مایکروسافت دسترسی سه جزء اصلی دارد: جداول، پرس و جو و فرم ها
هر شرکتی که مقادیر زیادی از داده ها را که باید ردیابی شود یا توسط یک سیستم که از پرونده های کاغذی، اسناد متنی و یا صفحه گسترده استفاده می کند برای پیگیری اطلاعات بحرانی استفاده کند، می تواند از سوئیچ به یک سیستم مدیریت داده بهره مند شود. سیستم پایگاه داده مانند مایکروسافت آفیس 2010 ممکن است فقط چیزی باشد که شرکت نیاز دارد.
یک پایگاه داده چیست؟
در ابتدای ترین سطح، یک پایگاه داده مجموعه ای از داده های سازمان یافته است. یک سیستم مدیریت پایگاه داده (DBMS) مانند مایکروسافت دسترسی شما را به ابزارهای نرم افزاری می دهد که شما باید داده ها را به صورت انعطاف پذیر سازماندهی کنید. این شامل امکانات برای اضافه کردن، تغییر و حذف داده ها از پایگاه داده، سوالات مربوط به داده ها ذخیره شده در پایگاه داده و تولید گزارش های خلاصه مطالب انتخاب شده است.
Microsoft Access 2010 Components
مایکروسافت آفیس 2010 برای کاربران یک راه حل ساده و انعطاف پذیر DBMS ارائه می دهد. کاربران منظم محصولات مایکروسافت با نگاه به ظاهر ویندوز آشنا و ادغام تنگاتنگ با دیگر محصولات خانواده مایکروسافت آفیس قدردانی می کنند.
سه جزء اصلی Access که بسیاری از کاربران پایگاه داده با آن برخورد می کنند عبارتند از: جداول، نمایش ها و فرم ها. اگر شما فقط با دسترسی شروع می کنید و در حال حاضر پایگاه داده دسترسی را در اختیار ندارید، در مورد ایجاد یک پایگاه داده Access 2010 از ابتدائی بخوانید.
جداول بلوک های ساختمان هستند
جداول پایه های اساسی هر پایگاه داده هستند. اگر با صفحات گسترده آشنا هستید، خواهید دید که جداول پایگاه داده مشابه هستند. یک جدول پایگاه داده معمولی ممکن است حاوی اطلاعات کارمندان باشد، از جمله ویژگی هایی مانند نام، تاریخ تولد و عنوان. این ممکن است به صورت زیر تشکیل شود:
- شناسه کارمند
- نام خانوادگی
- نام کوچک
- عنوان
- احترام
- تاریخ تولد
ساخت یک جدول را بررسی کنید و می بینید که هر ستون جدول مربوط به ویژگی خاص کارمند یا ویژگی در شرایط پایگاه داده است. هر ردیف مربوط به یک کارمند خاص است و حاوی اطلاعات خود است. این همه آن است که وجود دارد. اگر این کار کمک می کند، هر جدول را به عنوان یک لیست گسترده ای از اطلاعات به عنوان صفحه گسترده در نظر بگیرید.
نمایش اطلاعات بازیابی
پایگاه داده ای که فقط اطلاعات را ذخیره می کند بی فایده است. شما همچنین نیاز به روش های بازیابی اطلاعات دارید. اگر به سادگی می خواهید اطلاعات ذخیره شده در یک جدول را فراخوانی کنید، Microsoft Access به شما اجازه می دهد که جدول را باز کنید و از سوابق موجود در آن پیمایش کنید. با این حال، قدرت واقعی یک پایگاه داده، در توانایی های خود برای پاسخ دادن به پرسش های پیچیده است. نمایش داده ها دسترسی به ترکیب داده ها را از جداول متعدد و قرار دادن شرایط خاص در داده های بازیابی فراهم می کند.
تصور کنید سازمان شما نیاز به یک روش ساده برای ایجاد فهرستی از محصولاتی که در حال حاضر بیش از قیمت متوسط آنها هستند، تولید می کنند. اگر به سادگی اطلاعات جدول محصول را بازیابی کنید، انجام این کار مقدار زیادی از مرتب سازی را از طریق داده ها انجام می دهد و محاسبات را با دست انجام می دهد. با این حال، قدرت پرس وجو به شما اجازه می دهد درخواست Access را فقط آن سوابق که شرایط قیمت بالا در حد متوسط را برآورده کند. علاوه بر این، می توانید پایگاه داده را به لیست نام و قیمت واحد مورد نظر بدهید.
برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد توانایی نمایش اطلاعات پایگاه داده در Access، خواندن ایجاد یک جستجوی ساده در Microsoft Access 2010 را بخوانید.
فرم اطلاعات را وارد کنید
تا کنون، شما درباره مفاهیم پشت سازماندهی اطلاعات در یک پایگاه داده و بازیابی اطلاعات از یک پایگاه داده مطالعه کرده اید. شما هنوز هم مکانیسم ها را برای قرار دادن اطلاعات به جداول در ابتدا نیاز دارید. مایکروسافت دسترسی دو مؤلفه اصلی برای دستیابی به این هدف را فراهم می کند. اولین روش این است که جدول را در یک پنجره با دو کلیک بر روی آن نمایش دهد. سپس، اطلاعات را به انتهای جدول اضافه کنید، همانطور که می توانید اطلاعات را به یک صفحه گسترده اضافه کنید.
دسترسی همچنین یک رابط کاربری فرم کاربر پسند فراهم می کند. این رابط کاربری به کاربران اجازه می دهد تا اطلاعات را به شکل گرافیکی وارد کنند و اطلاعات را به طور شفاف به پایگاه داده منتقل کنند. این روش برای اپراتور ورودی کمتر تهدیدآمیز است اما نیاز به کار کمی در بخشی از مدیر پایگاه داده دارد. برای کسب اطلاعات بیشتر، فرم های ایجاد شده در Access 2010 را بخوانید
گزارش های دسترسی مایکروسافت
گزارش ها توانایی تولید خلاصه های فرمت جالب داده شده در یک یا چند جدول و پرس و جو را فراهم می کنند. با استفاده از ترفندهای میانبر و الگوها، کاربران پایگاه داده دانشمند می توانند گزارش را ظرف چند دقیقه ایجاد کنند.
فرض کنید شما می خواهید یک کاتالوگ را برای به اشتراک گذاشتن اطلاعات محصول با مشتریان فعلی و آینده نگر ایجاد کنید. این نوع از اطلاعات را می توان از پایگاه داده از طریق استفاده قاطع از پرسش ها بازیابی کرد. با این حال، اطلاعات در قالب جدولی ارائه می شود - دقیقا جذاب ترین مواد بازاریابی. گزارش ها اجازه می دهد تا شامل گرافیک، قالب بندی جذاب، و صفحه بندی. برای کسب اطلاعات بیشتر، ایجاد گزارش در Access 2010 مراجعه کنید.