص دیگری قبل از ارسال آن. اگر چیزی در مورد ایمیل به نظر می رسد متوسط ​​یا شدید باشد، آن را بازنویسی کنید.

اگر هنوز با چگونگی انتقال چیزی از طریق ایمیل، گیر کرده اید، به طور جدی تلفن را برداشت کرده و پیام را به عنوان یک مکالمه ارسال کنید.

به یاد داشته باشید: ایمیل برای همیشه است و هنگامی که این پیام را ارسال می کنید، هرگز نمی توانید آن را بکشید.

09 از 10

فرض کنید که جهان ایمیل شما را بخواند، بنابراین برنامه ریزی کنید.

در حقیقت، ایمیل برای همیشه است. این می تواند به صدها نفر در عرض چند ثانیه ارسال. این می تواند توسط قانون اعمال شود و حسابرسان مالیاتی باید یک تحقیق داشته باشند. این حتی می تواند آن را به اخبار و یا رسانه های اجتماعی را.

این یک مسئولیت گسترده و ترسناک است، اما این چیزی است که همه ما شانه داریم: چیزی که شما در ایمیل می نویسید، به راحتی می تواند تبدیل به دانش عمومی شود. کلمات خود را با دقت انتخاب کنید، و اگر فکر می کنید احتمال دارد که شما می توانید آنرا گاز بسوزانید، به طور جدی متوجه نمی شوید که این پیام را بطور کامل ارسال کنید.

10 از 10

همیشه با یک "تشکر از شما" کوتاه و یک بلوک امضا به پایان برسید.

قدرت خوشایندی مانند "تشکر از شما" و "لطفا" قابل اندازه گیری نیست. همچنین چند ثانیه طول می کشد تا بلوک امضایی حرفه ای خود را در مورد توجه شما به جزئیات توضیح دهد و با استفاده از نام و اطلاعات تماس خود، مالکیت ارتباطات خود را بدست آورید.

سلام شایلش

با تشکر از شما برای تحقیق در خدمات گلدوزی ما در TGI Sportswear. من بسیار خوشحال خواهم شد که با تلفن شما صحبت کنم تا به شما در مورد گزینه های ورزشی کیت های خود برای تیم خود بیشتر بگویم. همچنین می توانیم بعدا این هفته نمایشگاه ما را ببینیم، و من می توانم نمونه های خود را به صورت شخصی نشان دهم.

کدام شماره را می توانم به شما بگویم؟ من بعد از ساعت 1:00 بعدازظهر می توانم صحبت کنم.

متشکرم،

پل گیلز
مدیر خدمات مشتری
TGI، Incorporated
587 337 2088 | pgiles@tgionline.com
"نام تجاری شما تمرکز ما است"