انتقال پیام های ایمیل به پوشه ها یک فرایند بسیار ساده است که بهتر است (گاهی اوقات صدها یا هزاران) ایمیل ها را سازماندهی می کند.
ممکن است بخواهید ایمیل را به پوشه ها منتقل کنید تا آنها را به موضوعات مربوطه طبقه بندی کنید یا پوشه های مخصوص مخاطب را از همه ایمیل هایی که از افراد خاص دریافت می کنید، نگه دارید.
نحوه ذخیره ایمیل در یک پوشه
اکثر ارائه دهندگان ایمیل به شما اجازه می دهد به سادگی پیام را مستقیما در پوشه انتخابی خود بکشید. دیگران، که کشیدن و رها کردن را پشتیبانی نمی کنند، به احتمال زیاد دارای یک منو هستند که می توانید آن را برای انتقال پیام در جای دیگری به دست آورید. این درست برای هر دو مشتری آنلاین و موارد قابل دانلود است.
برای مثال، با Gmail و Outlook Mail، علاوه بر کشیدن و رها کردن، می توانید از منوی انتقال به انتخاب یک پوشه مناسب برای انتقال پیام استفاده کنید. یاهو و Mail.com به همان شیوه عمل می کند به جز اینکه منوی حرکت فقط Move است . با AOL Mail، آن را در منوی بیشتر> انتقال قرار دهید.
با اکثر ارائه دهندگان، انتقال ایمیل به پوشه ها می تواند به صورت فله انجام شود، بنابراین شما مجبور نیستید هر پیام شخصی را به صورت خود انتخاب کنید. به عنوان مثال، با استفاده از Gmail، شما می توانید کلمات کلیدی یا آدرس های ایمیل خاص خود را در ایمیل خود جستجو کنید و سپس همه آنها را انتخاب کنید تا به سرعت تعداد زیادی ایمیل را به یک پوشه جداگانه منتقل کنید.
نحوه انتقال پیام های ایمیل به صورت خودکار
حتی بهتر است که برخی از ارائه دهندگان به شما اجازه می دهد به صورت خودکار ایمیل را به یک پوشه با استفاده از فیلتر ذخیره کنید.
شما می توانید ببینید که چگونه این کار را انجام دهید اگر این پیوندها را به دستورالعمل های Gmail، Microsoft Outlook، Outlook.com، Yahoo! ، و GMX Mail.
سایر ارائه دهندگان لیست نشده در اینجا تنظیمات مشابهی دارند، مانند تنظیمات Menu > تنظیمات فیلتر Mail.com یا گزینه AOL Mail > Settings> Mail Settings> Filters and Alerts .
نحوه دانلود ایمیل به کامپیوتر شما
صرفه جویی در پیام ها به یک پوشه ممکن است به معنای صرفه جویی در آنها را به یک پوشه در رایانه خود بجای اینکه در سرویس گیرنده ایمیل باشد. این قطعا برای ایمیل های شخصی امکان پذیر است، اما ممکن است برای پیام های فله ای نباشد، و همیشه هم با هر ارائه دهنده یکسان نیست یا ویژگی قطعی پشتیبانی شده از هر سرویس ایمیل است.
برای هر ارائه دهنده ایمیل، می توانید، البته، صفحه ای از ایمیل را برای دریافت کپی آفلاین از آن چاپ کنید. شما همچنین می توانید از یک تابع چاپ / ذخیره داخلی ساخته شده برای بارگیری پیام به رایانه خود استفاده کنید.
به عنوان مثال، با باز کردن یک پیام جیمیل، می توانید از منو برای انتخاب نمایش اصلی ، که به شما یک دکمه دانلود اصلی را برای ذخیره پیام به عنوان یک فایل TXT می دهد، استفاده کنید. برای دانلود هر پیام پی دی اف (یا فقط آنهایی که با برچسبهای خاصی مشخص شده اند)، از ویژگی Takeout Google استفاده کنید.
اگر چه از Gmail استفاده نمی کنید دقیقا مانند همان Gmail است، بسیار آسان است که یک ایمیل به OneNote ذخیره کنید و سپس آن را به همان برنامه OneNote بر روی دسکتاپ یا دستگاه تلفن همراه خود بارگیری کنید.
گزینه دیگری با هر سرویس ایمیل این است که آن را با یک سرویس ایمیل آفلاین تنظیم کنید تا زمانی که پیام ها به کامپیوتر شما ذخیره شود، می توانید آنها را به صورت یک فایل برای اهداف بایگانی صادر کنید یا آنها را در کامپیوتر خود در مواردی که می روید آفلاین.
این فرایند ایمیل آفلاین شبیه به ویژگی داخلی ساخته شده در کاربران Gmail است، به نام Google Offline .