استفاده از متن مرتبط در چند فایل MS Word موجب صرفه جویی در زمان می شود
به روز رسانی همان متن در چند اسناد ورد می تواند وقت گیر باشد، واقعا وقت گیر است اگر شما مقدار زیادی از اسناد را برای ویرایش کنید. خوشبختانه، MS Word یک تابع پیوند بسیار مفید است که می تواند تمام این فرایند را آسان کند، اما شما باید آن را آماده کنید.
این نوع پیوند مفید است اگر متن در تمام اسناد یکسان باشد و وقتی که نوشتار باید به روز شود، تمام متن باید به روز شود . این یک سناریوی بسیار خاص است، اما یکی که می تواند شما را از زمان بارگیری زمانی که از آن استفاده می کنید را ذخیره کند.
به عنوان مثال، می گویند 20 اسناد مایکروسافت ورد برای چاپ 20 ورق مختلف برچسب های آدرس تنظیم شده اند و هر صفحه دارای ده ها برچسب است. اگر فکر می کنید که ممکن است شما هرگز این آدرس ها را به روزرسانی نکنید، می توانید از طریق انجام یک سند جداگانه که 20 آدرس را لیست می کند، از انجام آن به صورت دستی جلوگیری کنید. سپس، 20 اسناد را به یک صفحه از آدرس ها پیوند دهید تا زمانی که یک آدرس را در آنجا آپدیت می کنید، هر سند مرتبط با آن نیز به روز رسانی خواهد شد.
مثال دیگری برای کمک به درک مفهوم پیوند اسناد Word وجود دارد اگر چندین اسناد Word را با نام خود وارد کرده باشید، اما به زودی ازدواج خواهید کرد. به جای نیاز به بازگشت به هر سند بعد برای تغییر نام خانوادگی، فقط یک پیوند را به یک سند دیگر قرار دهید، و سپس وقتی که نام خانوادگی خود را در آنجا به روز کنید، نام شما در تمام اسناد دیگر تغییر خواهد کرد!
همانطور که می بینید، این یک روش ساده برای جایگزینی متن در اسناد متعدد ورد در یک بار است. باز هم، با این حال، این واقعا مفید است اگر شما همان بلوک متن را در همه جا قرار دهید و متن را در یک نقطه باید به روز کنید.
توجه: این نوع پیوند متن همانند لینک هایی است که صفحات وب یا سایر فایل ها را هنگام کلیک بر روی آنها باز می شود.
نحوه قرار دادن یک پیوند متن در ورد
- در یک سند مایکروسافت ورد جدید، متن را که میخواهید از اسناد دیگر پیوند دهید را وارد کنید. آن را دقیقا همانطور که می خواهید آن را در تمام اسناد ظاهر کنید. برای قرض گرفتن از اولین مثال فوق، این سند جایی است که شما می خواهید 20 آدرس متفاوت را تایپ کنید.
- فایل را برای تولید لینک ذخیره کنید. این مهم نیست که شما آن را ذخیره کنید، اما مطمئن شوید که شما می دانید که در آن است.
- مهم: اگر شما فایل حاوی متن را حرکت می دهید، شما مجددا باید یک لینک به روز شده در متن را در تمام اسناد پیوند مجدد قرار دهید، بنابراین بهتر است قبل از انتخاب آن، آن را ذخیره کنید.
- متن را که میخواهید پیوند دهید تا متن انتخاب شود را برجسته کنید
- راست کلیک یا ضربه زدن و نگه داشتن متن انتخاب شده و سپس کپی از منو را انتخاب کنید. گزینه دیگری این است که از صفحه کلید خود استفاده کنید: از Ctrl + C بر روی یک کامپیوتر یا Command + C در یک مک استفاده کنید.
- از یک سند متفاوت یا حتی یکسان، مکان نما را هر جا که میخواهید، پیوند دهید. بعدا می توانید مکان را همیشه تغییر دهید، همانطور که می توانید هنگام حرکت هر متن.
- از زبانه Home در نسخه های جدید Word، فلش کوچک زیر "Paste" را انتخاب کنید و سپس گزینه " Paste Special ..." را انتخاب کنید. در نسخه های قدیمی تر، از منوی Edit برای انتخاب آیتم Paste Special استفاده کنید.
- از کادر محاوره ای "Paste Special" گزینه " Paste link" را انتخاب کنید.
- در سمت راست آن صفحه چندین گزینه وجود دارد، اما Text Formatted (RTF) همان است که متن مرتبط را دقیقا همانطور که در سند اصلی ظاهر می شود قرار می دهد.
- این فرایند را هر چند بار در همان سند یا هر سند جداگانه ای که می خواهید به متن اصلی پیوند دهید، تکرار کنید.