ذخیره در اکسل با استفاده از کلیدهای میانبر

در اوایل ذخیره، اغلب ذخیره کنید

شما مقدار زیادی کار را در صفحه گسترده اکسل خود قرار داده اید؛ اجازه ندهید آن را لغو کند زیرا شما فراموش کرده اید که آن را ذخیره کنید! از این راهنمایی ها برای نگهداری کار خود مطمئن و ذخیره شده برای دفعه بعد که شما به آن فایل نیاز دارید.

کلیدهای میانبر کلید اکسل

علاوه بر صرفه جویی در فایل های کتاب کار با استفاده از گزینه Save که در زیر منوی File یا Save icon در نوار ابزار Quick Access قرار دارد، اکسل گزینه ای برای ذخیره کلید های میانبر در صفحه کلید است.

ترکیب کلیدی این میانبر این است:

Ctrl + S

• اگر فایل قبلا ذخیره شده باشد، اشاره گر ماوس به یک ساعت آیکون شیشه ای تغییر می کند در حالی که صرفه جویی می کند.
• اگر کتاب کار برای اولین بار ذخیره شود، کادر محاوره ای Save As باز خواهد شد.

اولین بار ذخیره

هنگامی که یک فایل برای اولین بار ذخیره می شود، دو قطعه اطلاعات باید در کادر محاوره ای Save As مشخص شود:

• نام پرونده (حداکثر 255 کاراکتر از جمله فاصله).
• محل (پوشه) که در آن فایل ذخیره خواهد شد.

ذخیره اغلب

از آنجا که با استفاده از کلیدهای میانبر Ctrl + S راه ساده ای برای ذخیره داده ها است، توصیه می شود به طور مرتب - حداقل هر پنج دقیقه - صرفه جویی در از دست رفتن داده ها در صورت وقوع تصادف کامپیوتری.

پین کردن جاهای ذخیره شده

از آنجا که اکسل 2013، امکان ذخیره مکان های ذخیره شده اغلب مورد استفاده در Save As وجود دارد .

انجام این کار باعث می شود مکان به آسانی در بالای لیست پوشه های اخیر قابل دسترسی باشد. هیچ محدودیتی برای تعداد مکان هایی وجود ندارد که بتوان آنها را برداشت کرد.

برای جابجایی مکان ذخیره:

1. روی File> Save As کلیک کنید .
2. در پنجره ذخیره به عنوان، اشاره گر موس را در محل دلخواه در پوشه های اخیر قرار دهید.
3. در سمت راست بالای صفحه نمایش، یک تصویر افقی کوچک از پین فشار برای این محل ظاهر می شود.
4. بر روی پین برای آن محل کلیک کنید. تصویر به یک تصویر عمودی یک پین فشار تغییر می کند که نشان می دهد که مکان در حال حاضر به بالای لیست پوشه های اخیر متصل است.
5. برای باز کردن یک مکان، دوباره روی تصویر پین عمودی کلیک کنید تا آن را به پین ​​افقی تغییر دهید.

ذخیره فایل های اکسل در قالب PDF

یکی از ویژگی های اولیه معرفی شده در اکسل 2010 توانایی تبدیل یا ذخیره فایل های Excel در قالب PDF بود.

یک فایل PDF (فرمت سند قابل حمل) به دیگران اجازه می دهد تا بدون نیاز به برنامه اصلی - مانند اکسل - بر روی کامپیوتر خود، اسناد را مشاهده کنند.

در عوض، کاربران می توانند فایل را با یک برنامه PDF خوان رایگان مانند Adobe Acrobat Reader باز کنند.

یک فایل PDF نیز به شما اجازه می دهد که دیگران اطلاعات جدول داده را بدون ارائه دادن فرصت به آن تغییر دهید.

ذخیره برگه فعال در فرمت PDF

هنگام ذخیره یک فایل در فرمت PDF، به طور پیش فرض تنها برگه فعلی یا فعال - یعنی برگه کار بر روی صفحه - ذخیره شده است.

مراحل ذخیره سازی یک صفحه اکسل در فرمت PDF با استفاده از گزینه ی Save as فایل نوع فایل اکسل عبارتند از:

1. برای مشاهده گزینه های منو موجود، روی برگه File روبان کلیک کنید.
2. روی گزینه Save As کلیک کنید تا کادر محاوره ای Save As را باز کنید.
3. یک مکان را برای ذخیره فایل زیر خط Save In در بالای کادر محاوره انتخاب کنید.
4. یک نام برای فایل زیر خط نام فایل در پایین کادر محاوره تایپ کنید.
5. برای باز کردن منوی کشویی، در پایین پنجره فلش در پایین خط « ذخیره به عنوان» در پایین جعبه محاوره کلیک کنید.
6. برای پیدا کردن و پیدا کردن بر روی گزینه PDF (* .pdf) کلیک کنید تا آن را در خط Save از نوع کادر محاوره ای ذخیره کنید.
7. برای ذخیره فایل در فرمت PDF روی Save کلیک کنید و کادر محاوره ای را ببندید.

صرفه جویی در صفحات چندگانه یا یک کتاب کامل در قالب PDF

همانطور که قبلا ذکر شد، گزینه Save As به صورت پیش فرض فقط صفحه فعلی را در قالب PDF ذخیره می کند.

دو روش برای تغییر چندین برگه یا یک کتاب کامل در قالب PDF وجود دارد:

1. برای ذخیره چندین صفحه در یک کتابچه، قبل از ذخیره فایل، آن برگه برگه را برجسته کنید. فقط این ورق ها در فایل PDF ذخیره می شوند.
2. برای ذخیره کل کتاب کار:
   • تمام برگه های برگ را برجسته کنید
   • گزینه های باز در کادر محاوره ای Save As را باز کنید.

توجه : دکمه گزینه ها تنها بعد از اینکه نوع فایل به PDF (* .pdf) تغییر می کند در کادر محاوره ای Save As قابل مشاهده می شود. این به شما می دهد تعدادی از گزینه ها در مورد آنچه که اطلاعات و داده ها در فرمت PDF ذخیره می شود.

1. گزینه PDF (* .pdf) را کلیک کنید تا دکمه Options در خط Save as نوع کادر محاوره ظاهر شود.
2. بر روی دکمه کلیک کنید تا کادر محاوره ای گزینه ها باز شود.
3. تمام كتابچه را در بخش منتشر كنيد.
4. برای بازگشت به کادر محاوره ای Save As کلیک کنید.