هنگامی که شما به دنبال فایل هستید، یک سازمان کوچک راه می رود
اگر زمان بیشتری را صرف جستجوی فایل های مایکروسافت ورد خود می کنید از آنجایی که شما بر روی آنها کار می کنید، وقت آن است که از برخی ویژگی های سازمانی Word و پیشنهاد کامپیوتر خود بهره مند شوید.
ذخیره تمام فایل های ورد با ریز عکسها
صرفه جویی در هر فایل ورد با یک تصویر پیش نمایش یا ریز عکس باعث می شود آنها بدون باز کردن آنها آسان تر شناسایی شوند. شما می توانید تمام اسناد ورد را با یک پیش نمایش یا تصویر کوچک با استفاده از چندین مرحله دنبال کنید:
- باز مایکروسافت ورد
- روی فایل در نوار منو کلیک کنید
- Properties را در پایین منوی کشویی انتخاب کنید.
- روی تب خلاصه کلیک کنید.
- یک علامت چک در کنار Save preview picture با این سند قرار دهید یا Save Thumbnails برای همه اسناد Word (بسته به نسخه Word خود).
- روی OK کلیک کنید
به روز رسانی خواص اسناد Word
اگر شما با مقادیر عظیمی از اسناد Word که دارای اسامی و مکان های مشابه هستند کار کنید، مطمئنا می خواهید از ویژگی های سند Word استفاده کنید . بازگشت به فایل > Properties > خلاصه و شامل نظرات، کلمات کلیدی، رده، عنوان یا اطلاعات موضوع - هر چیزی که به شما کمک می کند تا فایل ها را تشخیص دهید. هنگامی که وقت آن رسیده است تا جستجو انجام شود، ورد میتواند دقیقا همان چیزی را پیدا کند که شما نیاز دارید.
پوشه ها را روی رایانه خود بسازید و از آنها استفاده کنید
تنظیم یک پوشه برای همه اسناد Word خود را به جلو و نام آن چیزی است که شما فراموش نخواهید کرد مانند "MyWordDocs." آن را با پوشه هایی با نام هایی که برای شما معنی می دهند و از آنها استفاده می کنند، بپوشانید. برای مثال، اگر مسئول ایجاد یادداشتهای جلسه هفتگی باشید، یک پوشه برای این یادداشت ها ایجاد کنید و برای چند ماه یا سالها پوشه های اضافی درون آن قرار دهید.
اگر سالها اسناد Word را در رایانه خود پراکنده کرده باشید و زمان لازم برای باز کردن آنها را نداشته باشید و تصمیم بگیرید که آیا آنها نگهدارنده هستند یا خیر، فقط یک پوشه برای هر یک از سال ها که اسناد قدیم از آن استفاده می کنید و تمام اسناد 2010 را حذف کنید یک پوشه، 2011 در یکی دیگر و به همین ترتیب تا زمانی که شما مجددا به آنها مجددا مراجعه کنید.
از یک سیستم نامگذاری فایل پیوسته استفاده کنید
ایجاد یک سیستم نامگذاری شاید مهمترین چیزی است که میتوانید برای کمک به زمانی که زمان برای پیدا کردن فایلهایی که میخواهید کمک کنید. هیچ راهی درست برای نام فایل های شما وجود ندارد، اما انتخاب یک سیستم نامگذاری و استفاده از آن به طور مداوم ارزش تلاش دارد. پیشنهادات عبارتند از:
- شامل نوع سند است، بنابراین شما می توانید در یک نگاه بگویید که هر نام فایل که حاوی "قرارداد"، "اجاره" یا "خبرنامه" نامه ای نیست که شما دنبال آن هستید.
- نام را با نام مشتری (یا نام خانوادگی گیرنده اگر اسناد حروف) شروع کنید.
- تاریخ را در نام فایل وارد کنید.
وقت خود را بردار
اگر رایانه شما در حال حاضر با فایل ها پر می شود، سعی نکنید تمام مشکلات یکپارچه خود را حل کنید. شکستن کار را به قطعات قابل کنترل و صرف 15 دقیقه در روز کار بر روی آن. همانطور که فایلهای Word را بر روی رایانه خود جمع میکنید، آنها را در یکی از پوشههایی که ساخته اید قرار دهید، یک پوشه جدید ایجاد کرده یا آنها را حذف کنید، اگر دیگر به آنها نیاز ندارید. اگر شما نمیتوانید ذهن خود را تشکیل دهید، آنها را در یک پوشه با نام HoldUntilDate قرار دهید و در آینده یک تاریخ را انتخاب کنید که اگر تا آن زمان پوشه را باز نکردید، راحت آن را پاک کنید. هر نوع پوشه ای که ایجاد می کنید، همه آنها را در یک پوشه ی بزرگ خود قرار دهید تا بتوانید بدانید کجا نگاه کنید.