اگر به ایمیل پاسخ دهید، باید به چه چیزی پاسخ دهید. به همین دلیل متن پیام اصلی معمولا در یک پاسخ نقل شده است. بسیار روشن است، اما بهترین راه برای نقل قول متن در یک ایمیل نیست.
یک شبه استاندارد برای انجام کار درست وجود دارد. این باعث می شود شما نقل قول را فقط به اندازه مورد نیاز در راه است که اجازه می دهد تا دریافت کننده پاسخ شما دقیقا همان چیزی است که شما به آن واکنش نشان می دهد. اگر همه مشتریان ایمیل (و یا ایمیل های کاربران) مطابقت داشته باشند، پیام ها همیشه تمیز و شسته شده و به راحتی قابل خواندن هستند.
نقل قول در روش پیشنهادی، کار درستی است، اما این کار نیز برای برطرف کردن متن نقل قول است و آن را زیبا می کند. آیا واقعا برای پاسخ سریع و کوتاه ضروری است؟ و اگر سعی کنید نقل قول استفاده از سوراخ مناسب در یک برنامه ایمیل مانند چشم انداز، شما یا یک ساعت برای یک پاسخ یا ناکامی (یا احتمالا هر دو) نشسته اید.
راه لاغر: آسان، هنوز هم درست و خوب است
خوشبختانه، همیشه بیشتر از یک راه برای انجام کاری وجود دارد. به طور معمول، این گزینه ها کامل نیستند، اما به راحتی می توانید بیش از یک رویکرد مناسب را داشته باشید. در حال حاضر، در اینجا راحت تر، اما هنوز کاملا قابل خواندن و قابل قبول و سازگار - و مناسب - راه پاسخ دادن به یک ایمیل است.
برای رسم پاسخ صحیح ایمیل در حالی که تنبل هستید:
- پیام خود را در بالای پاسخ شروع کنید.
- پیام اصلی که در زیر به آن پاسخ می کنید را وارد کنید.
- اطمینان حاصل کنید که امضای شما بالاتر از متن نقل قول است.
- هیچ تغییری در مطالب ذکر شده انجام ندهید.
- البته، می توانید قطعا طول و (به طور مرتب حذف) پیوست های درون خطی را کاهش دهید. آنها را با "[...]" جایگزین کنید.
- چندین کلمه که ممکن است، تکرار کنید، سؤالاتی که پاسخ میدهید.
- به جای یک "بله"، سعی کنید "شما پرسید که آیا ما سیب را می خواهیم بله، ما انجام می دهیم." یا "ما می خواهیم سیب، بله".
- اطمینان حاصل کنید که متن نقل قول شده است، نه با استفاده از کاراکترهای '>' و نه میله های نقل قول.
- اگر پاسخ خود را به پاسخ پاسخ دهید، می توانید پیام های قدیمی و غیر ضروری را از پایین حذف کنید.
در ایمیل های مشتریان و خدمات مانند جیمیل که به طور خودکار بایگانی و گفتگو بحث هوشمندانه، این سبک پاسخ به طور خاص کار می کند. از آنجا که تمام متن نقل شده در یک مکان است، می توان آن را به راحتی و بدون ممانعت از یکپارچگی پیام مخفی در حالی که متن بین پیام ها از طریق ایمیل های اصلی ایجاد شده است.
تنظیم برنامه ایمیل خود را برای پاسخ های لعنتی، صحیح
برای اینکه بعدا تنبل باشید، ابتدا لازم است که برخی از کارهای نصب را انجام دهید. اکثر برنامه های ایمیل و خدمات را می توان به راحتی تنزل اما صحیح پاسخ، هر چند:
- یودورا
- هاتمیل
- Mac OS X Mail
- چشم انداز اکسپرس
- ایمیل ویندوز