ایمیل های ارسال شده اغلب با شخصیت ها و آدرس های غیر ضروری پر می شود
هنگامی که یک ایمیل چندین بار ارسال شده است، اغلب کلمات، کاراکترها و آدرسهای ایمیل اضافی مورد نیاز را جمع آوری می کند و باید قبل از ارسال آن یک بار دیگر پاک شود.
قبل از فرستادن این پیام به مخاطبین خود، به خاطر دریافت کنندگان خود، از این اخطار ایمیل ساده استفاده کنید.
نحوه پاک کردن ایمیل های ارسال شده
این نکات را دنبال کنید تا سریعا یک ایمیل ارسال شده را بیشتر نمایان سازید:
حذف آدرس های غیر ضروری
هنگامی که یک ایمیل به صورت بدون هیچ گونه ویرایش قبل ارسال می شود، گیرنده می تواند آدرس های ایمیل که پیام اصلی به آن فرستاده شده است را ببینید.
این ممکن است در برخی از موارد مفید باشد که در آن می خواهید گیرنده جدید برای دیدن افرادی که ایمیل را دیده اند یا هنگام فرستادن اصلی، مفید باشد، اما معمولا نداشتن همه آنها مناسب است. این به خصوص هنگامی که تعداد کمی از گیرندگان دیگر به طور واقعی هر اطلاعاتی را به ایمیل اضافه می کنند درست است.
از طریق پیام تساوی کنید و هر بخش که شامل آدرس های دیگر ایمیل که پیام فرستاده شده است را حذف کنید.
حذف نشانگرهای مرتبط به جلو
پس از اینکه یک ایمیل چند بار ارسال شد، زمینه موضوع و بدن ممکن است یک یا چند کاراکتر ">" را جمع آوری کند یا حتی کلمات کلیدی مانند "forward this"، "FWD" یا "FWDed." ایده خوبی است که اینها را حذف کنید تا کلیه پیامها را توضیح دهید.
در حقیقت، نگه داشتن این شخصیت ها می تواند باعث شود که گیرنده فکر می کند که پیام اسپم است یا اینکه شما برای حذف این شخصیت های باقی مانده به اندازه کافی از ایمیل استفاده نکردید.
رنگ متن و اندازه را در نظر بگیرید
این بسیار رایج برای ایمیل های فرستاده شده برای حمل همان سبک است، که معمولا متن متنوع و بیش از یک رنگ است. این اغلب برای خواندن سخت است و می تواند به سرعت یک گیرنده را مجبور به رد کل پیام به عنوان هرزنامه.
سعی کنید ایمیل را تنظیم کنید تا خواندن آن آسان تر شود.
در بالای صفحه پیام بنویسید
هر نظراتی که می خواهید به ایمیل ارسال شده اضافه کنید باید در بالای صفحه قرار داده شود تا گیرنده بتواند به وضوح اظهارات خود را ببینید.
شما ممکن است در مورد آنچه که در مورد ایمیل است یا اینکه چرا شما آن را ارسال می کنید بنویسید، اما مهم نیست که دلیل شما چیست، باید به وضوح در بالا دیده شود، در غیر این صورت گیرنده آن را نمی بیند تا زمانی که از قبل خواندن داشته باشد پیام کامل
آخرین چیزی که میخواهید این است که نظراتتان مخلوط شده و متن متنی را در پیام اصلی اشتباه گرفته شود.
جایگزینی برای حمل و نقل منظم
یک جایگزین برای ارسال یک پیام این است که ایمیل را به یک فایل ذخیره کند و سپس پیام را به عنوان ضمیمه ایمیل پیوست کنید. برخی از مشتریان ایمیل یک دکمه برای این، مانند مایکروسافت چشم انداز . برای دیگران، سعی کنید آن را به عنوان یک فایل، مانند یک فایل EML یا MSG ، دانلود کنید و سپس آن را به عنوان یک فایل پیوست معمول فایل ارسال کنید.
یکی دیگر از گزینه این است که فقط کپی متن اصلی و سپس آن را به عنوان متن ساده به منظور جلوگیری از کپی هر گونه سبک های فرمت عجیب و غریب و یا رنگ خارج از محل قرار دهید. همچنین مطمئن شوید که متن ارسال شده را در نقل قول قرار دهید تا گیرنده جدید بتواند به وضوح ببینید که کدام قسمت از ایمیل شما نیست.