Excel 2003 Database Tutorial

01 از 09

اکسل 2003 مرورگر پایگاه داده

Excel 2003 Database Tutorial. © Ted فرانسوی

در حقیقت، ما نیاز به پیگیری اطلاعات داریم و جای خوبی برای این در یک فایل پایگاه داده اکسل است. فهرستی از شماره های تلفن، لیست تماس برای اعضای یک سازمان یا تیم یا مجموعه ای از سکه ها، کارت ها یا کتاب ها، یک فایل پایگاه داده اکسل، ورود، ذخیره و پیدا کردن اطلاعات خاص را آسان می کند.

اکسل این ابزار را برای کمک به شما در ردیابی داده ها و پیدا کردن اطلاعات خاص هنگام خواندن آن ساخته است. همچنین، با صدها ستون و هزاران ردیف، یک صفحه گسترده اکسل می تواند مقدار زیادی اطلاعات را ذخیره کند.

همچنین آموزش مربوطه را ببینید: اکسل 2007/2010/2013 گام به گام پایگاه داده آموزش .

02 از 09

جداول داده ها

آموزش اکسل پایگاه داده © Ted فرانسوی

فرمت اصلی ذخیره داده ها در یک پایگاه داده اکسل یک جدول است. در جدول داده ها در ردیف وارد می شوند. هر سطر به عنوان یک رکورد شناخته می شود.

هنگامی که یک جدول ایجاد شده است، ابزار داده اکسل می تواند برای جستجو، مرتب سازی و فیلتر کردن سوابق در پایگاه داده برای پیدا کردن اطلاعات خاص مورد استفاده قرار گیرد.

اگر چه چند راه وجود دارد که می توانید از این ابزار داده در اکسل استفاده کنید، ساده ترین راه این است که آنچه را که از لیست داده ها در یک جدول شناخته می شود ایجاد کنید.

برای دنبال کردن این آموزش:

نکته - برای وارد کردن شناسه دانشجویی به سرعت:

  1. اولین دو شناسه - ST348-245 و ST348-246 را به ترتیب سلول های A5 و A6 تایپ کنید.
  2. دو ID را برجسته کنید تا آنها را انتخاب کنید.
  3. با کلیک بر روی جعبه پر کنید و آن را به سلول A13 بکشید.
  4. بقیه شناسه های دانشجویی باید به طور صحیح وارد سلول های A6 تا A13 شوند.

03 از 09

وارد کردن داده ها به درستی

وارد کردن داده ها به درستی © Ted فرانسوی

هنگام ورود به داده ها، اطمینان از صحت وارد شدن آن مهم است. به غیر از ردیف 2 بین عنوان صفحهگسترده و عنوانهای ستون، هنگام ورود اطلاعات خود، هیچ ردیف خالی دیگر را نخواهید دید. همچنین مطمئن شوید که سلولهای خالی را ترک نخواهید کرد.

خطاهای داده ای ناشی از ورود نادرست داده ها منبع بسیاری از مشکلات مربوط به مدیریت داده ها هستند. اگر اطلاعات در ابتدا به درستی وارد شده باشد، برنامه بیشتر احتمال دارد به شما نتایجی را که میخواهید بازگردانید.

04 از 09

ردیف ها رکوردها هستند

آموزش اکسل پایگاه داده © Ted فرانسوی

همانطور که اشاره شد، ردیف داده ها، در یک پایگاه داده، به عنوان سوابق شناخته می شوند. هنگام ورود به سوابق، این دستورالعمل ها را در ذهن نگه دارید:

05 از 09

ستونها Fields هستند

ستونها Fields هستند. © Ted فرانسوی

در حالی که ردیفهای یک پایگاه داده اکسل به عنوان رکوردها نامیده می شوند، ستون ها به عنوان فیلدها شناخته می شوند . هر ستون نیاز به یک عنوان دارد تا اطلاعات موجود در آن را شناسایی کند. این عنوان ها نامهای میدان نامیده می شود.

06 از 09

ایجاد لیست

ایجاد جدول داده © Ted فرانسوی

هنگامی که داده ها وارد جدول شده اند، می توان آن را به یک لیست تبدیل کرد. برای انجام این کار:

  1. سلولهای A3 تا E13 را در برگه نشان می دهد.
  2. بر روی Data> List> Create List از منو کلیک کنید تا کادر Dialog Box ایجاد شود.
  3. در حالی که کادر محاوره ای باز است، سلول های A3 تا E13 روی برگه باید توسط مورچه های راهپیمایی احاطه شود.
  4. اگر مورچه های راهپیمایی محدوده صحیح سلول ها را احاطه کرده اند، در کادر محاوره اي Create List کلیک کنید.
  5. اگر مورچه های راهپیمایی محدوده صحیح سلول را احاطه نمیکنند ، محدوده صحیح را در برگه مشخص کنید و سپس در کادر محاوره ای Create List کلیک کنید.
  6. جدول باید با یک مرز تاریک احاطه شود و در کنار هر نام فیلد ردیفهای فلش اضافه شده است.

07 از 09

با استفاده از ابزارهای پایگاه داده

با استفاده از ابزارهای پایگاه داده © Ted فرانسوی

هنگامی که پایگاه داده را ایجاد کرده اید، می توانید از ابزارهای زیر پیکان های کشویی در کنار هر نام فیلد برای مرتب کردن یا فیلتر کردن اطلاعات خود استفاده کنید.

مرتب سازی داده ها

  1. روی فیلد کشویی کنار نام فیلد نام خانوادگی کلیک کنید.
  2. با کلیک بر روی گزینه ترتیب صعودی برای مرتب سازی پایگاه داده به ترتیب حروف الفبا از A به Z.
  3. گراهام جی ، پس از مرتب شدن، باید اولین رکورد در جدول باشد و ویلسون R. باید آخرین باشد.

فیلتر کردن داده ها

  1. روی فیلد کشویی کنار نام فیلد برنامه کلیک کنید.
  2. برای فیلتر کردن هر دانش آموز، نه در برنامه کسب و کار، بر روی گزینه کسب و کار کلیک کنید.
  3. روی OK کلیک کنید
  4. فقط دو دانش آموز - جیمز تامپسون و ف. اسمیت باید قابل مشاهده باشند زیرا تنها دو نفر در برنامه کسب و کار ثبت نام می کنند.
  5. برای نمایش همه سوابق، روی پیکان کشویی کنار نام فیلد برنامه کلیک کنید.
  6. روی گزینه All کلیک کنید.

08 از 09

گسترش پایگاه داده

گسترش یک پایگاه داده اکسل © Ted فرانسوی

برای اضافه کردن سوابق اضافی به پایگاه داده خود:

09 از 09

تکمیل فرمت پایگاه داده

تکمیل فرمت پایگاه داده. © Ted فرانسوی

توجه : این مرحله شامل استفاده از آیکون های واقع در نوار ابزار Formatting است که معمولا در بالای صفحه Excel 2003 قرار دارد. اگر در حال حاضر وجود نداشته باشد، نحوه یافتن نوار ابزار اکسل را برای کمک به شما در پیدا کردن آن بخوانید.

  1. سلول های A1 تا E1 را در برگه نشان می دهد.
  2. برای قرار دادن این عنوان، بر روی آیکون Merge and Center در نوار ابزار Formatting Tool کلیک کنید.
  3. با سلولهای A1 تا E1 هنوز انتخاب شده است، روی نماد Fill Color در نوار ابزار Formatting Tool (به نظر می رسد مانند یک رنگ) بر روی لیست کشویی رنگ پس زمینه کلیک کنید.
  4. Green Green را از لیست انتخاب کنید تا رنگ پس زمینه A1-E1 را به رنگ سبز تیره تغییر دهید.
  5. بر روی نماد فونت رنگ در نوار ابزار Formatting Toolbar کلیک کنید (یک حرف بزرگ "A") برای باز کردن لیست کشویی فونت رنگ.
  6. سفید را از لیست انتخاب کنید تا رنگ متن را در سلولهای A1 - E1 تا سفید تغییر دهید.
  7. برجسته سلول A2 - E2 در برگه.
  8. بر روی نماد پر رنگ در نوار ابزار Formatting کلیک کنید تا لیست کشویی رنگ پس زمینه باز شود.
  9. رنگ سبز را از لیست انتخاب کنید تا رنگ پس زمینه سلول های A2 - E2 را به سبز روشن تغییر دهید.
  10. برجسته سلول A3 - E14 در برگه.
  11. Format> AutoFormat را از منوها انتخاب کنید تا کادر محاوره ای AutoFormat باز شود.
  12. لیست 2 را از لیست گزینه ها برای فرمت سلول های A3 - E14 انتخاب کنید.
  13. برجسته سلول A3 - E14 در برگه.
  14. برای قرار دادن متن در سلولهای A3 تا E14 روی گزینه Toolbar در Toolbar Formatting کلیک کنید.
  15. در این مرحله، اگر تمام مراحل این آموزش را به درستی دنبال کرده باشید، صفحه گسترده شما باید شبیه صفحه گسترده ای است که در مرحله 1 این آموزش دیده شده است.