ادغام ایمیل یک ابزار است که ساده ایجاد مجموعه ای از اسناد که مشابه هستند، اما شامل عناصر داده های منحصر به فرد و متغیر است. این کار با اتصال یک پایگاه داده ای که حاوی آن عناصر داده به یک سند است، حاوی زمینه های ادغام که در آن داده های منحصربفرد خواهد شد.
ادغام ایمیل صرفه جویی در زمان و تلاش شما را با خودکار سازی فرآیند وارد کردن قطعات استاندارد داده ها مانند نام ها و آدرس ها به یک سند. به عنوان مثال، شما می توانید یک نامه فرم را به یک گروه از مخاطبین در Outlook پیوند دهید؛ این نامه ممکن است یک فیلد ادغام برای آدرس هر یک از مخاطبین و یکی برای نام مخاطب مربوطه به عنوان بخشی از متن نامه باشد.
استفاده از ادغام نامه
ادغام نامه، برای بسیاری از افراد، مفهوم ایمیل های ناخواسته را به تصویر می کشد. در حالی که بازاریاب ها بدون شک از ادغام ایمیل برای تولید مقادیر زیادی از ایمیل به سرعت و به آسانی استفاده می کنند، بسیاری از کاربردهای دیگر ممکن است شما را شگفت زده کند و راه هایی را که برخی از مدارک خود را ایجاد می کنید تغییر دهید.
شما می توانید از ادغام نامه برای ایجاد هر نوع سند چاپی، و همچنین اسناد و فاکس های توزیع شده الکترونیکی استفاده کنید. نوع اسنادی که می توانید با استفاده از یک ادغام نامه ایجاد کنید عملا بی حد و حصر است. در اینجا چند نمونه است:
- کاتالوگ ها
- انبارها
- فاکتورها
- برچسب ها
- پاکت نامه
- و البته نامه ها
هنگامی که هوشمندانه استفاده می شود، ادغام ایمیل می تواند بهره وری شما را تا حد زیادی افزایش دهد. همچنین می تواند اثربخشی اسناد ایجاد شده را افزایش دهد. به عنوان مثال، با سفارشی کردن حروف با نام گیرندگان یا عناصر دیگر که مخصوص هر گیرنده هستند، یک تصویر جلا داده شده شخصی را ارائه می کنید که صحنه را برای نتیجه ای که می خواهید تعیین می کند.
آناتومی یک ادغام نامه
ادغام نامه متشکل از دو بخش اصلی است: سند و منبع داده ، همچنین به عنوان پایگاه داده شناخته می شود. مایکروسافت ورد کار خود را ساده تر می سازد با استفاده از دیگر برنامه های Office مانند اکسل و چشم انداز به عنوان منابع داده. اگر مجموعه کامل Office دارید، با استفاده از یکی از برنامه های خود به عنوان منبع داده هایتان آسان، راحت و بسیار توصیه می شود. برای مثال، با استفاده از مخاطبین که قبلا به مخاطبین Outlook شما وارد شده است، شما را از ورود مجدد آن اطلاعات به منبع داده های دیگر ذخیره می کند. با استفاده از یک صفحه گسترده اکسل موجود، انعطاف پذیری بیشتری را با داده های خود به ارمغان می آورد تا داده های منبع Word ایجاد شود.
با این حال، اگر شما تنها برنامه Word داشته باشید، هنوز می توانید از ویژگی ادغام ایمیل استفاده کنید. ورد دارای توانایی برای ایجاد یک منبع داده کاملا قابل تنظیم برای شما در ادغام ایمیل شما است.
راه اندازی یک ادغام ایمیل
ادغام نامه به نظر می رسد پیچیده و اسناد و مدارک با داده های سنگین که می تواند بر پایه پایگاه داده های بزرگ متکی باشد. با این حال، کلمه، راه اندازی یک ادغام ایمیل برای استفاده های رایج را ساده تر می کند، با ارائه جادوگران که شما را در فرایند پیوند سند خود به یک پایگاه داده راه می اندازد. به طور کلی، می توانید روند را در کمتر از 10 مرحله نسبتا آسان انجام دهید، از جمله پیدا کردن و اصلاح خطاها. این کمتر از تهیه اسناد خود به صورت دستی است، و همچنین با زمان بسیار کم و بدون هیچ زحمتی.