مشکلات تلفن کنفرانس صوتی و چگونگی آدرس آنها
تماس های کنفرانس صوتی به نظر می رسد هنگامی که شما فکر می کنید مزایایی که آنها برای کسب و کار و یا جلسات اجتماعی خود را حمل می کنند. اما وقتی به مسائل مربوط به تنظیم و اجرای صحیح خود فکر می کنید، متوجه خواهید شد که شرکت در یک یا برگزاری آن کاملا چالش برانگیز است. در حالی که سازماندهی یک کنفرانس تلفنی، تعدادی از موضوعات مورد نیاز برای برنامه ریزی شما وجود دارد، به طوری که برای اجتناب از مشکلی که می تواند باعث خرابی آن شود.
1. صدای پس زمینه
این یک سر و صدا است که از شرکت کننده جدا از صدای خود، مانند سر و صدا کردن صندلی ها، افرادی که در پشت سر آنها صحبت می کنند، صداهای ماشین آلات، صداهای کاغذی و غیره می باشد. شما این صداهای بیشتر را با شرکت کنندگان که از VoIP استفاده می کنند، به دلیل اینکه گوشی سنتی گوشی اختصاصی و کوتاه است میکروفن های چند منظوره، در حالی که VoIP با یک میکروفون مجهز به دستگاه کار می کند که منطقی تر است. یک مثال سیستم آرایه میکروفن است که شما بیشتر از آخرین لپ تاپ ها را دارید. برخی از افراد در کنفرانس ها با استفاده از دستگاه های خود به صورت رایگان، شرکت می کنند.
تنها راه برای مقابله با این وضعیت، ایجاد مشارکت کنندگان از آشفتگی هایی است که آنها ایجاد می کنند آگاه است، که از طریق ارتباطات قبل از کنفرانس تلفنی بهتر می شود. به عنوان مثال، به عنوان برگزار کننده، ممکن است بخواهید قبل از جلسه، یک ایمیل در etiquettes برای یک کنفرانس تلفنی منتشر کنید.
2. اکو
اکو ممکن است بخشی از سر و صدای پس زمینه باشد، اما از نظر فنی بیشتر است. کسی که در تماس کنفرانس شرکت می کند ممکن است با تلفن خود شرایط داشته باشد یا ممکن است از تلفن استفاده کند که دارای لغو اکو نیست. درباره نحوه توقف تولید اکو بیشتر بخوانید.
کسی که با اکو به طور معمول خواسته است قطع شود. پس دوباره، آگاهی مناسب در برخی از مسائل فنی با گوشی ها و سایر تجهیزات مورد استفاده در یک کنفرانس تلفنی از قبل مهم است.
3. مدیریت حضور
در یک کنفرانس صوتی، شما فقط از یک حس خود استفاده می کنید: شنوایی شما. شما نمی بینید افرادی که در حال صحبت کردن یا گوش دادن به آن هستید. این به این معنی است که مگر اینکه شما هر پیگیری و خروج از تماس کنفرانسی خود را داشته باشید، ممکن است در هنگام حضور در کنفرانس، حضور مخاطبان خود را نادیده بگیرید.
این مسئله تا کنون برای کنفرانس های صوتی تا کنون، تا زمانی که توسعه ابزارهایی که به مقدار مشخصی از مدیریت حضور منجر می شود، وجود ندارد. اولین ابزار ارائه این کنفرانس UberConference است، جایی که می توانید ببینید که چه کسی صحبت می کند وقتی که انجام می شود، چه کسی اینجا است و چه کسی نیست و غیره. تعدادی از این ابزار ها اخیرا به نمایش گذاشته شده اند، برخی از آنها با رابط های بصری جالب و نماینده شرکت کنندگان با آیکون ها هستند.
4. موسیقی در انتظار
مردم به طور معمول گوشی تلفن خود را برای افراد، اما هرگز برای تماس های کنفرانس فروشگاه. در حالی که ممکن است برای کسی که برای شنیدن برخی موزیک ها خاموش باشد، خوب باشد، قطعا در یک کنفرانس تلفنی ناراحت کننده خواهد بود. بعضی از شرکت کنندگان ممکن است کنفرانس را در حالی که به برخی از تماس ها یا کارها مشغول هستند، قرار دهند، و به این ترتیب اوضاع ریتمیک را به کنفرانس اضافه می کند. در اینجا دوباره، کمپین آگاهی رسانی اخلاق کنفرانس مقدماتی، ارزشمند خواهد بود.
5. رهبری
در برخی موارد، اگر یک گروه رهبر ندارد، هرج و مرج منجر خواهد شد. این احتمالا در یک کنفرانس اتفاق می افتد، به خصوص که در آن مسائل منطقی وجود دارد، جایی که فردی نیست که در حال برگزاری است. این رهبر باید اطمینان حاصل کند که هر زمان برای سخنرانی و توجه لازم مورد توجه همه قرار می گیرد. آنها همچنین باید بتوانند همه چیز را در مسیر حرکت قرار دهند، در صورتی که مناقشه و یا درگیری درست باشد.
6. مواد و اسناد
بسیاری از کنفرانس ها، به ویژه کسب و کارها، شامل مراجع به اسناد، مواد و ابزار هستند. انتشار نادرست چنین اطلاعاتی سبب می شود برخی از شرکت کنندگان در موارد خاص در تاریکی قرار بگیرند و باعث ایجاد بی نظمی می شوند. بنابراین مراقبت باید برای انتشار اطلاعات و اسناد لازم برای هر حزب مورد نیاز قبل از کنفرانس آغاز شود. یکی دیگر از راه های بهتر این است که از ابزارهای همکاری آنلاین استفاده کنید، در حالی که اشاره به اسناد و سایر مواد نه تنها غیرفعال است، بلکه در طول جلسه کاری آنلاین نیز می تواند بهره وری فعال باشد.
7. کیفیت صدای ضعیف
من به صدای کسی که دچار گلودرد در اینجا نیست اشاره میکنم، اما به صدای کسی که با استفاده از یک سرویس تلفن که کیفیت تماس ضعیف را ارائه می دهد، نیست. در حال حاضر این اغلب با سرویس VoIP اتفاق می افتد که وابسته به تعداد مشخصی از عوامل ، از جمله پهنای باند ، کدک های استفاده شده، تلفن ها و سایر دستگاه های استفاده شده است. متاسفانه چیزی نیست که شما در مورد این می توانید انجام دهید اگر شما رهبر یا سازمان برگزار کننده کنفرانس هستید. شرکت کنندگان رنج می برند از کیفیت صدای ضعیف نیاز به چیزهای بهبود یافته در کنار آنها.