بسته به نسخه مایکروسافت آفیس که شما استفاده می کنید، ممکن است شامل انواع برنامه های کاربردی باشد. ارائه پایه معمولا شامل ورد، اکسل، پاورپوینت و چشم انداز است. به نظر می رسد پاورپوینت هیچگونه امنیت ذاتی را ارائه نمی دهد، اما ورد، اکسل و چشم انداز همه سطوح رمزگذاری را ارائه می دهند.
تأیید اسناد ورد
برای اسناد مایکروسافت ورد (Word 2000 و جدیدتر)، هنگام ذخیره یک فایل می توانید یک سطح بالاتر از امنیت را انتخاب کنید. به جای صرفا کلیک کردن بر روی "ذخیره"، روی File کلیک کنید، سپس Save As را بزنید و این مراحل را دنبال کنید:
- روی کادر ابزار در گوشه سمت راست بالای فایل کلیک کنید
- بر روی گزینه های امنیتی کلیک کنید
- جعبه گزینه های امنیتی گزینه های مختلفی را ارائه می دهد:
- شما می توانید رمز عبور را در جعبه کنار رمز عبور وارد کنید اگر مایلید فایل بدون دسترسی کامل به آن دسترسی پیدا کند
- در ورد 2002 و 2003، می توانید با کلیک بر روی دکمه پیشرفته در کنار جعبه رمز عبور یک سطح بالاتر از رمزنگاری را انتخاب کنید که حتی سخت تر از آن است که وارد شوید
- شما می توانید رمز عبور را در جعبه کنار رمز عبور وارد کنید تا تغییر دهید اگر دیگران برای باز کردن فایل مناسب باشد، اما می خواهید محدود شوید که چه کسی می تواند تغییراتی در فایل ایجاد کند
- پایین جعبه گزینه های امنیتی همچنین برخی از گزینه ها را برای محافظت از حریم خصوصی سند فراهم می کند:
- حذف اطلاعات شخصی از خواص فایل در ذخیره
- قبل از چاپ، صرفه جویی یا ارسال یک پرونده حاوی تغییرات رد شده یا نظرات اخطار دهید
- تعداد تصادفی را ذخیره کنید تا دقت ادغام را بهبود بخشد
- هنگام باز کردن یا صرفه جویی، نشانه پنهان قابل مشاهده است
- برای بستن جعبه امنیتی گزینه OK را کلیک کنید
- یک نام برای فایل خود را انتخاب کنید و روی ذخیره کلیک کنید
ایمن فایلهای اکسل
اکسل یک سبک بسیار متفاوتی از حفاظت را برای مایکروسافت ورد ارائه می دهد. فقط روی فایل کلیک کنید، Save As را بزنید و مراحل زیر را دنبال کنید:
- روی کادر ابزار در گوشه سمت راست بالای فایل کلیک کنید
- روی گزینه های عمومی کلیک کنید
- شما می توانید رمز عبور را در جعبه کنار رمز عبور وارد کنید اگر مایلید فایل بدون دسترسی کامل به آن دسترسی پیدا کند
- شما می توانید بر روی دکمه پیشرفته در کنار جعبه رمز کلیک کنید تا سطح بالاتر رمزگذاری را انتخاب کنید که حتی سخت تر از آن است که وارد شوید
- شما می توانید رمز عبور را در جعبه کنار رمز عبور وارد کنید تا تغییر دهید اگر دیگران برای باز کردن فایل مناسب باشد، اما می خواهید محدود شوید که چه کسی می تواند تغییراتی در فایل ایجاد کند
- برای بستن کادر تنظیم عمومی روی OK کلیک کنید
- یک نام برای فایل خود را انتخاب کنید و روی ذخیره کلیک کنید
امن فایل های Outlook PST
امضای دیجیتال واقعی و رمزگذاری پیام های دریافتی یا خروجی ایمیل و پیوست های فایل آنها یک موضوع کاملا جداگانه است که در آن زمان دیگر توضیح خواهیم داد. با این حال، اگر اتفاق می افتد که داده ها را از پوشه های مایکروسافت چشم انداز خود را به یک فایل PST منتقل کنید، می توانید محافظت کنید تا اطمینان حاصل شود که داده ها توسط دیگران قابل دسترسی نیستند. فقط این مراحل را دنبال کنید:
- روی فایل کلیک کنید
- وارد کردن و صادرات را انتخاب کنید
- صادرات را به یک فایل انتخاب کنید و روی Next کلیک کنید
- فایل پوشه شخصی را انتخاب کنید (.pst) و روی Next کلیک کنید
- پوشه یا پوشه هایی را که می خواهید برای صادرات انتخاب کنید انتخاب کنید (و اگر می خواهید جعبه را برای افزودن زیر پوشه ها انتخاب کنید) و سپس روی Next کلیک کنید
- مسیر خروجی و نام پرونده را انتخاب کنید و یکی از گزینه های فایل صادرات خود را انتخاب کنید و سپس روی Finish کلیک کنید
- تکراری را با موارد صادر شده جایگزین کنید
- اجازه دهید موارد تکراری ایجاد شود
- موارد تکراری را صادر نکنید
- در قسمت تنظیم رمزگذاری ، یکی از گزینه های زیر را انتخاب کنید
- بدون رمزگذاری
- رمزگذاری فشرده
- رمزگذاری بالا
- در پایین صفحه، رمز عبور را برای باز کردن فایل PST رمزگذاری شده وارد کنید (برای هر بار تأیید اعتبار رمز عبور را همانطور که در نظر داشتید وارد کنید، در غیر اینصورت ممکن است بتوانید خودتان را باز کنید فایل)
- انتخاب کنید آیا این رمز عبور را نیز در لیست رمز خود ذخیره کنید یا خیر
- برای تکمیل صادرات فایل روی OK کلیک کنید
(ویرایش توسط اندی O'Donnell)