همانطور که شمار ایمیلهایی که در Outlook نگه می دارید، رشد می کند، بنابراین، معمولا، وقت آن است که Outlook به کارهایی که می خواهید انجام دهید، طول می کشد. حجم فایل PST محدود می شود. البته، فایل PST یا «پوشه های شخصی» ، جایی است که Outlook تمام اطلاعات شما را شامل می شود، از جمله تقویم ها ، مخاطبین و ایمیل ها.)
یک فایل PST کوچک یک فایل PST سریع است
در هر صورت، پرداخت می شود تا اندازه فایل اصلی PST شما کوچک و قابل کنترل باشد. شما می توانید Outlook برخی از آن را با استفاده از AutoArchive انجام دهید . یا پیام های خود را بین فایل های PST دیگر که می تواند بدون درد و سریع باشد را تقسیم می کند.
بایگانی ایمیل قدیمی در چشم انداز و فایل PST کوچک را نگه دارید
برای ایجاد آرشیو پیام های قدیمی در Outlook جدا از فایل PST هر روز استفاده می کنید:
- در Outlook 2007:
- انتخاب فایل | مدیریت داده ها از منو در Outlook.
- در 2016 چشم انداز:
- روی فایل کلیک کنید
- به بخش اطلاعات بروید
- روی تنظیمات حساب کلیک کنید .
- انتخاب تنظیمات حساب ... از منوی که نشان داده شده است.
- به برگه Data File بروید.
- در Outlook 2007:
- روی افزودن کلیک کنید
- در 2016 چشم انداز:
- نام اسم آرشیو تحت نام نام فایل :.
- فرمت مورد نظر را در زیر Save as type انتخاب کنید:؛ به طور معمول، فایل داده Outlook داده را انتخاب کنید.
- در Outlook 2007:
- فرمت مورد نظر را انتخاب کنید. به استثنای مواردی که ممکن است نیاز به دسترسی به داده ها با Outlook 2002 یا قبل از آن به طور مستقیم باشد، می توان فایل Office Folders Personal Folders (.pst) Office Outlook را برجسته کرد.
- روی OK کلیک کنید
- نام فایل مورد نظر را وارد کنید
- بایگانی سالانه به خوبی کار می کند و نام فایل PST بعد از سال قابل سنجش است. البته، اگر می توانید ایمیل های زیادی برای مقابله با طرح دیگری داشته باشید، می توانید بایگانی ماهانه را انتخاب کنید. فقط مطمئن شوید که اندازه فایل های PST در جایی حدود 1-2 گیگابایت است. پرونده های بزرگتر کمتر کارآمد هستند.
- روی OK کلیک کنید
- آرشیو فایل PST نام دلخواه زیر نام :.
- باز هم، منطقی است که آرشیو شما را بعد از مطالب آن (یکسال ارزش نامه در مورد من) بنویسید.
- در 2016 چشم انداز:
- به صورت اختیاری، دسترسی به یک رمز عبور را محافظت کنید .
- روی OK کلیک کنید
- حالا روی Close بزن
انتقال نامه به بایگانی
برای ذخیره آرشیو تازه ایجاد شده PST:
- کل پوشه ها را به پوشه ریشه ای که در پوشه های ایمیل ظاهر می شود، بکشید و رها کنید.
- این کار مفید است اگر شما در حال حاضر یک پوشه "بایگانی" دارید که حاوی، مثلا تمام ایمیل های سال گذشته است. فقط آن را به آرشیو PST رها کنید.
- متناوبا، برای آرشیو موارد شخصی بایگانی کنید:
- بر روی پوشه ریشه با نام PST بایگانی خود در پوشه های ایمیل با دکمه راست موس کلیک کنید.
- پوشه جدید را انتخاب کنید ... از منو.
- نام پوشه دلخواه را تایپ کنید
- اطمینان حاصل کنید ایمیل و پست های پست تحت پوشه شامل انتخاب شده است: اگر شما می خواهید به آرشیو ایمیل. برای بایگانی موارد دیگر، دسته مناسب را انتخاب کنید.
- روی OK کلیک کنید
- کشیدن و رها کردن فرد یا گروهی از ایمیل ها به پوشه تازه ایجاد شده.
- برای حرکت تمام ایمیل های قبل از یک تاریخ خاص در یک پوشه (یا پوشه های توپی):
- در 2016 چشم انداز:
- روی فایل کلیک کنید
- به بخش اطلاعات بروید
- روی ابزار پاکسازی کلیک کنید.
- انتخاب بایگانی ... از منو ظاهر می شود.
- در Outlook 2007:
- انتخاب فایل | بایگانی ... از منوی در Outlook.
- در 2016 چشم انداز:
- مطمئن شوید بایگانی این پوشه و تمام زیر پوشه ها: انتخاب شده است.
- پوشه مورد نظر را برجسته کنید
- ایمیل های تاریخی که پیش از آن (به عنوان مثال، ژانویه 1 امسال) را که میخواهید تحت بایگانی موارد قدیمی تر از: __ تغییر دهید مشخص کنید .
- از دکمه Browse ... برای انتخاب آرشیو PST فایل ایجاد شده در بالا استفاده کنید.
- روی OK کلیک کنید
- به صورت اختیاری، فایل PST زنده خود را فشرده کنید تا دوباره فضای تازه آزاد شود.
فایل بایگانی PST را ببندید
پس از اینکه تمام موارد را بایگانی کردید، می توانید فایل PST را در Outlook بسته کنید:
- با کلیک راست بر روی پوشه ریشه PST آرشیو خود را در پوشه های ایمیل با دکمه راست راست کلیک کنید.
- "___" را از منو انتخاب کنید.
دسترسی به ایمیل از یک فایل PST بایگانی بسته شده
برای بازیابی پیام ها از بایگانی فایل PST که بسته شده است:
- در 2016 چشم انداز:
- روی فایل کلیک کنید
- باز کردن و صادرات را انتخاب کنید.
- روی Open Outlook Data File کلیک کنید.
- در Outlook 2007:
- انتخاب فایل | باز | Outlook Data File ... از منو در Outlook.
- در 2016 چشم انداز:
- فایل PST آرشیو مورد نظر را برجسته کنید.
- روی باز کلیک کنید.
فایل PST و پوشه های آن تحت پوشه های ایمیل ظاهر می شوند، آماده اقدام هستند.