این مجموعه ای از نکات، روش های مختلف مرتب سازی داده ها را در Excel می دهد. اطلاعات خاص را می توان در صفحات زیر پیدا کرد:
- مرتب سازی سریع بر یک ستون تنها با استفاده از مرتب کردن و فیلتر کردن و کلید های داغ
- مرتب سازی بر ستون های چندگانه
- مرتب سازی بر اساس تاریخ یا بار
- مرتب کردن بر اساس روزهای هفته، ماه ها و یا دیگر لیست های سفارشی
- مرتب سازی بر اساس ردیف - ستون های مرتب سازی مجدد
انتخاب داده ها مرتب شده اند
قبل از اینکه داده ها مرتب شوند، اکسل نیاز به دانستن دقیق محدوده ای دارد که مرتب شده باشد و معمولا اکسل در انتخاب حوزه های مرتبط با اطلاعات بسیار خوب است - تا زمانی که وارد شد
- هیچ ردیف یا ستون خالی در ناحیه ای از اطلاعات مرتبط باقی نمانده است .
- و ردیف ها و ستون های خالی بین مناطق داده های مرتبط باقی مانده است.
اکسل حتی نسبت به دقت تعیین می کند اگر ناحیه داده دارای نام فیلد باشد و این ردیف را از پرونده های مرتب شده حذف کند.
با این حال، اجازه می دهد که اکسل انتخاب دامنه ای را که مرتب شده باشد می تواند خطرناک باشد - مخصوصا با مقدار زیادی از اطلاعات که برای بررسی سخت است.
برای اطمینان از اینکه داده های صحیح انتخاب شده است، قبل از شروع مرتب سازی، محدوده را مشخص کنید.
اگر همان محدوده مرتب شده باشد، بهترین روش آن است که آن را نام ببرید .
01 از 05
مرتب سازی بر اساس کلید و ترتیب مرتب سازی
مرتب سازی نیاز به استفاده از کلید مرتب سازی و مرتب سازی مرتب است.
کلید مرتب سازی داده ها در ستون یا ستون هایی است که می خواهید مرتب کنید. این است که توسط عنوان ستون و یا نام فیلد شناسایی می شود. در تصویر بالا، کلید های مرتب سازی ممکن است شناسه دانشجویی، نام ، سن ، برنامه ، و ماه شروع شده است
در یک مرتب سازی سریع، کلیک کردن بر روی یک سلول تک در ستون حاوی کلید مرتب سازی کافی است که اکسل را به چه کلیدی مرتب کنید.
برای مقادیر متن یا عددی، دو گزینه برای مرتب سازی مرتب شده صعودی و نزولی هستند .
هنگام استفاده از دکمه مرتب سازی و فیلتر در صفحه اصلی نوار، گزینه های مرتب سازی مرتب در لیست کشویی بسته به نوع داده ها در محدوده انتخاب شده تغییر خواهند کرد .
مرتب سازی سریع و مرتب سازی بر اساس فیلتر
در اکسل، مرتب سازی سریع می تواند با استفاده از دکمه ترتیب و فیلتر بر روی صفحه اصلی نوار انجام شود .
مراحل انجام یک مرتب سازی سریع عبارتند از:
- بر روی یک سلول در ستون حاوی کلید sort کلیک کنید
- در صورت لزوم روی زبانه خانه نوار روی صفحه کلیک کنید
- بر روی دکمه Sort & Filter کلیک کنید تا منوی کشویی گزینه های مرتب سازی را باز کنید
- با کلیک بر روی یکی از دو گزینه برای مرتب سازی بر اساس هر دو به ترتیب صعودی یا نزولی
- اطمینان حاصل کنید که داده ها به درستی مرتب شده اند
اطلاعات مرتب سازی با استفاده از کلید های Ribbon Hot Keys
ترکیب کلیدهای میانبر صفحه کلید برای مرتب سازی داده ها در اکسل وجود ندارد.
چه در دسترس است کلید های گرم است، که به شما اجازه می دهد تا از کلید های keystrokes به جای نشانگر ماوس استفاده کنید تا انتخاب همان گزینه های ذکر شده در بالا را در صفحه اصلی نوار.
- با استفاده از صفحه کلید برای دسترسی به گزینه های نوار همیشه با کلید Alt شروع می شود.
برای مرتب سازی بر اساس ترتیب صعودی با استفاده از کلید های Hot
- بر روی یک سلول در ستون کلید مرتب سازی بر روی کلید کلیک کنید
- کلید های زیر را در صفحه کلید فشار دهید:
- آلست HSS
- جدول داده ها باید از ستون انتخاب شده A تا Z / کوچکترین تا بزرگترین مرتب شود
کلید های کلیدی ترجمه به:
"Alt" key> "Home" tab> "ویرایش" گروه> "مرتب کردن و فیلتر کردن" منو> گزینه "مرتب کردن از کوچکترین تا بزرگترین".
برای مرتب سازی بر اساس ترتیب نزولی با استفاده از کلید های Hot
مراحل مرتب سازی به ترتیب نزولی با استفاده از کلید های گرم همانند موارد ذکر شده برای مرتب سازی صعودی هستند، به جز ترکیب کلید گرم:
Alt HSO کلید های کلیدی ترجمه به:
"Alt" key> "Home" tab> "ویرایش" گروه> "مرتب کردن و فیلتر کردن" منو> گزینه "مرتب سازی از بزرگترین تا کوچکترین".
02 از 05
مرتب سازی بر ستون های چندگانه داده در اکسل
علاوه بر انجام مرتب سازی سریع بر اساس یک ستون تک اطلاعات، ویژگی مرتب سازی سفارشی اکسل، شما را قادر می سازد با تعیین چند کلید مرتب سازی بر چندین ستون مرتب سازی کنید.
در دسته چند ستون، کلید های مرتب سازی با انتخاب عنوان های ستون در کادر محاوره مرتب سازی مشخص می شوند.
همانطور که با مرتب سازی سریع، کلید مرتب سازی با شناسایی ستون ها یا نام فیلدها در جدول تعریف می شود.
مثال چند ستون را مرتب کن
در مثال بالا، برای مرتب سازی داده ها در محدوده H2 به L12 در دو ستون داده ها، ابتدا بر اساس نام و سپس با سن، مراحل زیر دنبال می شوند.
- محدوده سلول هایی که مرتب شده اند را برجسته کنید
- روی برگه Home روی نوار کلیک کنید.
- بر روی آیکون Sort & Filter بر روی نوار کلیک کنید تا لیست کشویی باز شود.
- بر روی سفارشی مرتب سازی بر روی لیست کشویی کلیک کنید تا کادر محاوره ای مرتب سازی را انتخاب کنید
- در قسمت ستون در کادر محاوره، نام را از لیست کشویی انتخاب کنید تا داده ها را با ستون Name مرتب کنید
- گزینه مرتب سازی بر روی مقدار باقی می ماند - از آنجا که مرتب سازی بر اساس داده های واقعی در جدول است
- در زیر عنوان مرتب سازی بر اساس ، از لیست کشویی را از Z به A انتخاب کنید تا اطلاعات نام را در نزولی مرتب کنید
- در بالای کادر محاوره ای، دکمه Add Level را کلیک کنید تا گزینه مرتب سازی دوم را اضافه کنید
- برای کلید مرتب سازی دوم، در زیر عنوان ستون ، Age را از لیست کشویی انتخاب کنید تا مرتب سازی سوابق با نام های تکراری توسط ستون Age
- در زیر عنوان ترتیب مرتب سازی ، بزرگترین تا کوچکترین از لیست کشویی را انتخاب کنید تا اطلاعات سن را در نزولی مرتب کنید
- برای بستن کادر محاوره ای و مرتب سازی داده ها، روی جعبه محاوره ای OK کلیک کنید
در نتیجه تعریف کلید مرتب سازی دوم، در مثال بالا، دو رکورد با مقادیر یکسان برای فیلد Name بیشتر به ترتیب نزولی مرتب شده و با استفاده از فیلد سن ، نتیجه رکورد برای دانش آموز A. Wilson در سن 21 سالگی قبل رکورد دوم A. Wilson در سن 19 سالگی.
ردیف اول: عنوان های ستون یا داده؟
طیف وسیعی از داده های انتخاب شده برای مرتب سازی در مثال فوق شامل عنوان ستون در بالای ردیف اول داده ها بود.
اکسل این ردیف حاوی اطلاعاتی بود که از داده ها در سطرهای بعدی متفاوت بود، بنابراین ردیف اول را به عنوان ستون ها فرض می کرد و گزینه های موجود در کادر محاوره مرتب سازی را برای آنها تنظیم می کرد.
یکی از معیارهای استفاده از اکسل برای تعیین اینکه آیا ردیف اول حاوی عنوان ستون است، قالب بندی است. در مثال بالا، متن در ردیف اول یک فونت متفاوت است و از داده های موجود در بقیه ردیف ها متفاوت است. همچنین از سطرهای زیر توسط مرز ضخیم جدا شده است.
اکسل از این تفاوت ها در تصمیم گیری در مورد این که آیا ردیف اول یک ردیف عنوان است، استفاده می کند یا خیر، درست است که آن را درست انجام می دهیم اما این محرمانه نیست. اگر اشتباه باشد، کادر محاوره ای مرتب سازی حاوی چک باکس است - داده های من حاوی سرصفحه است که می تواند مورد استفاده قرار گیرد تا این انتخاب خودکار را لغو کند.
اگر ردیف اول حاوی عنوان ها نباشد، اکسل از ستون نامه مانند ستون D یا ستون E به عنوان گزینه ها در گزینه ستون کادر محاوره مرتب سازی استفاده می کند .
03 از 05
مرتب سازی براساس تاریخ یا زمان در اکسل
علاوه بر مرتب سازی متن های متن به صورت حروف الفبا یا اعداد از بزرگترین به کوچکترین، گزینه های مرتب سازی اکسل شامل مقادیر تاریخ مرتب سازی می شوند.
سفارشات مرتب در دسترس برای تاریخ هستند:
- ترتیب صعودی - قدیمی ترین تا جدیدترین
- ترتیب نزولی - جدیدترین تا قدیمی ترین
کادر بندی سریع در مقابل جعبه یابید
از آنجا که تاریخ ها و زمان ها فقط داده های شماره فرمت شده است، برای انواع در یک ستون تک - مانند تاریخ خرج در مثال در تصویر بالا - روش مرتب سازی سریع می تواند مورد استفاده قرار گیرد موفق.
برای انواع متشکل از چندین ستون از تاریخ یا بار، کادر محاوره ای مرتب سازی باید مورد استفاده قرار گیرد - همانند هنگام مرتب سازی بر چندین ستون از شماره یا داده های متنی.
مرتب سازی بر اساس تاریخ مثال
برای انجام مرتب سازی سریع بر اساس تاریخ در صعودی - قدیمی ترین تا جدیدترین - به عنوان مثال در تصویر بالا، مراحل عبارتند از:
- محدوده سلول هایی که مرتب شده اند را برجسته کنید
- روی برگه Home روی نوار کلیک کنید
- بر روی آیکون Sort & Filter بر روی نوار کلیک کنید تا لیست کشویی باز شود
- بر روی گزینه مرتب سازی از قدیمی ترین به جدیدترین در لیست کلیک کنید تا اطلاعات را مرتب کنید به ترتیب صعودی
- سوابق باید با قدیمی ترین تاریخ در ستون قرض گرفته شده در بالای جدول طبقه بندی شوند
تاریخ و زمان ذخیره شده به عنوان متن
اگر نتایج مرتب سازی بر اساس تاریخ به درستی انجام نشده باشد، داده های موجود در ستون حاوی کلید sort ممکن است شامل تاریخ یا زمان ذخیره شده به عنوان داده های متنی و نه به عنوان اعداد (تاریخ و زمان فقط داده های شماره فرمت شده).
در تصویر بالا، رکورد A. پترسون در پایین فهرست قرار گرفت، زمانی که براساس تاریخ قرض گرفتن - 5 نوامبر 2014 - رکورد باید در بالای رکورد برای A. Wilson قرار داده شود که همچنین یک تاریخ قرض گرفتن از 5 نوامبر دارد
دلیل نتایج غیر منتظره این است که تاریخ قرض گرفتن A. Peterson به عنوان متن به جای یک عدد ذخیره شده است
داده های مختلط و انواع سریع
هنگام استفاده از روش مرتب سازی سریع، اگر پرونده هایی حاوی متن و داده های شماره با هم مخلوط شوند، اکسل جداول و داده های متنی را جداگانه می کند - قرار دادن سوابق با داده های متنی در پایین لیست مرتب شده.
اکسل همچنین ممکن است عنوان ستون در نتایج مرتب سازی را شامل شود - تفسیر آنها را فقط یک ردیف از داده های متنی، به جای آن که به عنوان نام فیلد برای جدول داده ها باشد.
مرتب سازی بر اساس اخطارها - کادر گفتگو مرتب کردن بر اساس
همانطور که در تصویر بالا نشان داده شده است، اگر کادر محاوره بندی ترتیب مورد استفاده قرار گیرد، حتی برای انواع در یک ستون، اکسل پیامی را نشان می دهد که هشدار داده است که با اطلاعات ذخیره شده به عنوان متن مواجه شده است و به شما می دهد:
- مرتب کردن هر چیزی که به نظر می رسد مانند عدد به عنوان یک عدد است
- اعداد و اعداد مرتب به عنوان جداگانه ذخیره می شوند
اگر اولین گزینه را انتخاب کنید، اکسل تلاش خواهد کرد که داده های متن را در موقعیت صحیح نتایج مرتب سازی قرار دهد.
گزینه دوم را انتخاب کنید و اکسل سوابق حاوی داده های متن را در پایین نتایج مرتب سازی قرار می دهد - درست همانطور که با انواع سریع انجام می شود.
04 از 05
مرتب سازی داده ها توسط روز از هفته یا ماه ها در اکسل
مرتب سازی بر اساس روزهای هفته یا ماه های سال با استفاده از همان لیست ساخته شده در لیست های سفارشی که اکسل استفاده می کند برای اضافه کردن روز یا ماه به یک برگه با استفاده از دسته پر .
این لیست اجازه مرتب سازی بر اساس روزها یا ماهها را به ترتیب حروف الفبا مرتب می کند.
در مثال بالا، داده ها بر اساس ماه که برنامه های آنلاین در برنامه های خود را آغاز کرده اند مرتب شده اند.
همانند سایر گزینه های مرتب سازی، مقادیر مرتب سازی با یک لیست سفارشی می تواند در صعودی (یکشنبه تا شنبه / ژانویه تا دسامبر) یا نزولی (از شنبه تا یکشنبه / دسامبر تا ژانویه) نمایش داده شود.
در تصویر بالا، مراحل زیر برای مرتب سازی نمونه داده ها در محدوده H2 تا L12 به ماه های سال انجام شد:
- محدوده سلول هایی که مرتب شده اند را برجسته کنید
- روی برگه Home روی نوار کلیک کنید.
- بر روی آیکون Sort & Filter بر روی نوار کلیک کنید تا لیست کشویی باز شود.
- بر روی سفارشی مرتب سازی بر روی لیست کشویی کلیک کنید تا کادر محاوره بندی مرتب سازی برود
- در قسمت ستون در کادر محاوره ای، از لیست کشویی برای شروع ماهیت انتخاب کنید تا اطلاعات ماه ها سال را مرتب کنید
- گزینه مرتب سازی بر روی مقدار باقی می ماند - از آنجا که مرتب سازی بر اساس داده های واقعی در جدول است
- تحت عنوان مرتب سازی سفارش ، روی پیکان پایین کنار گزینه A-Z به طور پیش فرض برای باز کردن منوی کشویی کلیک کنید
- در منو لیست سفارشی را انتخاب کنید تا کادر محاوره ای سفارشی را باز کنید
- در پنجره سمت چپ کادر محاوره ای، یک بار در لیست کلیک کنید: ژانویه، فوریه، مارس، آوریل ... برای انتخاب آن
برای تایید انتخاب روی OK کلیک کنید و به مرتب کردن کادر محاوره ای بازگردید
لیست انتخابی - ژانویه، فوریه، مارس، آوریل - تحت عنوان سفارش نمایش داده می شود
برای بستن کادر محاوره ای و مرتب سازی داده ها توسط ماه های سال، روی OK کلیک کنید
توجه : به طور پیش فرض، لیست های سفارشی تنها به صورت صعودی در کادر محاوره ای سفارشی نمایش داده می شوند. برای مرتب سازی داده ها به ترتیب نزولی با استفاده از یک لیست دلخواه پس از انتخاب لیست دلخواه به عنوان زیر عنوان ترتیب در کادر محاوره بندی ترتیب نمایش داده می شود:
- روی پیکان پایین کنار لیست نمایش داده شده - مانند ژانویه، فوریه، مارس، آوریل ... برای باز کردن منوی کشویی کلیک کنید
- در منو گزینه لیست سفارشی که در نزولی نظیر دسامبر، نوامبر، اکتبر، سپتامبر ... نمایش داده می شود را انتخاب کنید
OK برای بستن کادر محاوره ای و مرتب سازی داده ها در نزولی با استفاده از لیست سفارشی کلیک کنید
05 از 05
مرتب سازی بر اساس ردیف برای مرتب سازی مجدد ستون ها در اکسل
همانطور که با گزینه های مرتب سازی قبلی نشان داده شده است، داده ها به طور معمول با استفاده از عنوان ستون یا نام فیلد مرتب می شوند و نتیجه مرتب سازی کامل ردیف ها یا سوابق داده ها می باشد.
یکی از گزینه های کمتر شناخته شده و به همین ترتیب مرتبۀ مرتب سازی در اکسل، مرتب سازی بر اساس ردیف است که اثر مرتب سازی ستون های ستون به سمت راست را در یک برگه
یک دلیل برای مرتب سازی بر اساس سطر، مطابق با دستور ستون بین جداول مختلف داده است. با ستون هایی که در همان سمت چپ به سمت راست قرار دارند، مقایسه کردن سوابق و یا کپی کردن و انتقال داده ها بین جداول آسان تر است.
سفارشی کردن سفارش ستون
با این حال، به ندرت، به دلیل محدودیت های گزینه های مرتب سازی صعودی و نزولی برای مقادیر، ستون ها را به ترتیب صحیح به کار می گیرد.
معمولا، استفاده از یک دستور مرتب سازی سفارشی ضروری است، و اکسل شامل گزینه هایی برای مرتب سازی بر اساس سلول یا رنگ فونت و یا آیکون های قالب بندی شرطی است .
این گزینه ها، همانطور که در انتهای این صفحه مشخص شده اند، هنوز کار سختی نیستند و نه آسان برای استفاده.
شاید ساده ترین راه برای گفتن اکسل به ترتیب ستون ها این است که سطر بالا یا پایین جدول داده حاوی اعداد 1، 2، 3، 4 ... را اضافه کنید که نشان می دهد مرتب ستون ها به سمت راست است.
مرتب سازی بر اساس سطرها یک ماده ساده برای مرتب سازی ستون های کوچکتر از بزرگتر با ردیف حاوی اعداد می شود.
هنگامی که مرتب سازی انجام می شود، ردیف های اضافه شده به راحتی می توانند حذف شوند .
مرتب سازی بر اساس مثال های ردیف
در نمونه داده شده مورد استفاده برای این مجموعه در گزینه های مرتب سازی اکسل، ستون شناسه دانش آموز همیشه برای اولین بار در سمت چپ بوده است و به دنبال آن نام و سپس معمولا سن است .
در این مثال، همانطور که در تصویر بالا نشان داده شده است، ستون ها مرتب شده اند تا ستون برنامه برای اولین بار در سمت چپ و سپس ماه شروع ، نام و غیره باشد.
مراحل زیر برای تغییر تنظیم ستون به تصویر دیده شده در تصویر بالا استفاده شد:
- یک ردیف خالی در بالای ردیف حاوی نام فیلد قرار دهید
- در این ردیف جدید، شماره های زیر را وارد کنید تا از راست شروع شود
ستون H: 5، 3، 4، 1، 2 - محدوده H2 تا L13 را برجسته کنید
- روی برگه Home روی نوار کلیک کنید.
- بر روی آیکون Sort & Filter بر روی نوار کلیک کنید تا لیست کشویی باز شود.
- بر روی سفارشی مرتب سازی بر روی لیست کشویی کلیک کنید تا کادر محاوره ای مرتب سازی را انتخاب کنید
- در بالای کادر محاوره، بر روی گزینه ها کلیک کنید تا کادر محاوره ای مرتب سازی را باز کنید
- در قسمت Orientation این کادر محاوره ای دوم، روی مرتب سازی بر چپ به راست به ترتیب مرتب سازی ستون های سمت چپ به راست در برگه کلیک کنید
- برای بستن این کادر محاوره ای روی OK کلیک کنید
- با تغییر در جهت، ستون در کادر محاوره مرتب سازی بر روی ردیف تغییر می کند
- در زیر عنوان ردیف ، مرتب سازی بر اساس ردیف 2 - ردیف حاوی اعداد سفارشی را انتخاب کنید
- گزینه ترتیب بر روی مقدار به سمت چپ تنظیم شده است
- تحت عنوان مرتب سازی سفارش ، کوچکترین به بزرگترین از لیست کشویی را انتخاب کنید تا اعداد را در سطر 2 مرتب کنید به ترتیب صعودی
- روی ok کلیک کنید تا کادر محاوره ای بسته شود و ستون های سمت راست را با عدد ردیف 2 مرتب کنید
- ترتیب ستونها باید با برنامه شروع شود، سپس ماه شروع ، نام و غیره
با استفاده از گزینه های مرتب سازی سفارشی اکسل برای مرتب سازی ستون ها
همانطور که در بالا ذکر شد، در حالی که انواع سفارشی در کادر محاوره مرتب سازی در اکسل در دسترس هستند، این گزینه ها هنگام استفاده از ستون ها در یک برگه مجدد، آسان نیستند.
گزینه هایی برای ایجاد یک سفارش مرتب سازی سفارشی در کادر محاوره مرتب سازی مرتب شده اند تا اطلاعات را مرتب سازی کنید:
و، مگر اینکه هر ستون قبلا قالب بندی منحصر به فرد اعمال شده است مانند رنگ فونت یا سلول های مختلف، آن قالب بندی باید به سلول های خاصی در یک ردیف اضافه شود برای هر ستون که باید دوباره مرتب شود.
به عنوان مثال، برای استفاده از رنگ فونت برای مرتب سازی مجدد ستون ها در تصویر بالا
- بر روی نام هر فیلد کلیک کنید و رنگ فونت را برای هر کدام مانند رنگ قرمز، سبز، آبی و غیره تغییر دهید.
- در کادر محاوره ای ترتیب گزینه ترتیب بر روی رنگ قلم را تنظیم کنید
- به ترتیب، به ترتیب دستورالعمل های نام رنگ ها را به ترتیب مطابق با دستور ستون دلخواه تنظیم کنید
- پس از مرتب سازی، رنگ فونت را برای هر نام فیلد بازنشانی کنید