01 از 08
اکسل ورودی اظهار نظر
این آموزش برخی از DOS های اصلی و DON'Ts را وارد کنید داده ها را به برنامه های صفحه گسترده مانند اکسل، صفحات گسترده گوگل، و Open Office Calc را پوشش می دهد.
وارد کردن داده ها به درستی اولین بار می تواند مشکلات را بعدا حل کند و استفاده از تعدادی از ابزار و ویژگی های اکسل مانند فرمول ها و نمودارها را آسان تر می کند.
DOs و DON'Ts عبارتند از:
- برنامه ریزی صفحه گسترده خود را انجام دهید
- هنگام ورود اطلاعات مرتبط، ردیف ها یا ستون های خالی را ترک نکنید
- آیا صرفه جویی در وقت و صرفه جویی در دو مکان
- از اعداد به عنوان عنوان ستون استفاده نکنید و واحد را با داده وارد نکنید
- از لیستهای سلولی و محدوده نامی در فرمول استفاده کنید
- سلولهای حاوی فرمول قفل شده را ترک نکنید
- آیا مرتب کردن اطلاعات شما
برنامه ریزی صفحه گسترده خود را انجام دهید
هنگامی که برای ورود به داده ها به اکسل می آید، قبل از اینکه شروع به تایپ کنید، برنامه ریزی کمی دارد.
دانستن آنچه که از برگه استفاده می شود، داده های آن شامل خواهد شد و آنچه که با آن داده ها انجام می شود می تواند تا حد زیادی روی طرح نهایی کارنامه تأثیر بگذارد.
برنامه ریزی قبل از تایپ کردن می تواند بعدا صرفه جویی کند اگر صفحه گسترده نیاز به سازماندهی مجدد داشته باشد تا کارایی و راحت تر با آن کار کند.
امتیازات را در نظر بگیرید
- هدف از صفحه گسترده چیست؟
- صفحه گسترده چقدر داده خواهد شد؟
- آیا نمودار مورد نیاز است؟
- آیا صفحه گسترده چاپ خواهد شد؟
هدف از صفحه گسترده چیست؟
- هدف از صفحه گسترده به تعیین موقعیت داده کمک خواهد کرد، زیرا مهمترین اطلاعات باید قابل مشاهده و به راحتی قابل دسترسی باشد.
- چه محاسباتی مورد نیاز است؟ محاسبات، چه فرمول ها و توابع مورد نیاز و جایی که آنها قرار می گیرند را تحت تاثیر قرار می دهد.
چه مقدار داده خواهد شد صفحه گسترده نگه دارید؟
مقدار داده های صفحه گسترده در ابتدا نگه داشته می شود و چه مقدار بعد افزوده خواهد شد بر تعداد کار برگه های مورد استفاده تاثیر می گذارد.
- اطلاعات خود را بیش از حد گسترش ندهید زیرا می تواند اطلاعات خاصی را برای یافتن پیدا کند و محاسبات روی چند ورق یا کتاب های درسی می توانند بر عملکرد اکسل تأثیر بگذارند.
- برای کارهای بزرگ، گاهی اوقات مفید است که کل ستون های مهم را در بالای ستون های ستون نمایش داده شود، به جای اینکه کاربران را مجبور به حرکت در پایین صفحه برگردانید تا اطلاعات را ببینند.
نمودارها مورد نیاز هستند؟
اگر تمام یا بخشی از داده ها در یک نمودار یا نمودار نمایش داده شود، می تواند بر طرح اطلاعات تأثیر بگذارد،
- بسته به نوع نمودار، داده ها ممکن است نیاز به گروه بندی متفاوت داشته باشند - مانند استفاده از یک منطقه خلاصه برای نمودار پای.
- برای صفحات گسترده بزرگ، نمودارها را می توان به صفحات جداگانه نقل مکان کرد تا موجب کاهش جمعیت شود
آیا صفحه گسترده چاپ خواهد شد؟
چگونه داده ها مرتب می شوند ممکن است تحت تاثیر قرار گیرد اگر تمام یا بعضی از داده ها چاپ شوند، بسته به اینکه آیا طرح پرتره یا منظره انتخاب شده و تعداد ورق های مورد نیاز است.
- اگر از یک عدد کاغذ معمولی (8 1/2 X 11) استفاده کنید، بیشترین داده را در سطرهای زیر چندین ستون قرار دهید، به طوری که تمام عناوین در یک صفحه قابل مشاهده است.
- اگر چندین ورق مورد نیاز است، در قسمت بالای هر صفحه چاپ عناوین ستون را انجام دهید تا داده ها را راحت تر بخوانید.
- اگر تعداد زیادی ستون داده نیاز به چاپ داشته باشند، طرح منظر ممکن است تمام سطرها را بر روی یک صفحه نگه دارد. باز هم، اگر چند ورق مورد نیاز باشد، عنوانهای ستون را در بالای هر صفحه چاپ کنید.
- اگر نمودار ها چاپ شوند، انتقال آنها به یک صفحه جداگانه می تواند کار را ساده تر کند.
02 از 08
ردیف یا ستون های خالی در داده های مربوطه را ترک نکنید
رها کردن سطرها یا ستون های خالی در جداول داده ها یا محدوده های مربوطه از داده ها می تواند بسیار دشوار باشد به درستی از تعدادی از ویژگی های اکسل مانند نمودارها، جداول محوری و توابع خاص استفاده کنید.
حتی سلول های خالی در یک ردیف یا ستون حاوی داده ها می توانند مشکلات را در تصویر بالا نشان دهند.
فقدان فضاهای خالی نیز برای اکسل برای شناسایی و انتخاب همه داده های مرتبط در محدوده زمانی که ویژگی هایی نظیر مرتب سازی ، فیلتر کردن، یا استفاده از AutoSum استفاده می شود، آسان تر می شود.
به جای ترک ردیف ها یا ستون های خالی، از سطرها و یا عنوان های قالب بندی و برچسب ها با استفاده از bold یا underline استفاده کنید تا اطلاعات را شکسته و خواندن آن آسان تر شود.
وقتی که ممکن است ستون داده خود را وارد کنید.
- هنگام قرار دادن صفحه گسترده خود، یک عنوان توصیفی را در بالای ستون اول جدول قرار دهید با داده های زیر.
- اگر بیش از یک سری داده وجود دارد، آنها را یکی پس از دیگری در ستون (چپ به راست) با عنوان برای هر سری داده در بالا فهرست کنید.
اطلاعات جداگانه را جدا کنید
در حالی که نگه داشتن داده های مرتبط با هم مهم است، در عین حال می تواند مفید باشد که محدوده های غیر مرتبط داده ها جداگانه نگهداری شود.
ترک ستون های خالی یا ردیف ها بین محدوده های داده های مختلف و یا سایر داده ها بر روی برگه مجددا برای Excel به درستی تشخیص و انتخاب محدوده های مرتبط یا جداول داده ها را آسان تر می کند.
03 از 08
ذخیره کنید اغلب
اهمیت صرفه جویی در کار خود را اغلب نمی توان بیش از حد تعریف کرد - و یا اغلب بیان شده است.
البته اگر شما از یک صفحه گسترده وب مبتنی بر وب مانند Spreadsheets یا Excel Online استفاده می کنید، پس از آن صرفه جویی یک مسئله نیست، چرا که هر دو برنامه دارای گزینه صرفه جویی نیست، بلکه در عوض با یک ویژگی ذخیره خودکار کار می کنند.
هرچند برای برنامه های مبتنی بر کامپیوتر، پس از دو یا سه تغییر - چه در حال اضافه کردن داده ها، چه در تغییر قالب بندی و یا در ورود به یک فرمول - ذخیره برگه.
اگر به نظر می رسد بیش از حد، صرفه جویی حداقل هر دو یا سه دقیقه.
با وجودی که ثبات کامپیوترها و نرم افزارهای کامپیوتری در چند سال گذشته به طور چشمگیری بهبود یافته است، اما هنوز نرمافزارها سقوط کردهاند، هنوز ناکامیهای برق رخ داده است، و بعضی دیگر هم گاهی از سیم برق خود خارج میشوند و از سوکت دیواری خارج میشوند.
و هنگامی که این اتفاق می افتد، از بین رفتن هر مقدار اطلاعات - بزرگ یا کوچک - فقط حجم کار شما را افزایش می دهد، همانطور که سعی می کنید آنچه را که قبلا انجام داده اید بازسازی کنید.
اکسل یک ویژگی ذخیره خودکار دارد که معمولا خیلی خوب کار می کند، اما نباید به آن متکی بود. با عادت به حفظ اطلاعات خود با صرفه جویی مکرر
میانبر برای صرفه جویی
صرفه جویی در کار نباید یک وظیفه سنگین حرکت ماوس به روبان و کلیک بر روی آیکون باشد، از طریق ترکیبی از میانبر صفحه کلید از عادت صرفه جویی استفاده کنید :
Ctrl + S
ذخیره در دو مکان
یکی دیگر از جنبه های صرفه جویی که نمیتوان آن را غلط داد، اهمیت ذخیره اطلاعات شما در دو مکان مختلف است.
مکان دوم، البته، یک نسخه پشتیبان است، و گفته شده است که بسیاری از بارها، "پشتیبان گیری مانند بیمه: داشتن یک و شما احتمالا به آن نیاز ندارید، یک مورد ندارید و شما احتمالا خواهد شد".
بهترین نسخه پشتیبان تهیه شده است که در مکان جغرافیایی متفاوت از اصل قرار دارد. پس از همه، نقطه ای برای داشتن دو نسخه از یک فایل، اگر آنها
- در همان هارد دیسک که شکست خورده است؟
- در همان کامپیوتر، که دزدی می شود؟
- در همان ساختمان که به زمین می سوزد؟
پشتیبان گیری وب
با این حال، تهیه نسخه پشتیبان لازم نیست که یک کار سخت یا وقت گیر باشد.
اگر امنیت یک مسئله نیست - برگه یک لیست از دی وی دی های شما است - ایمیل خود را یک کپی با استفاده از ایمیل وب به طوری که یک کپی در سرور باقی می ماند کافی است.
اگر امنیت یک مسئله است، ذخیره سازی وب هنوز یک گزینه است - با این وجود با یک شرکت متخصص در این نوع از چیزها و اتهام هزینه برای انجام این کار است.
در مورد صفحات گسترده آنلاین، احتمالا صاحبان برنامه سرورهای خود را پشتیبان گیری می کنند - و این شامل تمام داده های کاربر می شود. اما برای امن بودن، یک کپی از فایل را به رایانه خود دانلود کنید.
04 از 08
از اعداد به عنوان عنوان ستون استفاده نکنید و واحد را با داده وارد نکنید
برای شناسایی داده های خود از ستون ها و ابتدای ردیف ها استفاده کنید زیرا عملیات نظیر مرتب سازی بسیار ساده تر را انجام می دهند، اما از اعداد مانند 2012، 2013 و غیره استفاده نمی کنند.
همانطور که در تصویر بالا نشان داده شده است، سطرهای ستون و ردیفی که فقط اعداد هستند، ممکن است به صورت غلط در محاسبات گنجانده شود. اگر فرمول های شما شامل توابع مانند:
که به طور خودکار محدوده داده ها را برای استدلال عملکرد انتخاب می کند .
به طور معمول، چنین توابع برای اولین بار به دنبال ستون هایی از اعداد بالاتر از جایی که آنها قرار دارد و سپس به سمت چپ برای یک ردیف از اعداد، و هر عنوان که تنها اعداد در محدوده انتخاب شده گنجانده شده است.
اعداد که به عنوان سطرهای سطر استفاده می شود نیز می تواند به عنوان سری داده های دیگر اشتباه باشد اگر به عنوان بخشی از یک محدوده برای یک نمودار به جای محور برچسب ها انتخاب شود.
اعداد را در سلولهای عنوان به عنوان متن ایجاد کنید و یا قبل از هر عدد با apostrophe (') - مانند 2012 و 2013 ایجاد کنید. apostrophe در سلول نشان نمی دهد، اما این تعداد را به داده های متنی تغییر می دهد.
واحدهای را در قسمت های نگه دارید
آیا: پول، درجه حرارت، فاصله یا سایر واحد ها را به هر سلول با داده های شماره وارد کنید.
اگر این کار را می کنید، شانس خوبی وجود دارد که اکسل یا Spreadsheets های Google تمام داده های شما را به عنوان متن نمایش دهد.
در عوض، واحدهایی را در قسمت های بالای ستون قرار دهید که، همانطور که اتفاق می افتد، اطمینان حاصل خواهد کرد که این دسته ها حداقل متن هستند و مشکلی که در بالا مطرح می شود ایجاد نمی شود.
متن به چپ، اعداد به راست
یک راه سریع برای این است که بگویید آیا شما اطلاعات متن یا شماره دارید یا نه، برای بررسی همگرایی داده ها در یک سلول. به طور پیش فرض، داده های متنی به سمت چپ در اکسل و صفحات گسترده گوگل ترتیب داده شده و داده های شماره به سمت راست در یک سلول هم تراز شده اند.
اگر چه این همبستگی پیش فرض به آسانی قابل تغییر می باشد، معمولا پس از اتمام تمام داده ها و فرمول ها، قالب بندی به طور معمول اعمال نمی شود، بنابراین هماهنگی پیش فرض ممکن است به زودی در مورد آن چیزی که در برگه کار اشتباه است، باشد.
درصد و نمادهای ارز
بهترین روش برای ورود همه داده ها به یک صفحه کار، وارد کردن فقط عدد ساده است و سپس سلول را برای نمایش عدد صحیح قالب بندی کنید و این شامل درصد و مقدار ارز می شود.
اکسل و صفحات گسترده گوگل، با این حال، سندهای درصد که در سلول به همراه شماره تایپ شده اند، قبول می شوند و هر دو هم علامت ارز مشترک مانند علامت دلار ($) یا نماد پوند انگلیس (£) را اگر به نوع سلول در کنار داده های شماره، اما سایر نمادهای ارز، مانند راند آفریقای جنوبی (R)، به احتمال زیاد به صورت متن تفسیر خواهد شد.
برای جلوگیری از مشکلات بالقوه، بهترین روش فوق را دنبال کنید و مقدار آن را وارد کنید و سپس سلول را به جای ارزگذاری کردن در نماد ارز قالب بندی کنید.
05 از 08
از لیستهای سلولی و محدوده نامی در فرمول استفاده کنید
هر دو سلول مرجع و محدوده های نامیده می شود و می بایست در فرمول ها استفاده شود تا سریع تر و آسان تر بتوان فرمول ها و پسوند، تمام صفحه کار را بدون خطا و به روز رسانی نگه داشت.
- مراجع سلولی ترکیبی از حرف ستون و شماره ردیف یک سلول هستند مانند A1، B23 و W987 - و برای شناسایی مکان داده ها در یک صفحه کار می کنند.
- محدوده نامیده می شود یا نام تعریف مشابه یک مرجع سلولی است که در آن برای شناسایی یک سلول یا محدوده سلول ها در یک برگه استفاده می شود.
ارجاع داده ها به فرمول
فرمول ها در اکسل برای انجام محاسبات - مانند اضافه یا تفریق استفاده می شود.
اگر اعداد واقعی در فرمول ها گنجانده شوند مانند:
= 5 + 3
هر بار که تغییرات داده می شود - به 7 و 6 می گویند، فرمول باید ویرایش شود و اعداد تغییر می کنند، بنابراین فرمول می شود:
= 7 + 6
اگر در عوض، داده ها به سلول ها در برگه وارد می شوند، مرجع سلول - یا نام دامنه - می تواند در فرمول به جای عدد استفاده شود.
اگر شماره 5 به سلول A 1 و 3 وارد سلول A2 شود، فرمول می شود:
= A1 + A2
برای به روز رسانی داده ها، محتویات سلول های A1 و A2 را تغییر دهید، اما فرمول باقی می ماند - Excel به طور خودکار نتایج فرمول را به روز می کند.
صرفه جویی در زمان و تلاش افزایش می یابد اگر برگه حاوی فرمول های پیچیده تر باشد و اگر فرمول های چندگانه همان داده ها را ارجاع دهند، از آنجا که داده ها فقط باید در یک مکان تغییر داده شوند و تمام فرمول هایی که مرجع آن را به روز می کند، به روز می شود.
با استفاده از مراجع سلولی یا محدوده های نامگذاری، صفحه کار شما را ایمن تر می کند، زیرا این امر به شما امکان می دهد که فرمول ها را از تغییرات اتفاقی محافظت کنید، در حالی که داده های سلول های موجود را تغییر می دهد.
اشاره به داده ها
یکی دیگر از ویژگی های اکسل و Spreadsheets های گوگل این است که آنها به شما اجازه می دهند نام و یا نام دامنه را به فرمول های با استفاده از اشاره گر وارد کنید - که شامل کلیک کردن بر روی یک سلول برای ورود به مرجع در فرمول می شود.
اشاره گر احتمال اشتباهات ناشی از تایپ کردن در مرجع اشتباه سلول یا خطای نام یک دامنه را کاهش می دهد.
استفاده از محدوده نامگذاری برای انتخاب داده ها
دادن اطلاعات مربوط به ناحیه مربوط به یک نام می تواند انتخاب نوع داده ها را هنگام انجام انواع و یا فیلتر کردن عملیات آسان تر کند.
اگر اندازه یک منطقه داده تغییر کند، دامنه یک نام به راحتی می تواند با استفاده از مدیر نام ویرایش شود .
06 از 08
سلولهای حاوی فرمول را بدون حفاظت نگهداری نکنید
پس از گذراندن وقت بسیار، فرمول های خود را درست و با استفاده از مراجع سلولی صحیح، بسیاری از افراد اشتباه می کنند که این فرمول ها را آسیب پذیر به تغییرات تصادفی یا عمدی می کند.
با قرار دادن داده ها در سلول ها در برگه و سپس ارجاع داده ها به فرمول ها، سلول های حاوی فرمول ها را قفل می کند و در صورت لزوم رمز عبور محافظت می شود تا از آنها محافظت شود.
در همان زمان، سلول هایی که حاوی داده ها هستند را می توان قفل کرد بنابراین تغییرات به راحتی می توانند وارد شوند تا صفحات گسترده تا تاریخ حفظ شوند.
حفاظت از یک برگه یا کارنامه یک فرایند دو مرحلهای است:
- اطمینان حاصل کنید که سلول های صحیح قفل شده اند
- گزینه ورقه حفاظت را اعمال کنید - و اگر مورد نظر، یک رمز عبور اضافه کنید
07 از 08
آیا مرتب کردن اطلاعات شما
اطلاعات خود را پس از ورود به آن، مرتب کنید.
کار با مقادیر کمی از داده های نامشخص در اکسل و یا صفحات گسترده گوگل معمولا یک مشکل نیست، اما به عنوان تعدادی از داده ها افزایش می یابد و مشکل در کار با آن را موثر است.
داده های طبقه بندی شده ساده تر می شود درک و تجزیه و تحلیل و برخی از توابع و ابزار، مانند VLOOKUP و SUBTOTAL نیاز به داده های مرتب شده به منظور بازگشت نتایج صحیح.
همچنین، مرتب سازی داده های خود را به روش های مختلف می توانید آن را آسان تر برای مشخص کردن روند که در ابتدا واضح نیست.
انتخاب داده ها باید مرتب شوند
قبل از اینکه داده ها مرتب شوند، اکسل نیاز به دانستن محدوده دقیقی را که مرتب شده است، و معمولا، اکسل در انتخاب حوزه های مرتبط با اطلاعات بسیار خوب است - تا زمانی که وارد شد
- هیچ ردیف یا ستون خالی در ناحیه ای از اطلاعات مرتبط باقی نمانده است.
- و ردیف ها و ستون های خالی بین مناطق داده های مرتبط باقی مانده است.
اکسل حتی نسبت به دقت تعیین می کند اگر ناحیه داده دارای نام فیلد باشد و این ردیف را از پرونده های مرتب شده حذف کند.
با این حال، اجازه می دهد که اکسل انتخاب دامنه ای را که مرتب شده باشد می تواند خطرناک باشد - مخصوصا با مقدار زیادی از اطلاعات که برای بررسی سخت است.
با استفاده از نام برای انتخاب داده ها
برای اطمینان از اینکه داده های صحیح انتخاب شده است، قبل از شروع مرتب سازی، محدوده را مشخص کنید.
اگر همان محدوده مرتب شده باشد، بهترین روش آن است که آن را aName بدانیم.
اگر نامی برای محدوده ای که مرتب شده است تعریف شود، نام را در جعبه نام تایپ کنید یا آن را از لیست کشویی مرتبط انتخاب کنید و اکسل به طور خودکار محدوده درستی از داده ها را در برگه کار را مشخص می کند.
ردیف ها و ستون های پنهان و مرتب سازی
ردیف های پنهان و ستون های داده در حین مرتب سازی حرکت نمی کنند، بنابراین قبل از اینکه مرتب سازی مرتب شوند، باید آنها را غیرفعال کنیم.
به عنوان مثال، اگر ردیف 7 پنهان شده و بخشی از طیف وسیعی از داده هایی است که مرتب شده اند، به عنوان ردیف 7 به جای آنکه به عنوان یک نتیجه از مرتب سازی به مکان درست خود منتقل شود، باقی خواهد ماند.
همین امر برای ستون های داده نیز صادق است. مرتب سازی بر اساس ردیف شامل مرتب سازی ستون های داده است، اما اگر ستون B قبل از مرتب سازی پنهان پنهان شده باشد، آن به عنوان ستون B باقی خواهد ماند و با ستون های دیگر در محدوده مرتب شده دیگر مرتب نمی شود.
08 از 08
تمام شماره ها باید به عنوان شماره ها باشند
شماره: بررسی کنید که همه اعداد به عنوان اعداد ذخیره می شوند. اگر نتایجی که شما انتظار نداشتید، ستون ممکن است حاوی اعداد ذخیره شده به عنوان متن و نه به عنوان اعداد باشد. به عنوان مثال، عدد های منفی وارد شده از برخی از سیستم های حسابداری و یا تعداد وارد شده با یک پیشرو (apostrophe) به عنوان متن ذخیره می شود.
هنگامی که شما به سرعت اطلاعات را با دکمه AZ یا ZA مرتب کنید، همه چیز می تواند به طرز وحشیانه اشتباه باشد. اگر یک ردیف خالی یا ستون های خالی درون داده وجود داشته باشد، بخشی از داده ها ممکن است مرتب شوند، در حالی که داده های دیگر نادیده گرفته می شوند. تصور کنید که اگر شما اسم و شماره تلفن دیگر مطابقت نداشته باشید یا اگر سفارشات به مشتریان غلط بیفتید، احتمالا خطرناک است.
ساده ترین راه برای اطمینان از اینکه محدوده صحیح داده ها قبل از مرتب سازی انتخاب شده است، آن است که به آن نام بدهید.
فرض دوم دقیقا همان چیزی است که اکسل مرتب می کند. اگر شما یک سلول اختصاصی دارید، اکسل انتخاب را برای انتخاب محدوده (مانند شبیه Ctrl + Shift + 8) محدود شده توسط یک یا چند ستون و ردیف خالی را گسترش می دهد. سپس ردیف اول در محدوده انتخابی را بررسی می کند تا تعیین کند آیا حاوی اطلاعات هدر باشد یا نه.
این جایی است که مرتب سازی با ابزارهای نوار ابزار می تواند پیچیده شود - هدر شما (فرض کنید شما یک) باید برخی از دستورالعمل های دقیق را برآورده کنید تا اکسل آن را به عنوان یک هدر تشخیص دهد. به عنوان مثال، اگر هر سلول خالی در ردیف هدر وجود دارد، اکسل فکر می کند این یک هدر نیست. به همین ترتیب، اگر ردیف هدر همان ردیف های دیگر در محدوده داده فرمت شده باشد، ممکن است آن را تشخیص ندهد. همچنین اگر جدول داده شما به طور کامل از متن متصل شود و ردیف سرصفحه شما چیزی جز متن نداشته باشد، اکسل تقریبا تمام وقت قادر به شناسایی ردیف هدر نخواهد بود. (ردیف درست مثل یک ردیف داده دیگر به اکسل ظاهر می شود.)
فقط پس از انتخاب محدوده و تعیین اینکه آیا یک ردیف هدر وجود دارد، اکسل مرتب سازی واقعی را انجام می دهد. چگونه نتایج شما را خوشحال می کنید بستگی به این دارد که آیا اکسل هر دو انتخاب محدوده و تعیین ردیف هدر درست را تعیین می کند. به عنوان مثال، اگر اکسل فکر نمی کند که ردیف سرصفحه داشته باشید، و شما انجام می دهید، هدر هدر شما به قسمت داده ها طبقه بندی می شود؛ این به طور کلی چیز بدی است.
برای اطمینان از اینکه محدوده داده های شما به درستی به رسمیت شناخته شده، از کلید میانبر Ctrl + Shift + 8 برای دیدن آنچه که اکسل انتخاب می کنید استفاده کنید؛ این چیزی است که مرتب می شود. اگر با انتظارات شما مطابقت نداشته باشد، شما باید یا شخصیت داده ها را در جدول خود تغییر دهید یا قبل از استفاده از کادر محاوره مرتب سازی، محدوده داده ها را انتخاب کنید.
برای اطمینان از این که عنوان شما به درستی شناخته شده است، میانبر Ctrl + Shift + 8 را انتخاب کنید تا محدوده داده را انتخاب کنید، سپس به ردیف اول نگاه کنید. اگر هدر شما سلولهای خالی را در بین کسانی که در ردیف اول انتخاب شده اند، یا ردیف اول درست همانند ردیف دوم فرمت شده باشد، یا شما بیش از یک ردیف هدر انتخاب کرده اید، پس اکسل فرض می کند که شما ردیف هدر را ندارید. برای اصلاح این، تغییر ردیف هدر خود را انجام دهید تا مطمئن شوید که Excel به درستی شناخته شده است.
در نهایت اگر تمام جدول های داده های شما از چندین ردیف استفاده می کنند، همه شرط ها می توانند خاموش شوند. اکسل زمان زیادی را به رسمیت شناختن آنها دارد. شما مشکل را با هم ترکیب می کنید که انتظار دارید ردیف های خالی در آن هدر باشد. فقط نمیتواند آن را به طور خودکار انجام دهد. با این حال، میتوانید قبل از انجام مرتب سازی، تمام ردیفهایی را که میخواهید مرتب کنید مرتب کنید. به عبارت دیگر، در آنچه که اکسل برای مرتب سازی می خواهید مشخص باشد؛ اجازه ندهید اکسل مفروضات را برای شما انجام دهد.
تاریخ و زمان ذخیره شده به عنوان متن
اگر نتایج مرتب سازی بر اساس تاریخ به درستی انجام نشده باشد، داده های موجود در ستون حاوی کلید sort ممکن است شامل تاریخ یا زمان ذخیره شده به عنوان داده های متنی و نه به عنوان اعداد (تاریخ و زمان فقط داده های شماره فرمت شده).
در تصویر بالا، رکورد A. پترسون در پایین فهرست قرار گرفت، زمانی که براساس تاریخ قرض گرفتن - 5 نوامبر 2014 - رکورد باید در بالای رکورد برای A. Wilson قرار داده شود که همچنین یک تاریخ قرض گرفتن از 5 نوامبر دارد
دلیل نتایج غیر منتظره این است که تاریخ قرض گرفتن A. Peterson به عنوان متن به جای یک عدد ذخیره شده است
داده های مختلط و انواع سریع.
هنگام استفاده از روش مرتب سازی سریع از سوابق حاوی متن و داده های شماره با هم مخلوط می شوند، اکسل شماره ها و داده های متنی را به طور جداگانه مرتب می کند - قرار دادن سوابق با داده های متنی در پایین لیست مرتب شده.
اکسل همچنین ممکن است عنوان ستون در نتایج مرتب سازی را شامل شود - تفسیر آنها را فقط یک ردیف از داده های متنی، به جای آن که به عنوان نام فیلد برای جدول داده ها باشد.
مرتب سازی بر اساس اخطارها - کادر گفتگو مرتب کردن بر اساس
همانطور که در تصویر بالا نشان داده شده است، اگر کادر محاوره بندی ترتیب مورد استفاده قرار گیرد، حتی برای انواع در یک ستون، اکسل پیامی را نشان می دهد که هشدار داده است که با اطلاعات ذخیره شده به عنوان متن مواجه شده است و به شما می دهد:
مرتب کردن هر چیزی که به نظر می رسد مانند عدد به عنوان یک عدد است
اعداد و اعداد مرتب به عنوان جداگانه ذخیره می شوند
اگر اولین گزینه را انتخاب کنید، اکسل تلاش خواهد کرد که داده های متن را در موقعیت صحیح نتایج مرتب سازی قرار دهد.
گزینه دوم را انتخاب کنید و اکسل سوابق حاوی داده های متن را در پایین نتایج مرتب سازی قرار می دهد - درست همانطور که با انواع سریع انجام می شود.