اگر صاحب مغازه یا مدیر هستید، دقیقا دقیقا مشخص کنید که پایگاه داده درست چیست. از موجودی و حمل و نقل به کارمندان و مشتریان، می دانید که حتی یک روز آهسته شامل تعمیر و نگهداری داده ها می شود. سوال واقعی این است که چه نوع پایگاه داده ای نیاز دارید؟ امیدوارم شما سعی نکنید این اطلاعات را در مایکروسافت اکسل حفظ کنید. در صورت داشتن، ممکن است بخواهید از یک پایگاه داده اساسی مانند مایکروسافت دسترسی داشته باشید تا بتوانید به راحتی اطلاعات را به پایگاه داده انتقال دهید.
نوع و اندازه فروشگاهی که شما اجرا می کنید، تفاوت زیادی در نوعی از پایگاه داده ایجاد می کند. اگر فروشگاه شما به صورت دوره ای در بازارهای کشاورز تنظیم شده باشد، نیازهای بسیار متفاوت دیگری از فروشگاه آجر و ملات دارد. اگر شما غذا را فروختید، باید تاریخ انقضا را به عنوان بخشی از موجودی پیگیری کنید. اگر فروشگاه خردهفروشی شما آنلاین است، پس شما باید هزینه ها، حمل و نقل و بررسی اطلاعات را ردیابی کنید. با این حال، تعدادی از چیزهایی که همه مغازه ها مشترک هستند مانند موجودی و جریان نقدی وجود دارد. برای کمک به تعیین بهترین پایگاه داده برای نیازهای خاص شما، چند چیز است که باید در نظر بگیرید.
اطلاعات برای پیگیری در پایگاه داده
اجرای یک فروشگاه خرده فروشی شامل پیگیری بسیاری از جنبه های مختلف می شود. شما نه تنها باید در مورد موجودی نگهداری کنید، بلکه باید اطمینان حاصل کنید که روش های کافی برای نمایش کالاها (مانند سطل ها، چوب لباسی، مخازن و موارد)، منابع برای نشان دادن قیمت کالا، صورتحساب، اطلاعات فروش و اطلاعات مشتری. برای پیگیری بسیار زیاد است، و پایگاه های داده ها، مدیریت فروشگاه شما را بسیار ساده تر می کند.
مغازه های آنلاین می توانند مدیریت شوند، زیرا خیلی بیشتر شما باید پیگیری کنید، مانند حمل و نقل. یک پایگاه داده باعث می شود که همه ی این جنبه های مختلف را بدون نیاز به دائما به مشتری یا سابقه فروش مراجعه کنید. شما حتی می توانید اطلاعاتی مانند گزارش ها را صادر کنید و آنها را در پایگاه داده خود آپلود کنید تا مجبور نباشید با مشکالت ورودی دستی صحبت کنید.
تصمیم به خرید یا ساخت
این که آیا شما باید یک پایگاه داده را خریداری یا ساخت کنید، سوال بزرگ است و به طور کامل بر اندازه کسب و کار شما بستگی دارد و شما می خواهید آن را بپذیرید. اگر شما فقط شروع به کار کرده و وقت خود را در دست داشته اید (اما مبلغ بسیار محدودی از پول نقد)، ساخت پایگاه داده خودتان یک راه عالی برای ساختن آن به نیازهای خاص خود است. این به خصوص اگر شما فقط شروع یک فروشگاه آنلاین هستید. اگر قبل از باز کردن فروشگاه خرده فروشی آنلاین خود، پایگاه داده را شروع کنید، در مورد موجودی خود و نقطه شروع خود، متوجه خواهید شد. این داده فوق العاده است که به آسانی در دسترس است، فصل مالیاتی را به شما ارائه می دهد و به شما کمک می کند تا در فهرست موجودیت خود و همچنین اطلاعات مشتریان قرار گیرید.
اگر کسب و کار بزرگتری دارید، مخصوصا چیزی شبیه حق رای دادن، خرید یک پایگاه داده برای کار بهتر است. این به شما کمک می کند از طریق تمام چیزهایی که ممکن است در غیر این صورت فراموش کنید. شانس، شما زمان لازم برای ایجاد و مدیریت پایگاه داده نخواهید داشت، بنابراین بهتر است تمام پایگاهها را تحت پوشش قرار دهیم. شما همیشه می توانید تغییرات خود را همانطور که می روید انجام دهید.
پیدا کردن برنامه پایگاه داده درست
اگر تصمیم به خرید یک برنامه پایگاه داده دارید، باید هزینه زیادی را صرف تحقیق در مورد گزینه های مختلف کنید. طیف گسترده ای در انواع فروشگاه های خرده فروشی وجود دارد و بازار پایگاه داده ها به نیازهای منحصر به فرد این انواع مختلف بستگی دارد. اگر شما با مواد غذایی و مواد غذایی کار می کنید، به وضوح به چیزی نیاز دارید که به شما کمک می کند آیتم های فاسد شدن را شناسایی کنید. اگر یک فروشگاه طلا و جواهر داشته باشید، باید بتوانید بیمه را روی قطعات ارزشمند ردیابی کنید. برای مغازه هایی که حضور آنلاین و تاسیسات آجر و ملات دارند، شما قطعا نیاز به چیزی دارید که زوایای مختلفی برای موجودی، هزینه ها، مالیات و جنبه های اداری کسب و کار شما را پوشش می دهد. اگر از یک کالای خاصی به فروش برسید، ابتدا باید بدانید که بلافاصله می توانید آن را برای بخش آنلاین فروشگاه خریداری کنید.
قبل از شروع به فکر کردن درباره همه چیزهایی که باید پیگیری کنید، پس مطمئن شوید که پایگاه های داده ای که در نظر دارید، آن موارد را به حداقل می رسانند. بسیاری از پایگاه های داده در بازار وجود دارد، بنابراین شما باید بتوانید همه چیزهایی را که برای میزان بسیار مناسب نیاز دارید، دریافت کنید.
ایجاد پایگاه داده خودتان
اگر شما قصد ایجاد پایگاه داده خود را دارید، باید تعیین کنید چه برنامه ای دارید که می خواهید استفاده کنید. مایکروسافت دسترسی به برنامه دارد، زیرا قدرتمند و نسبتا ارزان است. شما می توانید داده ها را از نرم افزار مایکروسافت دیگر خود وارد و صادر کنید (که فوق العاده مفید است اگر شما اطلاعات ردیابی در اکسل داشته باشید). شما همچنین می توانید ایمیل ها، نامه های فروش و سایر اسناد (هر دو از Word و Outlook) را به پایگاه داده بارگذاری کنید و آنها را قالب بندی کنید. دسترسی به مزیت اضافه شده داشتن تعداد قابل توجهی از قالب ها و فایل های رایگان به طوری که شما لازم نیست برای شروع به طور کامل از ابتدا. شما می توانید قالب رایگان را انتخاب کنید و سپس تغییرات لازم را انجام دهید تا پایگاه داده شما شامل همه چیز مورد نیاز شما باشد.
اهمیت تعمیر و نگهداری
مهم نیست که چگونه پایگاه داده خود را به دست آورید، باید آن را برای پایگاه داده نگه دارید تا برای شما مفید باشد. اگر شما با چیزهایی مانند موجودی، آدرس، تغییر در صورتحساب یا مجموع فروش نگذاشته باشید، پایگاه داده فقط به صورت ثابت و بدون هدف دیگر به دست می آید. از اطلاعات خودتان به همان شیوه ای که از حسابداری خود فکر می کنید فکر کنید. اگر شما با تمام معاملات و تغییرات روبرو نشوید، آن را به مشکل شما می رساند. شما لازم نیست که یک فرد IT برای مدیریت آن در ابتدا داشته باشید، گرچه می تواند بسیار مفید باشد. با این وجود، فروشگاه بزرگتر شما می شود، زمان بیشتری را برای حفظ و مدیریت اطلاعات خود اختصاص دهید.