اکسل چیست و چه زمانی استفاده می شود؟
اکسل کلکتور مجموعه ای از دستورالعمل های برنامه نویسی است که در آنچه به عنوان کد VBA شناخته می شود ذخیره می شود که می تواند برای از بین بردن نیاز به تکرار مراحل وظایف معمول انجام شود.
این وظایف تکراری ممکن است شامل محاسبات پیچیده ای باشد که نیاز به استفاده از فرمول ها دارند یا ممکن است وظایف قالب بندی ساده مانند اضافه کردن فرمت به داده های جدید و یا استفاده از فرمت های سلولی و کاراکتر مانند مرز و سایه باشد.
سایر وظایف تکراری که برای ذخیره سازی می توان از آنها استفاده کرد عبارتند از:
- اضافه یا حذف سطرها و ستونها
- محافظت یا محافظت از صفحات برگزیده
- انتخاب طیف وسیعی از سلول ها
- اضافه کردن تاریخ جاری به یک برگه
راه اندازی یک ماکرو
ماکروها می توانند توسط یک میانبر صفحه کلید، نماد نوار ابزار یا یک دکمه یا نماد اضافه شده به یک برگه ایجاد شوند.
ماکروها در مقابل قالبها
در حالی که با استفاده از ماکروها می توانید صرفه جویی زمان عالی برای انجام وظایف تکراری انجام دهید، اگر به طور مرتب ویژگی های قالب بندی یا محتویات خاصی مانند عنوان ها یا لوگوی شرکت را به صفحات جدید اضافه کنید، ممکن است بهتر است که یک فایل قالب شامل تمام موارد به جای اینکه هر بار که یک برگه جدید ایجاد می کنید، دوباره آنها را ایجاد کنید.
ماکروها و VBA
همانطور که ذکر شد، در اکسل ماکروها در Visual Basic for Applications (VBA) نوشته شده است. ماکروها با استفاده از VBA نوشتن با استفاده از VBA در پنجره ویرایشگر VBA انجام می شود که می تواند با کلیک کردن بر روی نماد ویژوال بیسیک در برگه Developers روبان (در صورت لزوم دستورالعمل های اضافه کردن برگه Developers به نوار را ببینید).
ضبط کننده ماکرو اکسل
برای کسانی که نمی توانند کد VBA را بنویسند دارای یک ضبط کننده ماکرو داخلی است که به شما امکان می دهد یک سری از مراحل را با استفاده از صفحه کلید و ماوس ضبط کنید که اکسل آن را به کد VBA تبدیل می کند.
همانند ویرایشگر VBA که در بالا ذکر شد، ضبط کننده ماکرو در زبانه Developers Ribbon قرار دارد.
افزودن برگه برنامهنویس
به طور پیش فرض در اکسل زبانه برنامهنویس در نوار وجود ندارد. برای اضافه کردن آن:
- برای باز کردن لیست کشویی گزینه ها، روی برگه File کلیک کنید
- در لیست کشویی گزینه Options را کلیک کنید تا کادر محاوره ای Excel را باز کنید
- در پنل سمت چپ کادر محاوره ای، بر روی Customize Rib کلیک کنید تا پنجره Customize Ribbon باز شود
- در قسمت Main Tabs در پنجره سمت راست، روی جعبه کنار کنار Developer کلیک کنید تا این برگه را به نوار اضافه کنید
- برای بستن کادر محاوره ای روی OK کلیک کنید و به برگه برگردید.
اکنون برنامه نویس باید حضور داشته باشد - معمولا در سمت راست نوار
با استفاده از ضبط کننده ماکرو
همانطور که ذکر شد، ضبط کننده ماکرو وظیفه ایجاد ماکروها را آسان می کند - حتی حتی در مواردی که برای کسانی که می توانند کد VBA را بنویسند، اما قبل از شروع به استفاده از این ابزار، چند نکته وجود دارد.
1. برنامه ماکرو را تنظیم کنید
ضبط ماكروسكوپ ها با ضبط ماكرويي شامل كوچكي از يك منحني يادگيري است. برای ساده کردن روند، پیش از وقت برنامه ریزی کنید - حتی به نقطه نوشتن آنچه که ماکرو در نظر گرفته شده است و مراحل مورد نیاز برای انجام این کار.
2. Macros Small and Specific را نگه دارید
ماکرو بزرگتر از نظر تعداد وظایفی که پیچیده تر انجام می دهد، احتمالا برنامه ریزی و ضبط آن با موفقیت انجام می شود.
ماکروهای بزرگتر نیز به آرامی اجرا می شوند - به خصوص آنهایی که شامل تعداد زیادی محاسبات در صفحات گسترده هستند - و برای اولین بار آنها درست کار نمی کنند.
با نگه داشتن ماکروهای کوچک و خاص در هدف، ساده تر کردن صحت نتایج و دیدن جایی که آنها اشتباه رفتند، اگر کارها به همان صورت برنامه ریزی نشده باشد، آسان تر است.
3. نام ماکرو مناسب
نامهای ماکرو در اکسل دارای چندین محدودیت نامگذاری است که باید مشاهده کرد. اول و مهمتر این است که یک نام کلان باید با یک حرف از الفبای شروع شود. کاراکترهای بعدی می توانند اعداد باشند، اما نامهای ماکرو نمی توانند فضاهای، نمادها یا علائم نقطه گذاری را شامل شوند.
همچنین یک نام ماکرو هیچ یک از تعدادی از کلمات ذخیره شده را که بخشی از VBA است به عنوان بخشی از زبان برنامه نویسی آن مانند If ، GoTo ، New یا Select استفاده می شود .
در حالی که نامهای کلان میتوانند تا 255 کاراکتر طول داشته باشند، به ندرت لازم است یا مفید است که بسیاری از آنها را با یک نام استفاده کنند.
برای یک، اگر شما مقدار زیادی از ماکروها را داشته باشید و شما در حال اجرای آنها از کادر محاوره ای ماکل هستید، نام های طولانی فقط باعث تراکم شدن می شوند، و این باعث می شود که ماکرو شما بعد از انتخاب شدن سخت تر شود.
یک رویکرد بهتر این است که اسامی را کوتاه نگهداریم و از منطقه توصیفی استفاده کنیم تا جزئیات بیشتری در مورد آنچه که هر یک از ماکرو انجام می دهد باشد.
زیرزمینی و سرمایه گذاری داخلی در نام
از آنجا که نامهای کلان نمی توانند فضاها را شامل شوند، یک شخصیت که مجاز است و باعث می شود که خواندن نام های ماکرو آسان تر باشد، شخصیت برجسته ای است که می تواند بین کلمات در جای یک فضای مورد استفاده قرار گیرد - مانند Change_cell_color یا Addition_formula.
یکی دیگر از گزینه های این است که استفاده از سرمایه های داخلی (بعضی اوقات به عنوان مورد شتر نامیده می شود) که هر کلمه جدید را به یک نام با یک حرف بزرگ آغاز می کند، مانند ChangeCellColor و AdditionFormula.
نامهای کوتاه ماکرو در کادر محاوره ای ماکرو بسیار ساده تر می باشد، به خصوص اگر یک برگه حاوی تعدادی از ماکروها باشد و بسیاری از ماکروها را ضبط می کنید، بنابراین شما می توانید آنها را به راحتی شناسایی کنید. سیستم همچنین یک فیلد برای توصیف را فراهم می کند، هرچند که همه از آن استفاده نمی کنند.
4. استفاده از نسبی در مقایسه با منابع سلولی مطلق
منابع سلول ، مانند B17 یا AA345، موقعیت مکانی هر سلول در یک صفحه کار را مشخص می کنند.
به طور پیش فرض، در ضبط کننده ماكرو تمام مراجع سلولی مطلق هستند كه بدان معنی است كه محل دقیق سلول ها در ماكرو ثبت می شود. به طور خلاصه، ماکروها می توانند برای استفاده از مراجع نسبی نسبی استفاده شوند، به این معنی است که حرکات (تعداد ستون های سمت چپ یا راست شما حرکت مکان نما سلول) به جای مکان دقیق ثبت می شود.
کدام یک از شما استفاده می شود بستگی به آنچه که ماکرو برای انجام آن تعیین شده است. اگر می خواهید تکرار همان مراحل - مانند ستون های قالب بندی از داده ها - بیش از حد، اما هر بار که شما در حال قالب بندی ستون های مختلف در یک برگه، و سپس با استفاده از منابع نسبی مناسب است.
اگر، از سوی دیگر، شما می خواهید طیف وسیعی از سلول ها مانند A1 تا M23 را قالب بندی کنید، اما در برگه های مختلف، سپس می توانید از مراجع مطلق سلولی استفاده کنید تا هر بار که ماکرو اجرا شود، اولین قدم آن حرکت دادن نشانگر سلولی به سلول A1.
تغییر نام سلول ها از نسبی به مطلق به راحتی انجام می شود با کلیک بر روی آیکون Referencies Referencies در برگه Developers نوار.
5. با استفاده از کلید های کلید در مقابل ماوس
داشتن یک دکمه کلید صفحه کلید ماکرو در هنگام حرکت نشانگر سلولی یا انتخاب یک سلول از سلول ها معمولا برای داشتن حرکات ماوس به عنوان بخشی از ماکرو ترجیح داده می شود.
با استفاده از ترکیبی از کلید های صفحه کلید - مانند Ctrl + End یا Ctrl + Shift + کلیدهای پیمایش راست - برای حرکت دادن نشانگر سلولی به لبه های منطقه داده (آن سلول ها حاوی داده ها در صفحه کار فعلی) به جای بارگیری موقت با استفاده از فلش یا برگه کلید برای حرکت چند ستون یا سطر ساده روند استفاده از صفحه کلید است.
حتی با استفاده از دستورات و یا انتخاب گزینه های روبان با استفاده از کلیدهای میانبر صفحه کلید، استفاده از ماوس بهتر است.