اکسل 2003 فرم ورود اطلاعات

01 از 08

با استفاده از یک فرم برای ورود اطلاعات در اکسل

با استفاده از فرم ورودی اکسل ساخته شده یک راه سریع و آسان برای وارد کردن داده ها به یک پایگاه داده اکسل است.

با استفاده از فرم به شما اجازه می دهد تا:

• شروع یک جدول پایگاه داده جدید یا برای اضافه کردن رکوردهای جدید به یک موجود است
• از طریق سوابق داده ها یکبار در یک زمان حرکت کنید
• جستجو برای سوابق حاوی اطلاعات خاص
• در صورت لزوم سوابق شخصی را ویرایش یا حذف کنید

آموزش مربوطه را ببینید: فرم ورود اطلاعات اکسل 2010/2007 .

02 از 08

اضافه کردن نام فیلد پایگاه داده

همانطور که قبلا ذکر شد، تمام مواردی که ما باید برای استفاده از فرم ورود داده ها در اکسل انجام دهیم این است که عنوان های ستون یا نام فیلد را در پایگاه داده ما ارائه دهیم.

ساده ترین راه برای اضافه کردن نام فیلدها به فرم این است که آنها را به سلول های موجود در صفحه خود تایپ کنید. شما می توانید حداکثر 32 نام در فرم را وارد کنید.

عنوانهای زیر را به سلولهای A1 تا E1 وارد کنید:

StudentID
نام خانوادگی
اولیه
سن
برنامه

03 از 08

باز کردن فرم ورود اطلاعات

توجه: برای کمک به این مثال، تصویر بالا را ببینید.

1. روی سلول A2 کلیک کنید تا آن سلول فعال شود .
2. روی Data> Form در منوها کلیک کنید.
3. با باز کردن فرم ابتدا یک کادر پیام از اکسل حاوی تعدادی از گزینه های مربوط به اضافه کردن عنوان به فرم است.
4. از آنجایی که ما قبلا در نام فیلمی که می خواهیم به عنوان عنوان عنوان استفاده کنیم وارد شده ایم، باید کاری انجام دهیم، این است که روی جعبه پیام کلیک کنید .
5. فرم حاوی تمام نامهای فیلد باید روی صفحه نمایش داده شود.

04 از 08

اضافه کردن رکوردهای داده با فرم

توجه: برای کمک به این مثال، تصویر بالا را ببینید.

هنگامی که عنوان های داده شده به فرم اضافه شده است اضافه کردن سوابق به پایگاه داده به سادگی یک ماده از تایپ کردن در داده ها در جهت درست به زمینه های فرم.

سوابق نمونه

سوابق زیر را به پایگاه داده اضافه کنید با وارد کردن داده ها به فیلدهای فرم در کنار عنوان های صحیح. پس از وارد کردن اولین رکورد، بر روی دکمه جدید کلیک کنید تا زمینه رکورد دوم را پاک کنید.

1. StudentID : SA267-567
   نام خانوادگی : جونز
   اولیه : ب
   سن : 21 ساله
   برنامه : زبان ها
   
   StudentID : SA267-211
   نام خانوادگی : ویلیامز
   اولیه : J.
   سن : 19 ساله
   برنامه : علوم

نکته: هنگام وارد کردن اطلاعات بسیار مشابه مانند شماره شناسه دانشجویی (فقط اعداد بعد از خط تیره متفاوت هستند)، از کپی و چسباندن برای سرعت بخشیدن و ساده شدن ورود اطلاعات استفاده کنید.

05 از 08

اضافه کردن رکوردهای داده با فرم (Con't)

توجه: برای کمک به این مثال، تصویر بالا را ببینید.

برای اضافه کردن سوابق باقیمانده به پایگاه داده آموزش، از فرم برای وارد کردن بقیه داده های موجود در تصویر بالا به سلول های A4 تا E11 استفاده کنید.

06 از 08

با استفاده از ابزارهای داده فرم

توجه: برای کمک به این مثال، تصویر بالا را ببینید.

یک مشکل عمده با یک پایگاه داده، حفظ یکپارچگی داده ها به عنوان فایل رشد می کند. این نیاز دارد:

• اصلاح خطاهای داده یا به روز رسانی سوابق فردی
• حذف سوابق منسوخ یا کپی شده

فرم ورود داده ها حاوی ابزارهای مختلفی در راستای سمت راست است که به راحتی می تواند رکوردها را از پایگاه داده پیدا کند، اصلاح یا حذف کند.

این ابزارها عبارتند از:

• دکمه های پیش کشیدن و پیدا کردن بعدی - این به شما اجازه می دهد تا یک بار در یک ردیف به جلو و عقب بروید.
• دکمه Delete - این مورد برای حذف سوابق از پایگاه داده استفاده می شود.
• دکمه Restore - این دکمه می تواند مورد استفاده قرار گیرد تا تغییرات را به یک رکورد که در حال ویرایش است را لغو کند. گاهی اوقات، ما تغییرات اشتباه را به یک رکورد انجام میدهیم یا حتی رکورد اشتباه را به طور کامل ویرایش میکنیم. اگر چنین است، دکمه بازگردانی می تواند برای از بین بردن این تغییرات استفاده شود.
• توجه داشته باشید: دکمه بازگرداندن تنها تا زمانی که یک رکورد در فرم موجود است کار می کند. به محض این که به رکورد دیگری دسترسی پیدا کنید یا فرم را ببندید، دکمه بازگردانی غیرفعال می شود.
• دکمه Criteria به شما اجازه می دهد که پایگاه داده را برای سوابق بر اساس معیارهای خاص مانند نام، سن یا برنامه جستجو کنید. یک مثال از استفاده از دکمه معیار در مرحله بعدی آموزش گنجانده شده است.

07 از 08

جستجو برای سوابق با استفاده از یک نام فیلد

دکمه Criteria به شما اجازه می دهد که پایگاه داده را برای سوابق با استفاده از یک یا چند نام فیلد مانند نام، سن یا برنامه جستجو کنید.

توجه: برای کمک به این مثال، تصویر بالا را ببینید.

1. بر روی دکمه معیارها در فرم کلیک کنید.
2. با کلیک بر روی دکمه معیارها تمام زمینه های فرم را پاک می کند اما هیچ اطلاعاتی از پایگاه داده را حذف نمی کند.
3. روی فیلد برنامه کلیک کنید و عنوان هنر را تایپ کنید، زیرا ما می خواهیم همه دانش آموزانی که در برنامه هنر در کالج ثبت نام کرده اند را جستجو کنیم.
4. روی دکمه یافتن بعدی کلیک کنید. رکورد هام تامپسون باید به همان شکل باشد که او در برنامه هنر ثبت نام کرده است.
5. بر روی دکمه Find Next کلیک کنید و دومین و سومین بار و رکوردهای J. Graham و W. Henderson به نظر می رسد یکی پس از دیگری به عنوان آنها نیز در برنامه هنر ثبت نام.

گام بعدی آموزش شامل نمونه ای از جستجو برای سوابق است که مطابق معیارهای مختلف هستند.

08 از 08

جستجو برای سوابق با استفاده از نام فیلد چندگانه

دکمه Criteria به شما اجازه می دهد که پایگاه داده را برای سوابق با استفاده از یک یا چند نام فیلد مانند نام، سن یا برنامه جستجو کنید.

توجه: برای کمک به این مثال، تصویر بالا را ببینید.

در این مثال، ما برای تمام دانش آموزانی که سن 18 سالگی دارند و در برنامه هنر در کالج ثبت نام می کنیم، جستجو خواهیم کرد. فقط آن سوابق که هر دو معیار را مطابقت می دهند باید در فرم نمایش داده شوند.

1. بر روی دکمه معیارها در فرم کلیک کنید.
2. روی فیلد سن کلیک کنید و نوع 18 را بزنید
3. روی فیلد برنامه کلیک کرده و هنر را تایپ کنید.
4. روی دکمه یافتن بعدی کلیک کنید. رکورد هام تامپسون از آنجایی که او هر دو 18 ساله است و در برنامه هنر ثبت نام کرده است، باید در فرم ظاهر شود.
5. یک بار دیگر بر روی دکمه Find Next کلیک کنید و رکورد J. Graham باید ظاهر شود زیرا او هم 18 ساله است و در برنامه هنر ثبت نام کرده است.
6. یک بار دیگر بر روی دکمه Find Next کلیک کنید و رکورد J. Graham باید همچنان قابل مشاهده باشد زیرا هیچ رکورد دیگری وجود ندارد که با هر دو معیار منطبق باشد.

رکورد W. Henderson نباید در این مثال نمایش داده شود، زیرا اگرچه او در برنامه هنر ثبت نام کرده است، او 18 سال نیست، بنابراین او با هر دو معیار جستجو مطابقت ندارد.