چند دلیل خوب برای اینکه شما نباید پیش فرض «همه پاسخها» را در ایمیل بفرستید

آیا واقعا نیاز به پاسخ دادن به همه در یک پیام گروهی دارید؟

اگر پاسخ خوبی باشد، بهتر است به همه پاسخ دهید. درست؟

نه همیشه. اگر پاسخ واقعا برای همه گیرندگان مهم است، باید از «پاسخ همه» استفاده شود.

بعضی از همه سناریو ها پاسخ می دهند به علت حوادث ناگوار که در آن یک گیرنده نمی داند که روی آن کلیک کرده یا آن گزینه را پاک کرده است. اکثر اوقات به احتمال زیاد به دلیل این واقعیت است که فرد متوجه نمی شود که چه زمانی پاسخ همه پیام ها را ارسال کند.

در هر صورت، این به طور کلی به افراد دیگر درگیر در پیام گروه آزار دهنده است. به همین دلیل بهتر است از پاسخ به همه با احتیاط استفاده کنید.

زمان پاسخ دادن به همه

از برنامه ایمیل پاسخ به همه فقط از زمانی که استفاده می کنید، استفاده کنید:

پاسخ به همه زمانی که:

پاسخ فقط برای موارد خاص است. این فقط باید مورد استفاده قرار گیرد اگر شما نیاز به ارسال یک پیام به هر گیرنده در گروه داشته باشید. در غیر این صورت، اگر شما نیازی به انجام این کار ندارید، باید فقط به افراد مربوطه پاسخ دهید، حتی اگر این بدان معنی است که شما فقط به فرستنده پاسخ می دهید.

به عنوان مثال، در نظر بگیرید که یک ایمیل از شما بپرسد آیا مایل هستید در این آخر هفته به مهمانی بازنشسته بیایید. وانمود می کند که به 30 نفر دیگر فرستاده شده است و از شما خواسته شده است که نه تنها در صورتی که قصد دارید، اما اگر شما می توانید مواد غذایی و یا کمک به برخی از راه های دیگر.

این معمولا در این وضعیت مناسب نیست که برای پاسخ دادن به همه افراد دیگر ارسال کنید و توضیح دهید که نمیتوانید بپردازید زیرا شما باید این آخر هفتهها را کار کنید و فرزند شما به هر حال بیمار است، بنابراین یک تعطیلات خوب برای شما نیست. این جزئیات مربوط به فرستنده است، اما احتمالا به هر کس دیگر که دعوت شده است.

با این حال، زمانی است که شما باید به همه پاسخ دهید و زمانی که انتظار می رود که به همه پاسخ دهید. شاید این بحث شامل یک بحث گروهی در مورد یک پروژه کاری یا چیزی دیگری است که مستقیما شامل گیرندگان دیگر می شود.

مهم نیست، همیشه قبل از فرستادن ایمیل تودهای به دیگران، باید از آن استفاده کنید. حتی هنگامی که چند نفر یک پیام را پس از دیگری همه پیام ها را پاسخ می دهند، حتی بدتر می شود، و در عرض یک یا دو دقیقه ایمیل های شما را دریافت می کنید. اینها نه تنها دشوار است، اما اگر شما نیازی به خواندن آنها ندارید، به دنبال آن هستید.