قرار دادن امضای شما احتمالا ساده ترین بخش از تهیه پیش نویس ایمیل های شما است و نه تنها به این دلیل که هیچ قاعده ای برای این قسمت از آداب و رسوم ایمیل وجود ندارد.
قرار دادن ایمیل امضا
امضای ایمیل خود را درست در زیر پاسخ های متنی خود و همچنین در پیام های جدید قرار دهید. این کار را هر دو در ایمیل شما حرفه ای ارسال کنید و کسانی که به خانواده و دوستان خود می روند.
- با این حال، در صورت استفاده از یک امضا در پیام های خصوصی استفاده نکنید، زیرا مکالمه خصوصی می تواند نسبت به پیام های رسمی با استفاده از امضای بسیار سازمان یافته، صمیمی تر باشد.
- در پاسخ ها، هیچ یک از امضا یا یک تلگراف نیز گزینه های خوبی هستند؛ گیرنده می کند، پس از همه، از قبل شما را می داند.
در عمل، قرار دادن امضای ایمیل بر اساس ترجیحاتی که در برنامه ایمیل خود تنظیم می کنید متفاوت است:
- اگر پیام های اصلی را با استفاده از اشاره و انتخاب انتخاب کنید، امضای شما معمولا در پایین پیام ظاهر می شود.
- اگر شما با ارسال پیام خود به بالای پیام اصلی (un-fragment) اصلی نقل قول کنید، امضای شما معمولا بین پیام شما و پیام اصلی که شما نقل قول می کنید، فقط در بالای خط "--Orinal Message--" است.
تفاوت بین نقل قول تنهایی و نقل قول انتخابی اغلب از کاراکتر پست الکترونیکی شما استفاده می شود و یا استانداردهای حرفه ای شما. برای مثال، متخصصین دوست داشتنی لینوکس اغلب به نقل قول انتخابی متکی هستند، در حالی که مایکروسافت چشم انداز به نقل قول تنبل را پیش فرض می کند.
اشتباهات قرار دادن پست الکترونیک شما باید اجتناب کنید
قرار دادن امضای خود در جایی که تعلق ندارد، به سختی یک تخطی بزرگ در برابر آداب معاشرت است، اما با این وجود شما باید از اشتباهات رایج رایج برای کاهش سردرگمی اجتناب کنید.
- امضاء در بالا، در خط زیر پاسخ دهید : خوانندگان مشروط نیستند که به دور از هر امضایی که با آنها مواجه می شوند نگاه کنند. اگر برنامه یا سرویس ایمیل شما تنظیم شده باشد تا امضای خود را در بالای متن نقل قول در پاسخ ها و ارسال های بعدی قرار دهید، به متن نقل قول ننویسید. احتمالا، دریافت کنندگان بر روی پاسخ خالی خود پازل می کنند، اما شاید به اندازه کافی بلند نیستند تا پاسخ های شما را در قسمت نقل شده پیدا کنند. در عوض، در بالای امضای خود پاسخ دهید یا امضا را به پایین پایین بیاورید.
- امضاء در پایین، همه را در بالای صفحه پاسخ دهید : در صورتی که در بالا پاسخ دهید، ولی امضای ایمیل شما در پایین است، گیرندگان هرگز امضای خود را مشاهده نخواهند کرد، و اگر آنها آن را ببینند، امضا میتواند آنها را به صورت شبیه درون خط ارسال کند پاسخ متن آنها ممکن است از دست رفته است. در عوض: امضا را بالای قسمت نقل شده و زیر پاسخ خود حرکت دهید.
امضاهای عمومی
امضای ایمیل شما بیش از چهار یا پنج خط متن نیست و شامل جدا کننده علامت استاندارد است . امضای شما بیش از 75 کاراکتر نیست. در صورت امکان، از جمله تصاویر، به عنوان برخی از برنامه های ایمیل از تصاویر پیوست شده مانند پیوست ها اجتناب کنید و از پیام خود آنها را بیرون بکشید.
Postscripts
به طور طبیعی، قرار دادن امضای خود در مکان های پیشنهادی به شما امکان می دهد که پستهای زیر را در زیر آن قرار دهید. توجه داشته باشید، هر چند که برخی از برنامه های ایمیل و خدمات هر چیزی تحت عنوان جدا کننده امضا بخشی از امضا خود را تحت پوشش قرار می دهد. بنابراین، به عنوان یک جایگزین، پست پدیا شما زیر "ارسال" متن اصلی پیام خود را با نام خود، اما بالاتر از امضای ایمیل.