اگر شما بیشتر کاربران هستید، احتمالا زمان زیادی را صرف فکر کردن درباره اسناد اسناد خود در هنگام ذخیره آنها نمی کنید. متاسفانه این می تواند بدون جستجوی کمی فایل مورد نظر شما را پیدا کند - حتی ممکن است برای باز کردن چندین فایل مختلف، چندین فایل مختلف را باز کنید.
ایجاد یک سیستم نامگذاری برای اسناد شما و عادت به استفاده از آن زمان و ناامیدی شما را هنگامی که زمان لازم برای قرار دادن سند مورد نیاز شما را ذخیره خواهد کرد. به جای جستجو از طریق اسناد بی شماری با نامهای نامشخص نامشخص، سیستم نامگذاری به شما کمک می کند سرعت جستجوی خود را افزایش دهید.
سیستم نامگذاری حق
هیچ راهی درست برای نام فایل های شما وجود ندارد و سیستم های نامگذاری از کاربر به کاربر متفاوت خواهد بود. مهم است پیدا کردن روش است که برای شما مناسب است، و سپس آن را به طور مداوم استفاده کنید. در اینجا چند نکته برای شروع شما وجود دارد:
- تاریخ مربوط به سند را در نام پرونده خود قرار دهید: این به طور بالقوه یکی از عناصر مفید برای نامگذاری فایل است، مخصوصا زمانی که با مکاتبات برخورد می کنید. حتی اگر دقیقا زمانی که یک سند را تشکیل می دهید به یاد نمی آورید، احتمالا می توانید جستجو خود را به یک دوره زمانی مشخص محدود کنید.
- نام گیرنده را در نام فایل خود وارد کنید: این کار بسیار ارزشمند هنگام کار با حروف است، اما می تواند یک عنصر مفید برای سایر انواع اسناد مانند قراردادها، یادداشت ها و حتی یادداشت ها باشد.
- مشخص کنید چه نوع سند فایل است: باز هم، این به نظر می رسد مانند داده شده برای برخی از کاربران، و به همین دلیل است که این بخش مهم از نام فایل است. اگر به دنبال یک نامه ای هستید که نوشتید، می توانید یک فایل با نام "قرارداد" یا "یادداشت" را در نام حذف کنید.
- توجه به نحوه سفارش عناصر نام فایل: در حالی که این ممکن است به شما کمک کند فایل های خود را متفاوت کنید، آن را به شما کمک خواهد کرد که آنها را در هنگام جستجو جستجو کنید. با استفاده از کنترل های مرتب سازی در کادر محاوره ای باز در Word یا در ویندوز اکسپلورر، می توانید فایل های خود را بر اساس حروف الفبا (یا عددی) مرتب کنید تا آنها توسط اولین علامت در نام فایل مرتب شوند.
این فهرست جامعی از راهنمایی ها در مورد نامگذاری فایل ها نیست، اما جای خوبی برای شروع است. هنگامی که یک عمل نامگذاری فایل های خود را به صورت سازگار آغاز می کنید، شما یک سیستم را که برای شما مناسب تر است، توسعه می دهد و احتمالا با برخی از ترفندها از خودتان خواهید بود.