دستورالعمل برای اکسل 2003 - 2016
با داشتن ستون ها و ردیف های خالص، قابلیت های مرتب سازی و ویژگی های ورود اطلاعات، اکسل ممکن است برنامه ای کامل برای ورود و ذخیره اطلاعات مانند لیست های تماس باشد. هنگامی که یک لیست دقیق ایجاد کرده اید، می توانید از آن با سایر برنامه های مایکروسافت آفیس برای انجام وظایف متعدد استفاده کنید. با استفاده از قابلیت ادغام نامه در MS Word، می توانید برچسب های پستی از اکسل را ظرف چند دقیقه چاپ کنید. با توجه به نسخه ای که از Office استفاده می کنید، نحوه چاپ برچسب ها را از اکسل یاد بگیرید.
اکسل 2016، اکسل 2013، اکسل 2010 یا اکسل 2007
برگه کار را آماده کنید
برای ساخت برچسب های پستی از اکسل، صفحه گسترده باید به درستی تنظیم شود. یک عنوان را در سلول اول هر ستون بنویسید و اطلاعات را در آن ستون مشخص و مختصر توضیح دهید. ستون را برای هر عنصری که میخواهید در برچسب قرار دهید، ایجاد کنید. به عنوان مثال، اگر می خواهید برچسب های پستی را از اکسل ایجاد کنید، ممکن است شما دارای عنوان های ستون زیر باشید:
- عنوان (Mr./Ms./Dr)
- نام کوچک
- نام خانوادگی
- آدرس خیابان
- شهر
- دولت
- کد پستی
داده ها را وارد کنید
هنگام وارد کردن برچسب از اکسل، نام و آدرس یا سایر اطلاعات مورد نظر خود را می نویسید. اطمینان حاصل کنید که هر مورد در ستون درست باشد. اجتناب از ترک ستون های خالی یا ردیف در لیست. پس از اتمام کار برگه را ذخیره کنید.
تایید قالب فایل
اولین بار که شما را به یک صفحه اکسل از Word وصل می کنید، باید یک تنظیم را فعال کنید که به شما امکان تبدیل فایل ها بین دو برنامه را فعال می کند.
- در ورد، بر روی زبانه File کلیک کنید و گزینه در پایین صفحه چپ را انتخاب کنید.
- روی پنجره پیشرفته در پنجره چپ پنجره گزینه Word کلیک کنید و سپس به بخش عمومی بروید .
- اطمینان حاصل کنید که تایید تبدیل فرمت فایل در باز انتخاب شده است و روی OK کلیک کنید.
تنظیم برچسب ها در ورد
- یک سند Word خالی را باز کنید
- به برگه Mailings بروید، Start Mail Merge را انتخاب کنید و روی برچسب ها کلیک کنید.
- نام تجاری را در جعبه فروشندگان برچسب انتخاب کنید و سپس شماره محصول را انتخاب کنید، که در بسته بندی برچسب ذکر شده است. اگر میخواهید ابعاد برچسب سفارشی را وارد کنید، می توانید برچسب جدید را انتخاب کنید.
- برای ادامه آماده باشید.
Worksheet را به برچسب ها متصل کنید
قبل از انجام ادغام برای چاپ برچسب های آدرس از اکسل، شما باید سند Word را به برگه حاوی لیست خود متصل کنید.
- در برگه Mailings ، روی گزینه Recipients در گروه ادغام ایمیل کلیک کنید و از لیست موجود استفاده کنید.
- به کار برگزیده اکسل حاوی لیست خود در پنجره انتخاب داده ها باز می گردید و بر روی Open کلیک کنید.
- برای تأیید اینکه میخواهید از لیست استفاده کنید، برای تأیید کلیک کنید و دوباره روی OK کلیک کنید تا جدول موجود در فهرستتان را انتخاب کنید. این صفحه اکنون با برچسب هایی که « ضبط بعدی» می گویند پر می شود.
زمینه ادغام ایمیل را اضافه کنید
این جایی است که آن دسته ها که شما به صفحه اکسل اضافه کرده اید، مفید خواهد بود.
- روی اولین برچسب روی صفحه کلیک کنید و سپس Block Address را در قسمت Fields Write و Insert در برگه Mailings انتخاب کنید.
- روی دکمه Match Fields در کادر گفتگو Block Insert Block که ظاهر می شود کلیک کنید.
- اطمینان حاصل کنید که عناوین شما با فیلدهای مورد نظر مرتبط است. اگر هر یک از آنها نادرست باشد، از پیکان کشویی در کنار آن برای مطابقت با فیلد صحیح استفاده کنید.
- روی OK کلیک کنید برای بستن کادر محاوره ای دوباره با کلیک بر روی OK و سپس بر روی برچسب های بروز رسانی در بخش "نوشتن و قرار دادن فیلد" در برگه Mailings کلیک کنید.
انجام ادغام
هنگامی که صفحه گسترده اکسل و سند Word را ایجاد می کنید، می توانید اطلاعات را ادغام کرده و برچسب های خود را چاپ کنید.
- روی Finish و Merge در گروه Finish در برگه Mailings کلیک کنید.
- برای پیش نمایش نحوه نمایش برچسب های چاپ شده خود، روی Edit Individual Documents کلیک کنید. همه را انتخاب کنید و روی OK کلیک کنید.
یک سند جدید با برچسب های پستی از کاراکتر اکسل شما باز می شود. شما می توانید برچسب ها را ویرایش، چاپ و ذخیره کنید همانطور که هر سند Word دیگر را می خواهید.
اکسل 2003
اگر از مایکروسافت آفیس 2003 استفاده می کنید، مراحل ایجاد برچسب آدرس از اکسل کمی متفاوت هستند.
برگه کار را آماده کنید
برای ساخت برچسب های پستی از اکسل، صفحه گسترده باید به درستی تنظیم شود. یک عنوان را در سلول اول هر ستون بنویسید و اطلاعات را در آن ستون مشخص و مختصر توضیح دهید. ستون را برای هر عنصری که میخواهید در برچسب قرار دهید، ایجاد کنید. به عنوان مثال، اگر می خواهید برچسب های پستی را از اکسل ایجاد کنید، ممکن است شما دارای عنوان های ستون زیر باشید:
- عنوان (Mr./Ms./Dr)
- نام کوچک
- نام خانوادگی
- آدرس خیابان
- شهر
- دولت
- کد پستی
داده ها را وارد کنید
- هنگام وارد کردن برچسب از اکسل، نام و آدرس یا سایر اطلاعات مورد نظر خود را می نویسید.
- اطمینان حاصل کنید که هر مورد در ستون درست باشد. اجتناب از ترک ستون های خالی یا ردیف در لیست.
- پس از اتمام کار برگه را ذخیره کنید.
ادغام را شروع کنید
- یک سند جدید ورد را باز کنید
- به منوی Tools بروید، به Letters و Mailings مراجعه کنید و Mail Merge را انتخاب کنید تا پنجره Task Merge Mail باز شود.
- برچسب ها را انتخاب کنید و روی Next کلیک کنید : شروع سند .
- گزینه های Label را کلیک کنید تا کادر محاوره Label Options باز شود.
برچسبهای خود را انتخاب کنید
- نام تجاری را در جعبه فروشندگان برچسب انتخاب کنید و سپس شماره محصول را انتخاب کنید، که در بسته بندی برچسب ذکر شده است. اگر میخواهید ابعاد برچسب سفارشی را وارد کنید، می توانید برچسب جدید را انتخاب کنید.
- برای ادامه آماده باشید.
منبع خود را انتخاب کنید
- روی استفاده از لیست موجود در قسمت انتخاب گیرندگان کلیک کنید و سپس بر روی مرورگر کلیک کنید.
- به کار برگزیده اکسل حاوی لیست خود در پنجره انتخاب داده ها باز می گردید و بر روی Open کلیک کنید. پنجره پیغام ادغام ایمیل باز می شود.
- اطمینان حاصل کنید که داده های شما درست ظاهر می شوند و روی OK کلیک کنید.
ترتیب برچسب ها
- روی Next کلیک کنید : ترتیب برچسب های خود را .
- بلوک آدرس را انتخاب کنید
- روی دکمه Match Fields در کادر گفتگو Block Insert Block که ظاهر می شود کلیک کنید.
- اطمینان حاصل کنید که عناوین شما با فیلدهای مورد نظر مرتبط است. اگر هر یک از آنها نادرست باشد، از پیکان کشویی در کنار آن برای مطابقت با فیلد صحیح استفاده کنید. روی OK کلیک کنید
- بر روی Update All Labels در زیر برچسبهای تکثیر در کادر محاوره ای Mail Merge کلیک کنید.
پیش نمایش و پایان
- با استفاده از فلش های زیر پیش نمایش برچسب های خود را به مطمئن شوید که آنها به درستی ظاهر می شود.
- روی Next کلیک کنید : تکمیل ادغام .
- اگر میخواهید هرگونه تغییری را انجام دهید، روی ویرایش شناسههای فردی کلیک کنید .
- هنگامی که شما از ادغام راضی هستید، روی چاپ کلیک کنید تا برچسبهای آدرس خود را از اکسل چاپ کنید.