چگونگی آرشیو نامه قدیمی با استفاده از Outlook AutoArchive

با آموزش چشم انداز برای آرشیو پیام ها برای شما مؤثر باشید

ایمیل به سرعت می تواند صندوق پیام های فوری خود را پر کند و شما را از طریق توده های ایمیل و پوشه هایی که بزرگتر و بزرگتر می شوند، از بین ببرد . با نگه داشتن صندوق ورودی خود و تمیز کردن، باقی بمانید. البته، شما می توانید بایگانی هر پیام شخصی که وارد می شود را بایگانی کنید، اما شما همچنین می توانید AutoArchive را فعال کنید و اجازه دهید Outlook به دنبال انتقال پیام های قدیمی به بایگانی برای شما باشد.

بایگانی ایمیل به صورت خودکار با استفاده از Outlook AutoArchive

ویژگی AutoArchive به نسخه ویندوز Outlook منتقل شده است (در نسخه مک نیست). برای فعال کردن ویژگی AutoArchive در Outlook 2016، 2013 و 2010 برای ویندوز:

1. روی فایل > تنظیمات > پیشرفته کلیک کنید.
2. در AutoArchive روی تنظیمات AutoArchive کلیک کنید .
3. در Run AutoArchive هر جعبه N روز ، مشخص کنید که چگونه اغلب برای اجرای AutoArchive.
4. گزینه های دیگری را انتخاب کنید به عنوان مثال، شما می توانید Outlook را آموزش دهید تا موارد قدیمی را به جای بایگانی آنها حذف کنید.
5. روی OK کلیک کنید

به غیر از زمانی که زمان مشخصی را مشخص می کنید، Outlook یک دوره استاندارد پیری را به پیام های Outlook منتقل می کند. برای صندوق ورودی، دوره پیری شش ماه است، برای موارد ارسال شده و حذف شده، دو ماه است و برای صندوق پستی، دوره پیری سه ماه است. هنگامی که پیام ها به دوره تعیین شده پیر شدن خود می رسند، در جلسه خودکار آرشیو بعدی بایگانی می شوند.

پس از فعال شدن AutoArchive، اطمینان حاصل کنید که در سطح پوشه مشخص کنید کدام ایمیل قدیمی است و چگونه باید آن را درمان کرد.

1. راست کلیک بر روی پوشه و کلیک کنید Properties .
2. در برگه AutoArchive گزینه هایی را که می خواهید انتخاب کنید.

اگر فایل اصلی Outlook شما بیش از حد بزرگ شود، می توانید موارد را به صورت دستی بایگانی کنید .