اکسل قابلیت های مدیریت داده های برنامه های پایگاه داده ارتباطی مانند SQL Server و Microsoft Access را ندارد. با این حال، آنچه که می تواند انجام دهد، به عنوان یک پایگاه داده ساده یا صاف است که نیازهای مدیریت داده را در بسیاری از موارد پر می کند.
در اکسل، داده ها به جداول با استفاده از ردیف ها و ستون های یک برگه سازماندهی شده است. نسخه های جدیدتر برنامه دارای یک ویژگی جدول است که باعث می شود اطلاعات ورود، ویرایش و دستکاری آن آسان باشد .
هر قطعه داده یا اطلاعات مربوط به یک موضوع، مانند یک شماره یا آدرس شخص، در یک سلول برگه جداگانه ذخیره می شود و به عنوان فیلد نامگذاری می شود.
شرایط پایگاه داده: جدول، رکوردها و فیلدها در اکسل
پایگاه داده مجموعه ای از اطلاعات مربوط به ذخیره شده در یک یا چند فایل های کامپیوتری به صورت سازمان یافته است.
به طور معمول اطلاعات یا داده ها به جداول سازماندهی شده اند. یک پایگاه داده ساده یا یکپارچه، مانند اکسل، تمام اطلاعات مربوط به یک موضوع را در یک جدول تنها نگه می دارد.
از سوی دیگر، پایگاههای ارتباطی شامل تعدادی از جداول با هر جدول حاوی اطلاعات در مورد موضوعات مختلف، اما مرتبط است.
اطلاعات در یک جدول به گونه ای سازماندهی شده است که می تواند به راحتی باشد:
- به روز شد
- مرتب شده
- اصلاح شده
- برای اطلاعات خاص فیلتر شده یا جستجو شده است
سوابق
در اصطلاحنامه پایگاه داده، یک رکورد تمام اطلاعات یا اطلاعات مربوط به یک خاص خاص که در پایگاه داده وارد شده است را نگه می دارد.
در اکسل، رکوردها معمولا در ردیف برگه های کار با هر سلول در ردیف حاوی یک آیتم اطلاعات یا ارزش سازماندهی می شوند.
زمینه های
هر آیتم اطلاعاتی در یک رکورد پایگاه داده - مانند شماره تلفن یا شماره خیابان - به عنوان فیلد نامیده می شود.
در اکسل، سلول های فردی یک صفحه به عنوان فیلد خدمت می کنند، از آنجا که هر سلول می تواند یک قطعه واحد از اطلاعات را در مورد یک شیء داشته باشد.
نامهای میدان
حیاتی است که داده ها به صورت سازمان یافته به یک پایگاه داده وارد شوند تا بتوان آن را برای یافتن اطلاعات خاص مرتب یا فیلتر کرد.
برای اطمینان از اینکه داده ها در یک جهت برای هر رکورد وارد می شوند، عنوان ها به هر ستون یک جدول اضافه می شوند. این ستون های ستون به عنوان نام فیلد نامگذاری می شوند.
در اکسل، ردیف بالا جدول حاوی نام فیلد برای جدول است. این ردیف معمولا به عنوان ردیف هدر اشاره می شود.
مثال
در تصویر بالا، تمام اطلاعات جمع آوری شده برای یک دانش آموز در یک ردیف یا رکورد در جدول ذخیره می شود. هر دانش آموز، مهم نیست چقدر یا چقدر اطلاعات کمی جمع آوری شده است، ردیف جداگانه ای در جدول دارد.
هر سلول در یک ردیف یک فیلد حاوی یک قطعه از آن اطلاعات است. نام فیلد در ردیف هدر کمک می کند تا اطمینان حاصل شود که داده ها در یک موضوع خاص، مانند نام یا سن، در همان ستون برای همه دانش آموزان ذخیره می شوند.
ابزارهای داده اکسل
مایکروسافت تعدادی ابزار داده را در اختیار شما قرار داده است تا کار با مقادیر زیادی داده ذخیره شده در جداول اکسل را آسانتر کند و به حفظ آن در شرایط مناسب کمک کند.
با استفاده از یک فرم برای اسناد
یکی از این ابزارهایی که کار آسان با سوابق فردی را آسان می کند، فرم داده است. یک فرم می تواند برای پیدا کردن، ویرایش، وارد کردن یا حذف سوابق در جداول حاوی 32 فیلد یا ستون استفاده شود.
فرم پیش فرض شامل لیستی از نام های فیلمی است که در جدول آنها مرتب شده اند تا اطمینان حاصل شود که سوابق به درستی وارد شده اند. در کنار هر نام فیلد، یک جعبه متن برای ورود یا ویرایش فیلدهای فردی داده است.
در حالی که امکان ایجاد فرم های سفارشی وجود دارد، ایجاد و استفاده از فرم پیش فرض بسیار ساده تر است و اغلب همه چیز مورد نیاز است.
حذف رکوردهای داده های تکثیر شده
یک مشکل رایج در همه پایگاه های داده خطاهای داده است. علاوه بر اشتباهات املایی ساده و یا زمینه های گم شده از داده ها، سوابق داده های تکراری می تواند نگرانی عمده ای باشد زیرا جدول داده ها در اندازه بزرگ می شود.
یکی دیگر از ابزارهای داده اکسل می تواند برای حذف این پرونده های تکراری - یا نسخه های دقیق یا جزئی استفاده شود.
مرتب سازی داده ها
مرتب سازی به معنای سازماندهی مجدد اطلاعات با توجه به یک ویژگی خاص، مانند مرتب سازی بر اساس جدول به ترتیب حروف الفبا توسط نام خانوادگی یا به ترتیب زمانی که از قدیمی ترین تا جوان تر است.
گزینه های مرتب سازی اکسل شامل مرتب سازی بر اساس یک یا چند فیلد، مرتب سازی سفارشی مانند تاریخ یا زمان و مرتب سازی بر اساس ردیف ها می باشد که امکان مرتب سازی فیلدها در جدول را مرتب می کند.