تنظیم خودکار پاسخ در Office در Outlook

یک پاسخ تعطیلات خارج از دفتر را در Outlook تنظیم کنید و برنامه به هر پیام ایمیل جدیدی که در هنگام دور شدن شما دریافت می کنید پاسخ داده می شود.

گرفتن ایمیل شما با شما آسان است؛ سخت است که آن را پشت سر گذاشت

هر کجا که بروید، تمام ایمیل خود را با شما در یک بسته کوچک دستی، آسان است. ترک آن در پشت یک رایانه بزرگ و بزرگ، کاری سخت و اغلب منطقی است که انجام شود.

اگر شما عاشق شما هستی، Outlook به اینجا کمک می کند: در حالی که شما از تعطیلات روزانه ایمیل استفاده می کنید، Outlook به طور خودکار به پیام های دریافتی پاسخ می دهد و این بار را از شانه ها خود، حتی پس از بازگشت، بارگیری می کند.

مطمئنا چشم انداز هرگز نمیتواند به نحوی انعطافناپذیر، متقاعد کننده و مختصر به شما پاسخ دهد، اما به طور مستمر پاسخ داده خواهد شد، به شما اجازه میدهد که فرستادگان شما را از دفتر خارج کنند، شاید زمانی که برگشتید و باید آنها را دنبال کنید، سپس (در صورتی که هنوز مرتبط است) و یا آنها را به یک مخاطب دیگر برای مواردی که نیاز به پاسخ فوری بیشتری دارند هدایت کنید.

تنظیم مجدد آفلاین آفیس در Outlook برای حساب POP و IMAP

برای تنظیم یک پاسخ خودکار در Outlook برای یک حساب ایمیل IMAP یا POP (برای Exchange، به زیر مراجعه کنید)، ابتدا پیام مورد استفاده برای پاسخ را تنظیم کنید:

1. یک پیام جدید ایجاد کنید (روی ایمیل جدید کلیک کنید) در Outlook.
2. موضوع مورد نظر و پیام را برای چشم انداز خود را از دفتر پاسخ خودکار وارد کنید.
   • در صورت امکان و مربوطه، شامل موارد زیر می شود: زمانی که افراد ایمیل شما می توانند یک پاسخ شخصی را انتظار داشته باشند یا اینکه آیا باید انتظار پاسخ را داشته باشند. این ممکن است برخی از زمان پس از بازگشت شما.
   • شما همچنین می توانید گیرندگان Cc: و Bcc را برای دریافت یک کپی از هر پاسخ خودکار بفرستید.
   • اگر شما Outlook را خارج از دفتر پاسخ اتوماتیک تنظیم کنید که در پاسخ به همه ایمیل های دریافتی (به جای فقط پیام هایی از مخاطبین انتخاب شده) ارسال شود، توجه داشته باشید که آزاد کردن اطلاعات بیش از حد باعث ایجاد خطر می شود .
3. روی فایل (یا FILE ) کلیک کنید.
4. انتخاب ذخیره به عنوان بر روی صفحه که به نظر می رسد.
5. اطمینان حاصل کنید که الگو Outlook در زیر Save as type انتخاب شده است .
6. به صورت دلخواه، نام قالب را در زیر نام فایل وارد کنید : (چشم انداز به طور پیش فرض موضوع قالب را انتخاب کرده است).
7. روی ذخیره کلیک کنید .

بروید تا قوانین خودکار پاسخ گیرنده را در Outlook بیابید:

1. در نمای ایمیل چشم انداز، روی فایل (یا فایل ) کلیک کنید.
2. مطمئن شوید که بخش اطلاعات باز است.
3. روی مدیریت قوانین و هشدارها در قسمت اطلاعات حساب کلیک کنید.
4. اطمینان حاصل کنید که شما در تب E-Mail Rules در پنجره قوانین و هشدارها هستید .
5. اکنون اطمینان حاصل کنید که حساب کاربری که میخواهید پاسخ تعطیلات را ایجاد کنید در قسمت « اعمال تغییرات به این پوشه» انتخاب شده است:.
   • شما می توانید این قانون را به راحتی به تمام حساب های خود اعمال کنید؛ زیر را ببینید، مرحله 21.
6. قوانین جدید را کلیک کنید ...
7. اطمینان حاصل کنید که اعمال قوانین در پیام های دریافت شده من تحت عنوان Start از یک قانون خالی انتخاب شده است .
8. روی Next> کلیک کنید.
9. اطمینان حاصل کنید که نام من در جعبه To است در مرحله 1 بررسی شده است: وضعیت (ها) را انتخاب کنید .
   • شما می توانید تمام جعبه ها را بدون علامت گذاری و چشم پوشی از پاسخ خودکار پاسخ به تمام ایمیل های دریافتی را بیابید و یا می توانید از کجا نام خود را در جعبه To یا Cc وارد کنید تا ایمیل هایی را که شما هستید، اما فقط Cc: recipient.
10. روی Next> کلیک کنید.
11. اطمینان حاصل کنید که پاسخ با استفاده از یک قالب خاص در مرحله 1 بررسی می شود : اقدامات را انتخاب کنید .
12. بر روی یک قالب خاص در مرحله 2 کلیک کنید: توصیف قانون را ویرایش کنید (روی یک مقدار با خط زیر کلیک کنید) .

1. اطمینان حاصل کنید که الگوهای کاربر در سیستم فایل در زیر نگاه در: انتخاب شده است .
2. برجسته کردن الگو قبل از ایجاد
3. روی باز کلیک کنید.
4. حالا روی Next کلیک کنید
5. اطمینان حاصل کنید، به جز اگر آن را به صورت خودکار پاسخ در مرحله 1 بررسی می شود : انتخاب استثنا (ها) (در صورت لزوم) .
6. روی Next> کلیک کنید.
7. نام دلخواه برای فیلتر خودکار پاسخ خود را در مرحله 1 تایپ کنید : یک نام برای این قانون را مشخص کنید .
8. اطمینان حاصل کنید که این قوانین را روشن کنید تا مجددا پاسخ خود را فعال کنید. البته می توانید این قانون را غیرفعال کنید و پاسخ خودکار را فقط در صورت نیاز به هم متصل کنید.
   • برای فعال کردن فیلتر در هر زمان، پنجره های قوانین و هشدارها را همانطور که در بالا مشاهده کرده اید باز کنید و مطمئن شوید که قوانین تعطیل پاسخ دهنده در برگه قوانین ایمیل بررسی می شود .
9. در صورت امکان، این قانون را در همه حسابها فعال کنید .
   • با این حال، به خاطر داشته باشید که فیلترها ممکن است با انواع حسابهای خاص کار نکند (برای آن Outlook آنها را حتی با این کادر تأیید نمیکند).
10. روی Finish کلیک کنید
11. روی OK کلیک کنید

خاموش کردن یک پاسخ پاسخ چشم انداز چشم انداز

برای غیرفعال کردن پاسخ اتوماتیک خارج از دفتر که در Outlook تنظیم کرده اید (و فعال شده):

1. انتخاب فایل (یا فایل ) در نمای ایمیل چشم انداز خود را.
2. به بخش اطلاعات بروید
3. روی مدیریت قوانین و هشدارها (در کنار قوانین و هشدارها کلیک کنید ).
4. اطمینان حاصل کنید برگه E-Mail Rules انتخاب شده است.
5. حساب کاربری که میخواهید آن را غیرفعال کنید، گزینه Auto-responder را انتخاب کنید در زیر Apply changes به این پوشه انتخاب کنید: ( شما باید پاسخ تعطیلات را برای هر حساب جداگانه غیرفعال کنید).
6. اطمینان حاصل کنید که خودکار پاسخ گیرنده ای که ایجاد کرده اید را فعال کنید تا پاسخ در لیست قوانین ثبت نشده باشد.
7. روی OK کلیک کنید

یک جایگزین: Add-Ons پاسخ دهنده چشم انداز تعطیلات

به جای راه اندازی یک قانون در Outlook به صورت دستی، می توانید از یک ابزار مانند Email Responseer (FreeBusy) یا Auto Answer Manager استفاده کنید. این ابزارها معمولا در مورد ارسال فقط لازم نیست از پاسخ خودکار دفتر استفاده کنند.

توجه داشته باشید که Outlook خود تنها یک بار برای هر جلسه یک پاسخ خودکار به هر آدرس ارسال می کند؛ یک پاسخ خودکار دوم تنها ممکن است پس از Outlook خارج شده و دوباره باز شود. همچنین، چشم انداز به طور خودکار با دو فرستنده متفاوت به فرستنده پاسخ نمی دهد.

تنظیمات آفلاین تعطیلات رسمی را در Outlook برای یک حساب Exchange ایجاد کنید

اگر از چشم انداز با یک حساب Exchange استفاده می کنید، می توانید مستقیما از طریق سیستم خودکار پاسخ خود را در سرور تنظیم کنید:

1. روی FILE در پنجره چشم انداز اصلی کلیک کنید.
2. بخش اطلاعات را باز کنید.
3. روی پاسخهای خودکار کلیک کنید.
4. مطمئن شوید که ارسال پاسخهای خودکار انتخاب شده است.
5. برای شروع و توقف خودکار پاسخ خودکار:
   1. اطمینان حاصل کنید فقط در این محدوده زمان ارسال کنید: چک شده است.
   2. تاریخ و زمان دلخواه برای شروع خودکار پاسخ در زمان شروع:: .
   3. تاریخ و زمان پایان دلخواه را در پایان زمان انتخاب کنید:.
6. پیام خود را بدون پاسخ خودکار در داخل سازمان خود من وارد کنید .
   • این ایمیل برای افرادی که در شرکت شما هستند ارسال می شود.
7. برای ارسال پاسخ های خودکار به افراد خارج از شرکت شما نیز:
   1. برگه خارج از من را باز کنید
   2. اطمینان حاصل کنید که خودکار پاسخ به افراد خارج از سازمان شما بررسی شده است، اگر شما با خطرات امنیتی درگیر است .
   3. پیام ارسال شده به افراد خارج از شرکت خود را وارد کنید
8. روی OK کلیک کنید

برای حفظ پاسخ های بی ادبانه بیشتر در مرکز سرور Exchange (از جمله قالب هایی که حاوی فیلدهای ادغام شده با Active Directory) است، می توانید Symprex Out-of-Office Manager را امتحان کنید.

(تست شده با Outlook 2013 و Outlook 2016)