قالب های ورد خود را برای صرفه جویی در وقت ایجاد کنید، اما ابتدا آنها را برنامه ریزی کنید
اگر اغلب اسنادی را که حاوی همان قالب بندی تخصصی هستند ایجاد کنید اما همیشه شامل همان متن نیستند مانند فاکتورها، لغزش های بسته بندی، حروف فرم و غیره، شما می توانید این فرآیند را به صورت خودکار انجام دهید و زمان زیادی را صرف ایجاد یک قالب در ورد
الگو چیست؟
برای کسانی که با الگوها آشنا نیستند، در اینجا یک توضیح سریع وجود دارد: یک قالب مایکروسافت ورد یک نوع سند است که وقتی آن را باز می کنید یک کپی از خود ایجاد می کند. این کپی دارای طراحی و قالب بندی قالب است، مانند لوگوها و جداول، اما شما می توانید با وارد کردن محتوا بدون تغییر قالب اصلی، آن را تغییر دهید.
شما می توانید قالب را هر چند بار که دوست دارید باز کنید و هر بار یک نسخه جدید از خود برای یک سند جدید ایجاد کنید. فایل ایجاد شده به عنوان نوع فایل استاندارد ورد (به عنوان مثال .docx) ذخیره می شود.
قالب کلمه می تواند شامل قالب بندی، سبک ها، متن متنی، ماکروها ، هدر ها و پاورقی ها، و همچنین لغت نامه های سفارشی ، نوار ابزار و نوشته های AutoText باشد.
برنامهریزی یک قالب ورد
قبل از اینکه قالب Word خود را ایجاد کنید، یک ایده خوب است که لیستی از جزئیات را که می خواهید در آن قرار دهید، ایجاد کنید. زمان صرف برنامه ریزی، زمان بیشتری را در طولانی مدت صرفه جویی خواهید کرد.
در اینجا چند نکته در مورد موارد ذکر شده وجود دارد:
- هر متنی که باید در تمام اسناد بر اساس الگو باشد.
- قالب بندی مانند ستون ها، حاشیه ها، توقف های تب، انتزاعی، پاورقی ها و غیره
- ماکروها ممکن است بخواهید از آن استفاده کنید اما برای این سند خاص هستند.
- برای حروف، یک فیلد تاریخی وارد کنید که هر بار که قالب باز شود، به صورت خودکار بهروزرسانی شود.
- همچنین برای نامه ها شامل آدرس و اطلاعات تماس شما می باشد.
- از فیلدهای یا AutoText برای اطلاعاتی استفاده کنید که ممکن است تغییر کند، اما همیشه شامل همان اطلاعات (مثلا شماره صفحات، عنوان سند، مسیر فایل و غیره) خواهد بود. این نوع اطلاعات اغلب در header ها و پاورقی هاست.
- اگر سند شما شامل بخش هایی با قالب بندی های مختلف باشد، می توانید از متن توصیفی حفره های حفاری مانند TITLE یا HEADING استفاده کنید که می توانید در کپی ایجاد شده از قالب تایپ کنید. به این ترتیب قالب بندی خاصی برای آن بخش خواهد داشت.
وقتی یک طرح کلی از آنچه میخواهید، سند اولیه نمونه را در یک سند Word خالی بگذارید. شامل تمام عناصر شما لیست شده و طراحی شما را برای اسناد خود می خواهید.
ذخیره الگو جدید شما
سند خود را به عنوان یک الگو با دنبال کردن این مراحل ذخیره کنید:
ورد 2003
- روی فایل در منوی بالا کلیک کنید.
- روی ذخیره به عنوان ... کلیک کنید
- حرکت به مکان که می خواهید برای ذخیره الگو خود. ورد در محل ذخیره پیش فرض برای قالب ها آغاز می شود. به یاد داشته باشید که در هنگام ایجاد اسناد جدید قالبهایی که در مکانهایی غیر از مکان پیشفرض ذخیره شدهاند در کادر محاورهی «الگوها» ظاهر نمیشوند.
- در فیلد "نام فایل"، یک نام فیلد قابل تشخیص را تایپ کنید.
- بر روی فهرست "ذخیره به عنوان نوع" کلیک کنید و قالب های سند را انتخاب کنید.
- روی ذخیره کلیک کنید .
ورد 2007
- روی دکمه مایکروسافت آفیس در بالا سمت چپ کلیک کنید.
- نشانگر موشواره خود را روی Save As ... قرار دهید . در منوی دوم که باز می شود، روی الگو ورد کلیک کنید.
- حرکت به مکان که می خواهید برای ذخیره الگو خود. ورد در محل ذخیره پیش فرض برای قالب ها آغاز می شود. به خاطر داشته باشید که قالب های ذخیره شده در مکان هایی غیر از مکان پیش فرض در کادر محاوره ای «الگوها» ظاهر نمی شوند.
- در فیلد "نام فایل"، یک نام فیلد قابل تشخیص را تایپ کنید.
- روی ذخیره کلیک کنید .
ورد 2010 و نسخه های بعدی
- روی تب File کلیک کنید.
- روی ذخیره به عنوان ... کلیک کنید
- حرکت به مکان که می خواهید برای ذخیره الگو خود. ورد در محل ذخیره پیش فرض برای قالب ها آغاز می شود. به یاد داشته باشید که در هنگام ایجاد اسناد جدید قالبهایی که در مکانهایی غیر از مکان پیشفرض ذخیره شدهاند در کادر محاورهی «الگوها» ظاهر نمیشوند.
- در فیلد "نام فایل"، یک نام فیلد قابل تشخیص را تایپ کنید.
- بر روی فهرست "ذخیره به عنوان نوع" کلیک کنید و قالب های سند را انتخاب کنید.
- روی ذخیره کلیک کنید .
سند شما به عنوان یک الگو با پسوند فایل .dot یا .dotx ذخیره می شود که می تواند برای ایجاد اسناد جدید بر اساس آن استفاده شود.