گروهی چیست؟

تعریف و مزایای استفاده از گروه ابزار، نرم افزار همکاری

اصطلاح groupware چندین نوع از محیط های کاری مشترک را پشتیبانی می کند. با تاکید بر قابلیت همکاری و کار جمعی در یک محیط چند کاربره، نرم افزار همکاری به عنوان یک پورتال عمل می کند که کاربران آن را ایجاد و به روزرسانی اسناد کنترل شده، مدیریت محتوای آنلاین، به اشتراک گذاشتن دارایی ها مانند تقویم ها و صندوق های پستی، و از طریق چت و ویژگی های پیام رسانی .

در بعضی موارد، برنامه گروهی یک ابزار مستقل است، همانند پلت فرم OnlyOffice برای همکاری سند یا پلت فرم Intuit Quick Base برای مدیریت داده. در موارد دیگر، برنامه گروهی مانند یک سیستم مدیریت محتوا (مانند WordPress) یا به عنوان یک اینترانت کامل (مانند شیرپوینت) عمل می کند.

اصطلاح گروهی، برنامه های کاربردی بسیار گسترده و بسیار خاصی را پوشش می دهد. با این وجود، آنچه که برای هر تعریف مشترک است، این است که بیش از یک کاربر در محیط یکسان با استفاده از همان ابزارها و فرآیندها همکاری می کند.

مزایا و ویژگی های گروه بندی

کار گروهی اجازه می دهد تا به هر دو کارکنان در محل و اعضای تیم پراکنده جغرافیایی به کار با یکدیگر در اینترنت یا یک اینترانت . این نرم افزارها معمولا مزایای زیادی را ارائه می دهند:

• احراز هویت و ورود به سیستم - راه های استاندارد دسترسی به برنامه گروهی، سیاهههای مربوط به کسانی که چه کاری انجام می دهند، سوابقی که نیازهای قانونی کشف را برآورده می کنند
• ارتباطات - ابزار چت، گروه های گفتگو موضوعی، صندوق های پستی شخصی
• کلاسهای تعاملی ، ویرایش فایل در زمان واقعی، مدیریت وظیفه مشترک
• کشف پذیری - ذخیره سازی مرکزی فایل ها و دارایی های اطلاعاتی که توسط یک ابزار جستجو قوی پشتیبانی می شود
• گردش کارهای هماهنگ - فرایندهای مدیریت شده توسط برنامه گروهی که رسیدگی به تصویب، بررسی، اصلاح و غیره، و همچنین پشتیبانی از فرایندهای مدیریت پروژه
• مدیریت دانش سازمانی - ویکی های داخلی، اسناد مرجع محافظت شده، بوک مارک های گروهی، مخازن رمز عبور مشترک، تاریخچه کنترل نسخه
• تعامل اجتماعی و مدیریت شهرت - گروه های کاربری، مدال های نمایه، سفارشی سازی پروفایل توسط کاربران، تولید از طریق سطوح کاربر و رقابت های تعامل کاربر

این فقط کارکنان شرکت بزرگ نیستند که از استفاده از برنامه گروهی سود می برند. برای کارآفرینان و فارغ التحصیلان، این ابزار قابلیت اشتراک فایل، همکاری و برقراری ارتباط با پروژه های با مشتریان از راه دور را از طریق راحتی دفتر خانه فراهم می کند.

راه حل های مختلف گروه کار پشتیبانی از ویژگی های مختلف. اکثر محیط کار گروهی همه ویژگی های ذکر شده در بالا را ارائه نمی دهند، اما بسیاری از آنها یک زیر مجموعه در ترکیب های مختلف ارائه می دهند. یکی از چالش ها در انتخاب راه حل گروهی مناسب برای کسب و کار مورد نیاز، صرف نظر از ویژگی های هر پلت فرم بالقوه نسبت به نیازهای سازمان است.

نمونه کارها نرم افزار گروهی

یادداشت های لوتوس IBM (یا نرم افزار لوتوس در وب سایت لوتوس آی بی ام) یکی از اولین مجموعه های نرم افزاری همکاری بوده و امروزه در بسیاری از دفاتر استفاده می شود. مایکروسافت شیرپوینت یکی دیگر از راه حل های گروهی بزرگ است که در شرکت های بزرگ تاسیس شده است.

سوئیت های بزرگ گروهی جامع، فراتر از پیشنهادات IBM و مایکروسافت، عبارتند از:

• G-Suite - پلت فرم ایمیل Google، اسناد و همکاری های اجتماعی است
• Zoho One - مجموعه ای متمرکز برای کسب و کار برای شرکت های کوچک و متوسط ​​است
• Salesforce - پلت فرم مدیریت ارتباط با مشتری است

علاوه بر این، یک اکوسیستم شکوفایی گروهی با موارد مورد هدف، انعطاف پذیری را برای دنبال کردن بهترین راه حل های مناسب برای استفاده یا با استفاده از یک مجموعه گران تر جامع گروهی فراهم می کند:

• Basecamp، یک ابزار مدیریت محبوب پروژه پرداخت می شود
• Huddle، که حساب، حساب محدود و رایگان را ارائه می دهد
• Xero، که یک سیستم حسابداری آنلاین کامل را در ابر ارائه می دهد
• وردپرس، یک پلت فرم رایگان برای محتوای مبتنی بر وب است