01 از 02
حذف رکوردهای داده های تکراری در اکسل
برنامه های گسترده صفحات مانند Excel اغلب به عنوان پایگاه داده برای چیزهایی مانند موجودی قطعات، پرونده فروش و لیست های پستی استفاده می شود.
پایگاه داده ها در اکسل شامل جداول داده ها هستند که به طور معمول به ردیف داده ها به نام سوابق سازماندهی می شوند.
در یک رکورد، داده ها در هر سلول یا فیلد در ردیف مرتبط هستند - مانند نام شرکت، آدرس و شماره تلفن.
یک مشکل رایج که به عنوان یک پایگاه داده رخ می دهد در اندازه می باشد که شامل سوابق تکراری یا ردیف داده است.
این نسخه برداری ممکن است رخ دهد:
- رکوردهای کامل در بیش از یک بار به پایگاه داده وارد شده و در نتیجه دو یا چند رکورد یکسان هستند
- سوابق چندگانه یک یا چند فیلد مانند نام و آدرس - حاوی داده های مشابه دارند.
در هر صورت، سوابق تکراری می تواند یک کل یک مشکل را ایجاد کند مانند ارسال چندین کپی از اسناد به یک فرد زمانی که اطلاعات پایگاه داده در یک ادغام نامه استفاده می شود، بنابراین توصیه ای برای اسکن کردن و حذف سوابق تکراری بر روی یک منظم پایه
و در حالی که آسان است که سوابق تکراری را در یک نمونه کوچک مانند یک تصویر بالا انتخاب کنیم، ممکن است به راحتی داده های جداگانه صدها یا حتی هزاران رکورد را داشته باشند که بسیار آسان است که سوابق تکراری را انتخاب کنند - مخصوصا رکوردهای منطبق بر بخشی.
برای انجام این کار ساده تر، اکسل یک ابزار ساخته شده در ابزار داده است که به جای تعجب نیست، Remove Duplicates ، که می تواند برای پیدا کردن و حذف یکپارچه و همچنین بخشی از سوابق مورد نظر استفاده شود.
با این حال، شیوه حذف ابزارهای تکراری طراحی شده است، بایستی یکپارچه و مستلزم یکپارچه سازی سوابق باشد.
این به این دلیل است که کادر محاوره ای Remove Duplicates نام های فیلد برای جدول داده انتخاب شده را نمایش می دهد و شما می توانید از کدام فیلدها در جستجو برای رکوردهای مربوطه استفاده کنید:
- برای سوابق یکسان، جستجو برای تمام زمینه ها - علامت چک در کنار تمام ستون یا نام فیلد ها؛
- برای رعایت بخشی از سوابق - علامت چک کنار در کنار تنها آن زمینه ها برای همسان سازی.
نام های میدان در مقابل نامه های ستون
همانطور که ذکر شد، ابزار Remove Duplicates شامل یک کادر محاوره ای است که در آن شما با انتخاب عناصر مورد نظر و یا نام ستون انتخاب می کنید که زمینه های مرتبط را جستجو کنید.
اطلاعاتی که کادر محاوره ای نشان می دهد - نام های فیلد یا حروف ستون - بستگی دارد که آیا اطلاعات شما شامل یک ردیف عنوان یا هدر - در بالای جدول داده ها است که در تصویر بالا دیده می شود.
اگر این کار را انجام دهید - مطمئن شوید که گزینه در سمت راست کادر محاوره ای - اطلاعات من دارای هدر است - چک شده و اکسل نام ها را در این ردیف به عنوان نام های زمینه در کادر محاوره نمایش می دهد.
اگر داده های شما یک ردیف هدر نداشته باشد، کادر محاوره ای حروف ستون مناسب را در کادر محاوره ای برای محدوده انتخابی داده ها نمایش می دهد.
محدوده ی بعدی داده ها
برای حذف ابزارهای تکراری به درستی کار می کنند، جدول داده ها باید محدوده ای از داده های مجاور باشد - به این معنی نباید ردیف ها، ستون های خالی و، اگر امکان پذیر باشد، هیچ سلول خالی در جدول وجود ندارد.
داشتن اطلاعات در جدول داده ای نداشتن یک تمرین خوب در مورد مدیریت داده ها به طور کلی و نه فقط در هنگام جستجوی داده های تکراری است. سایر ابزارهای داده اکسل مانند مرتب سازی و فیلتر کردن - بهترین کار زمانی که جدول داده یک دامنه متناوب از داده است.
مثال مثال رکورد داده تکراری را حذف کنید
در تصویر بالا، جدول داده ها شامل دو رکورد یکسان برای A. Thompson و دو رکورد مطابق با R. Holt است که در آن همه رشته ها به جز تعداد دانش آموزان مطابقت دارد.
مراحل ذکر شده در زیر نحوه استفاده از ابزار حذف تکراری داده شده را به شرح زیر می دهد:
- دوم از دو سوابق یکسان برای A. Thompson را حذف کنید.
- دومین رکورد مطابق با R. Holt را حذف کنید.
افتتاح جعبه حذف موارد تکراری
- بر روی هر سلول حاوی داده ها در پایگاه داده نمونه کلیک کنید.
- روی زبانه داده روی نوار کلیک کنید.
- بر روی آیکون Remove Duplicates کلیک کنید تا همه داده ها را در جدول داده ها باز کنید و کادر محاوره ای Remove Duplicates را باز کنید.
- کادر محاوره ای Remove Duplicates تمام عنوان های ستون یا نام های زمینه را از نمونه داده ما نمایش می دهد
- علامت های چک در کنار نام فیلد نشان می دهد کدام ستون اکسل سعی در جستجوی سوابق تکراری دارد
- به طور پیش فرض زمانی که کادر محاوره ای تمام نام های فیلد باز می شود، بررسی می شوند
یافتن رکوردهای مشابه
- از آنجا که ما در حال جستجو برای اسناد کاملا یکسان در این مثال هستیم، تمام عنوانهای ستون را بررسی خواهیم کرد
- روی OK کلیک کنید
در این مرحله باید نتایج زیر را مشاهده کرد:
- کادر محاوره باید بسته شود و با یک پیام جایگزین شود: 1 مقدار تکراری یافت شده و حذف شده است 7 ارزش منحصر به فرد باقی می ماند
- ردیف حاوی رکورد تکراری A. Thompson از پایگاه داده حذف خواهد شد
- حتی اگر دو رشته بخشی برای رول هولت وجود داشته باشد، زیرا همه فیلدها با هم برابر نیستند - تعداد دانش آموزان برای دو رکورد متفاوت است - اکسل آن را یک رکورد داده منحصر به فرد
02 از 02
یافتن و حذف موارد ضبط شده به صورت جزئی با حذف موارد تکراری
بررسی یک فیلد در یک زمان
از آنجا که اکسل فقط سوابق داده را حذف می کند که دقیقا برای زمینه های انتخابی داده ها مطابقت دارد، بهترین راه برای یافتن همه سوابق داده های تطابق جزئی این است که علامت چک فقط برای یک فیلد در یک زمان حذف شود، همانطور که در مراحل زیر انجام می شود.
جستجوهای بعدی برای پرونده هایی که در همه زمینه ها مطابقت دارند، به غیر از نام، سن یا برنامه، تمام ترکیبات ممکن را برای رکوردهای سازگاری جزئی حذف خواهد کرد.
پیدا کردن سوابق تقریبا تطبیق
- در صورت لزوم روی هر سلول حاوی داده ها در جدول داده کلیک کنید
- روی زبانه داده روی نوار کلیک کنید.
- بر روی آیکون Remove Duplicates کلیک کنید تا همه داده ها را در جدول داده ها باز کنید و کادر محاوره ای Remove Duplicates را باز کنید.
- تمام نام های میدان یا ستون های ستون برای جدول داده ها انتخاب می شوند.
- برای پیدا کردن و حذف رکوردها که در هر فیلد یک بازی ندارند، علامت چک را از کنار نام فیلمی که اکسل نادیده گرفته می شود حذف کنید.
- برای این مثال بر روی جعبه چک در کنار ستون ID دانشجویی کلیک کنید تا علامت چک را حذف کنید.
- اکسل در حال حاضر فقط سوابق را جستجو و حذف می کند که داده های تطبیقی در زمینه های نام خانوادگی ، اولیه و برنامه دارند .
- روی OK کلیک کنید
- کادر محاوره باید بسته شود و با یک پیام جایگزین شود: 1 مقدار تکراری یافت شده و حذف شده است 6 ارزش منحصر به فرد باقی می ماند
- ردیف حاوی رکورد دوم برای R. Holt با شناسه دانشجویی ST348-252 از پایگاه داده حذف خواهد شد.
- برای بستن کادر پیام، روی OK کلیک کنید
در این مرحله، جدول داده های نمونه باید از تمام داده های تکراری آزاد باشد.