اکثر شرکت ها با آنچه در مایکروسافت ورد و اکسل انجام می شود آشنا هستند، اما درک آنچه مایکروسافت می تواند انجام دهد، کمی سخت تر است. ایده ایجاد پایگاه های داده و تلاش برای حفظ آنها به نظر می رسد استفاده غیر ضروری از منابع است. با این حال، برای کسب و کارهای کوچک، این برنامه می تواند مزایای متفاوتی را به همراه داشته باشد، مخصوصا در مورد مدیریت رشد و سازمان.
مایکروسافت دسترسی راه های بسیار قوی برای شرکت های کوچک برای ردیابی داده ها و پروژه ها از اکسل و ورد فراهم می کند. دسترسی ممکن است وقت بیشتری برای یادگیری از برنامه های معمولی مایکروسافت داشته باشد، اما بیشترین ارزش را برای ردیابی پروژه ها، بودجه ها و رشد دارد. تمام داده های لازم برای اجرای یک کسب و کار کوچک برای مقایسه و تجزیه و تحلیل در یک برنامه واحد نگهداری می شود، و از آنجاییکه برنامه های گزارش و نمودارها را از هر برنامه دیگری آسان تر می کند. مایکروسافت تعدادی از قالب ها را برای ساده سازی فرایند یادگیری ارائه می دهد و کاربران می توانند قالب ها را به همان صورت که می خواهند سفارشی کنند. درک مبانی مایکروسافت دسترسی می تواند کمک به کسب و کارهای کوچک ارزش کامل خود را در عملیات روزانه خود را.
اگر قبلا از صفحه گسترده استفاده کرده باشید، صفحه گسترده اکسل خود را به یک پایگاه داده دسترسی آسان تبدیل کنید.
نگهداری اطلاعات مشتری
این پایگاه داده به کسب و کار اجازه می دهد همه اطلاعات لازم را برای هر مشتری یا مشتری، از جمله آدرس ها، اطلاعات سفارش، فاکتورها و پرداخت ها، ردیابی کند. تا زمانی که پایگاه داده در شبکه ای ذخیره شود که همه کارکنان می توانند به آن دسترسی پیدا کنند، کاربران می توانند اطمینان حاصل کنند که اطلاعات فعلی هستند. از آنجا که اطلاعات مشتری برای هر کسب و کار کوچک حیاتی است، پایگاه داده می تواند امن باشد. اضافه کردن فرم ها به پایگاه داده کمک می کند تا کسب و کارهای کوچک که داده ها به طور مداوم توسط همه کارکنان وارد شده است.
همانطور که کاربران با برنامه آشنا می شوند، می توان قطعات پیچیده تر را اضافه کرد، مانند نقشه برداری به آدرس های مشتری. این اجازه می دهد تا کارکنان آدرس های خود را برای مشتریان جدید و یا برنامه ریزی مسیر برای تحویل. همچنین اجازه می دهد تا کسب و کار برای ایجاد فاکتورها و قادر به ارسال ایمیل و یا ایمیل به طور منظم و قادر به پیگیری زمانی که و چگونه صورت حساب پرداخت می شود. به روز رسانی و ذخیره سازی داده های مشتری در Access قابل اعتماد تر از یک صفحه گسترده یا سند ورد و ساده مدیریت این اطلاعات است.
ردیابی اطلاعات مالی
بسیاری از کسب و کارها نرم افزار را به طور خاص برای ردیابی امور مالی خریداری می کنند، اما برای یک کسب و کار کوچک که نه تنها غیر ضروری است، این کار باعث ایجاد کار اضافی می شود. علاوه بر توانایی ایجاد و پیگیری فاکتورها، تمام هزینه های تجاری و معاملات را می توان از طریق یک برنامه ضبط کرد. برای شرکتهایی که کامل آفیس Suite مایکروسافت را دارند، از جمله Outlook و Access، یادآوری های پرداخت در Outlook می تواند به پایگاه داده متصل شود. هنگامی که یادآوری بالا می آید، کاربران می توانند پرداخت های لازم را انجام دهند، داده ها را در Access وارد کرده و سپس یادآور را ببندند.
در صورت رشد کسب و کار، ممکن است لازم باشد که نرم افزار پیچیده تر را خریداری کنید، و این کسب و کار ها مزیتی را در صورت داشتن تمام اطلاعات مالی خود در Access ذخیره می کنند. بسیاری از برنامه های دیگر می توانند داده های صادر شده از Access را جایگزین کنند، و آن را آسان تر می سازد تا اطلاعات را مهاجرت کند.
مدیریت بازاریابی و فروش
یکی از شیوه های کوچک استفاده شده اما قدرتمند استفاده از Access، نظارت بر بازاریابی و فروش اطلاعات است. با اطلاعات موجود مشتری که در پایگاه داده ذخیره شده است، آسان است برای ارسال ایمیل ها، آگهی ها، کوپن ها و پست های معمول به کسانی که ممکن است علاقه مند به فروش و یا پیشنهادات ویژه. بنگاه های کوچک پس از آن می توانند پیگیری کنند که چگونه بسیاری از مشتریان موجود خود را پس از یک کمپین بازاریابی پاسخ دادند.
برای مشتریان جدید، کل کمپین ها می توانند از یک مکان واحد ایجاد و نظارت شوند. این کار کارکنان را برای دیدن آنچه که قبلا تکمیل شده است و چه چیزی باید انجام شود و یا چه مواردی لازم است.
ردیابی تولید و موجودی
شبیه به ردیابی مشتری، توانایی ردیابی اطلاعات موجودی، منابع و سهام برای هر کسب و کار حیاتی است. دسترسی به اطلاعات در مورد حمل و نقل به انبارها را آسان می کند و می داند زمانی که زمان بیشتری برای سفارش بیشتر یک محصول خاص وجود دارد. این به ویژه برای تولید کنندگان که نیاز به تعدادی از منابع مختلف برای تکمیل یک محصول، مانند قطعات هواپیما و یا مواد دارویی فعال فعال است.
حتی صنایع خدماتی باید موجودی را نگه دارند و داشتن همه این اطلاعات در یک مکان ساده تر می شود که ببیند کدام رایانه به کدام کارمند تعیین شده یا وقتی که نیاز به ارتقاء تجهیزات اداری باشد تعیین می شود. این که آیا ردیابی وسایل نقلیه، دستگاه های تلفن همراه، شماره سریال، اطلاعات ثبت نام، سیاهههای مربوط به کاربر یا عمر سختافزاری، کسب و کارهای کوچک قادر به ردیابی سخت افزار خود را به راحتی.
فراتر از سخت افزار، کسب و کار باید قادر به ردیابی نرم افزار باشد. از ثبت نام و تعداد کامپیوترهای مجاز به استفاده از نرم افزار به اطلاعات نسخه و کاربر، برای کسب و کار بسیار مهم است که بتواند به سرعت و دقیق اطلاعات را در تنظیمات فعلی خود بکشاند. پایان اخیر پشتیبانی از ویندوز XP به عنوان یک یادآوری دقیق به همین دلیل مهم است بدانید که چه نرم افزاری و سیستم عامل در رایانه ها و دستگاه های تجاری هستند.
گزارشات و تحلیل های در حال اجرا
شاید قوی ترین جنبه دسترسی، توانایی کاربر برای تولید گزارش ها و نمودار ها از تمام داده ها باشد. مایکروسافت قادر به جمع آوری همه چیز ذخیره شده در پایگاه های مختلف است که باعث می شود مایکروسافت یک نیروگاه برای کسب و کارهای کوچک باشد. یک کاربر می تواند به سرعت یک گزارش را تهیه کند که هزینه های منابع را در مقایسه با قیمت های فعلی مقایسه می کند، یک نمودار را نشان می دهد که نشان می دهد چقدر در سهام برای یک مبارزه بازاریابی آینده وجود دارد، یا یک تجزیه و تحلیل مشخص کنید کدام مشتری ها در پرداخت ها هستند. با کسب اطلاعات کمی در مورد پرس و جو، کسب و کارهای کوچک می توانند کنترل کنند که چگونه داده ها را مشاهده می کنند.
حتی مهمتر از آن، مایکروسافت دسترسی به دیگر محصولات مایکروسافت نیز دارد. کسب و کارهای کوچک می توانند گزارش را بررسی کنند، اطلاعات مشتری را جستجو کنند و صورتحساب ها را در Word ایجاد کنند. ادغام نامه می تواند نامه های پست معمولی ایجاد کند در حالی که کاربر همزمان یک ایمیل در Outlook ایجاد می کند. داده ها را می توان به اکسل برای بررسی دقیق تر جزئیات، و از آنجا به پاورپوینت برای ارائه ارائه می شود. یکپارچگی با سایر محصولات مایکروسافت شاید بهترین دلیل استفاده از Access برای متمرکز کردن تمام اطلاعات کسب و کار باشد.