چگونه فایل ها را با افراد به اشتراک بگذارید
SharePoint Online، سرویس مبتنی بر ابر میزبانی شده توسط مایکروسافت، بخشی از برنامه Office 365 است، یا می تواند به عنوان یک افزودنی برای سرور شیرپوینت به دست آید. علاقه مندی اصلی به خدمات جدید و به روز شده SharePoint Online این است که مکالمات تعاملی آنلاین را بهبود بخشد و برای به اشتراک گذاری اسناد در حال حرکت آسان تر و امن تر باشد.
اگر شما قبلا یک کاربر آنلاین شیرپوینت هستید، می توانید خدمات ارتقاء را پیش بینی کنید. شیرپوینت آنلاین در حال حاضر شامل استفاده در تلفن های همراه و قرص و یک تجربه اجتماعی بدون درز است. همچنین در دفتر 365 شامل OneDrive برای کسب و کار، یک نسخه حرفه ای OneDrive برای ذخیره سازی سند در ابر است که شما را قادر می سازد تا با فایل های ذخیره شده در رایانه یا سرور شرکت همگام سازی کنید.
سازماندهی مجوزها و کاربران در گروهها
مجوز برای به اشتراک گذاری اسناد در شیرپوینت آنلاین بهترین با توجه به دسترسی کاربر مورد نظر است. سطوح دسترسی SharePoint Online عبارتند از:
- بازدید کنندگان - مشاهده اسناد در یک مرورگر
- اعضا - ویرایش یا اشتراک اسناد
- صاحبان - مجوز کنترل کامل سایت SharePoint Online را دارند
برای بازدیدکنندگان برای دانلود اسناد، مجوزها باید شامل «خواندن» دسترسی شوند.
نام گروه جدید ممکن است برای ایجاد یک گروه خاص یا گروه همکاری تیم ایجاد شود . "طراحان سایت"، "نویسندگان" و "مشتریان" نمونه هایی هستند.
اشتراك اسناد خارج از سازمان شما
کاربران خارجی به طور معمول تامین کنندگان، مشاوره ها و مشتریان هستند که می خواهید به طور همزمان از آنها به اشتراک بگذارید.
صاحبان شیرپوینت آنلاین که دارای مجوز کنترل کامل می توانند اسناد را با کاربران خارجی به اشتراک بگذارند. کاربران خارجی می توانند به گروه های کاربری بازدید کننده یا عضو گروه اضافه شوند تا مدیریت مجوزها برای به اشتراک گذاری اسناد را بهتر مدیریت کنند.
- به اشتراک گذاشتن لینک مهمان پیوند مهمان می تواند از طریق ایمیل به اشتراک گذاشته شود تا اسناد را از یک کتابخانه سند SharePoint Online مشاهده نماید. برای به حداکثر رساندن خطر این که اسناد با دیگران به اشتراک گذاشته شود، می توانید از کاربران خارجی برای ورود به سیستم بخواهید. این مرحله نیاز به تنظیم افرادی که در بازدیدکنندگان (یا کاربران بدون مجوز با دسترسی به خواندن) توسط کاربران ناشناس باز شده است.
- به اشتراک گذاشتن با اعضا اگر کاربران خارجی شما اشتراکی با Office 365 داشته باشند یا عضو سایت شما باشند، می توانید از آنها برای ورود به سیستم قبل از دسترسی به اسناد مشترک استفاده کنید. این مرحله فرض می کند شما آنها را به گروه مجوز اعضا اضافه کردید. کاربران خارجی بدون مایکروسافت آفیس می توانند فایل را تا زمانی که دسترسی به آنها را خوانده اند دانلود کنند.
- پیوند عمومی را از OneDrive برای کسب و کار به اشتراک بگذارید. OneDrive یک منطقه ذخیره سازی سند در Office 365 است که خدمات شما ارتقا یافته است. OneDrive بهترین استفاده برای به اشتراک گذاری فایل ها با کاربران عمومی خارجی جدا از کتابخانه سند SharePoint Online است. OneDrive را می توان به عنوان نسخه نهایی یک سند برای دیدن عمومی مشاهده کرد، برای مثال به عنوان یک لینک از یک وب سایت یا وبلاگ. کتابخانه اسناد شیرپوینت آنلاین شما می تواند منبع باشد، بنابراین برای OneDrive یک کپی برای کمک به شما در تشخیص دو منطقه، اگر شما تصمیم به استفاده از OneDrive در این راه.
- به اشتراک گذاشتن اسناد درون سازمان شما کاربران داخلی درون سازمان شما یا سایر ادارات هستند. به طور معمول، اسناد را به صورت های مختلف به اشتراک می گذارید، بسته به اینکه آیا شما در یک گروه کار می کنید یا در یک گروه شرکت می کنید و یا برای اسناد دیگر به منظور مشاهده وضعیت فعلی دانش یا نسخه سند، مدارک را در داخل اینترانت قرار می دهید.
- به اشتراک گذاشتن با اعضا استفاده از Office 365 با SharePoint Online دسترسی به Office Web Apps، سرویس سبک وزن مبتنی بر مرورگر را فراهم می کند که می توانید از آن برای ایجاد، ویرایش و اشتراک گذاری اسناد آنلاین استفاده کنید. کاربران با Microsoft Office می توانند فایل ها را از رایانه خود با فایل های ذخیره شده در SharePoint Online همگام سازی کنند تا با اعضای اشتراک گذاری اشتراک دارند. همچنین کاربران با Microsoft Office می توانند فایل ها و پوشه ها را از SharePoint Online به یک رایانه یا دستگاه تلفن همراه برای کار آفلاین همگام سازی کنند.
- با غیرمجازان اشتراکگذاری کنید فرض کنید که همه افراد سازمان شما اشتراکی با Office 365 ندارند، اسناد را می توان به صورت گروهی مجاز به اشتراک گذاشت. به عنوان مثال، افراد غیر عضو مانند تیم های اجرایی در سازمان شما ممکن است نیاز به نگهداری از یک کتابخانه سند بازاریابی داشته باشند که در آن اطلاعات بازار یا تجربه مشتری در آن ثبت شده است.
- اشتراک از OneDrive شما می توانید فایل های خود را با کاربران داخلی از OneDrive به اشتراک بگذارید. قبل از انتقال اسناد به یک کتابخانه سند SharePoint Online می توانید OneDrive را به عنوان یک منطقه پیشنهادی استفاده کنید.