برای جلوگیری از تغییرات اتفاقی یا عمدی به برخی عناصر در یک صفحه یا کارنامه ، اکسل ابزارهایی برای محافظت از عناصر کار برگزیده خاصی دارد که می تواند با رمز عبور یا بدون آن استفاده شود.
حفاظت از داده ها از تغییر در صفحه اکسل یک فرایند دو مرحله ای است.
- قفل کردن / بازکردن سلول های خاص یا اشیاء، مانند نمودارها و یا گرافیک، در یک برگه.
- با استفاده از گزینه Protect Sheet - تا مرحله 2 تکمیل می شود، تمام عناصر و داده های برگه ها برای تغییر آسیب پذیر هستند.
نکته : حفاظت از عناصر برگه نباید با امنیت رمز عبور در سطح کارتریج اشتباه گرفته شود، که سطح بالاتری از امنیت را ارائه می دهد و می تواند برای جلوگیری از دسترسی کاربران به باز کردن فایل به طور کامل استفاده شود.
مرحله 1: قفل کردن / باز کردن سلول ها در اکسل
به طور پیش فرض، تمام سلول ها در یک صفحه اکسل قفل شده اند. این امر به سادگی با استفاده از گزینه محافظ صفحه، بسیار آسان می شود تا همه داده ها و قالب بندی را در یک ورق تنها محافظت کند.
برای محافظت از داده ها در تمام صفحات در یک کتاب کار، گزینه محافظ صفحه باید به صورت جداگانه به هر صفحه اعمال شود.
باز کردن قفل سلول های خاص اجازه می دهد تغییرات را به این سلول ها پس از استفاده از گزینه محافظ ورق / کتاب کار انجام می شود.
سلول ها را می توان با استفاده از گزینه Lock Cell باز کرد. این گزینه مانند یک سوئیچ تعویض کار می کند - فقط دو حالت یا موقعیت دارد - ON یا OFF. از آنجایی که تمام سلولها در ابتدا در برگه قفل شده اند، با کلیک بر روی گزینه تمام سلول های انتخاب شده را باز می کند.
برخی از سلول ها در یک برگه ممکن است قفل شده باقی بمانند تا اطلاعات جدید را اضافه کنند یا داده های موجود اصلاح شوند.
سلول هایی که حاوی فرمول ها یا سایر اطلاعات مهم هستند قفل می شوند تا زمانی که گزینه حفاظت ورق / کتابچه راهنمای کاربر اعمال شود، این سلول ها نمی توانند تغییر کنند.
مثال: باز کردن سلول ها در اکسل
در تصویر بالا، حفاظت به سلول ها اعمال شده است. مراحل زیر مربوط به مثال برگه در تصویر بالا است.
در این مثال:
- سلول های I6 تا J10 برای دسترسی به داده ها به صورت ضروری اضافه یا ویرایش شده اند.
- سلول های I10 و J10، که حاوی فرمول برای محاسبه درآمد کل هستند، قفل شده اند.
- گزینه محافظ صفحه برای این برگه فعال شده است.
مراحل قفل کردن / بازکردن سلول:
- سلول های I6 تا J10 را انتخاب کنید تا آنها را انتخاب کنید.
- روی برگه Home کلیک کنید.
- گزینه ی Format را روی نوار را انتخاب کنید تا لیست کشویی باز شود.
- روی گزینه Lock Cell در پایین لیست کلیک کنید.
- سلول های برجسته I6 تا J10 در حال حاضر قفل شده اند.
باز کردن نمودار ها، جعبه های متن و گرافیک
به طور پیش فرض تمام نمودار ها، جعبه های متنی و اشیاء گرافیکی مانند تصاویر، کلیپ، اشکال و هنر هوشمند موجود در یک برگه قفل شده اند و بنابراین هنگام استفاده از گزینه Protect Shee t محافظت می شود.
برای ترک چنین اشیائی قفل شده است تا زمانی که ورق محافظت می شود، آنها تغییر می کنند:
- شی را برای باز شدن قفل انتخاب کنید انجام این کار می افزاید برگه فرمت به روبان.
- روی برگه Format کلیک کنید.
- در گروه اندازه در سمت راست نوار، روی دکمه پرتاب جعبه محاوره ای (پیکان اشاره شده به سمت پایین) در کنار اندازه کلمه کلیک کنید تا کادر Task Format را باز کند (کادر گفتگوی فرمت تصویر در اکسل 2010 و 2007)
- در قسمت Properties در کادر کار، علامت چک را از جعبه قفل شده حذف کنید و اگر فعال باشد، از جعبه چک کردن قفل متن استفاده کنید.
مرحله 2: اعمال گزینه برگه محافظ در اکسل
مرحله دوم در فرآیند - محافظت از کل برگه - با استفاده از کادر محاوره ای Protect Sheet اعمال می شود.
جعبه محاوره حاوی مجموعه ای از گزینه هایی است که تعیین می کند که چه عناصری از برگه می تواند تغییر کند. این عناصر عبارتند از:
- اضافه کردن یک رمز عبور برای جلوگیری از خاموش شدن حفاظت از برگه.
- انتخاب سلول های قفل شده و باز شده
- ویرایش، انتقال و یا حذف داده ها.
- اضافه کردن / حذف سطرها و ستونها
- پنهان کردن یا نادیده گرفتن ستون و ردیفها.
- تغییر قالب بندی شماره - نمادهای ارز، درصد نشانه ها، تعداد اعشاری و غیره
- تغییر قالب بندی سلول - اضافه کردن / حذف مرز ، تغییر رنگ سلول یا فونت، بسته بندی متن و غیره
توجه : اضافه کردن یک رمز عبور باعث جلوگیری از دسترسی کاربران به برگه کار و مشاهده محتویات نمی شود.
اگر دو گزینه که کاربر را قادر به برجسته کردن سلول های قفل شده و باز شده خاموش کنند، کاربران قادر به ایجاد تغییراتی در یک صفحه کار نخواهند بود - حتی اگر حاوی سلول های قفل شده باشد.
گزینه های باقی مانده مانند سلول های قالب بندی و داده های مرتب سازی، همه کارهای یکسان نیست. به عنوان مثال، اگر گزینه سلولهای قالب در هنگام محافظت از ورق بررسی می شود، تمام سلول ها می توانند فرمت شوند.
گزینه مرتب سازی، از سوی دیگر، اجازه می دهد تا فقط بر روی آن سلول هایی که قبل از محافظت از ورق محافظت شده اند، قفل شده باشند.
مثال: اعمال گزینه برگه حفاظت
- قفل سلول های دلخواه را در برگه فعلی قفل کنید یا قفل کنید.
- روی برگه Home کلیک کنید.
- گزینه ی Format را روی نوار را انتخاب کنید تا لیست کشویی باز شود.
- روی گزینه Protect Sheet در پایین لیست کلیک کنید تا کادر محاوره ای Protect Sheet باز شود.
- گزینه های دلخواه را علامت زده یا علامت گذاری کنید.
- برای بستن کادر محاوره ای و محافظت از برگه، روی OK کلیک کنید.
خاموش کردن محافظ صفحه برگه
برای محافظت از یک برگه به طوری که تمام سلول ها را می توان ویرایش کرد:
- روی برگه Home کلیک کنید.
- گزینه ی Format را روی نوار را انتخاب کنید تا لیست کشویی باز شود.
- بر روی گزینه Unprotect Sheet در پایین لیست کلیک کنید تا محافظت از صفحه را غیرفعال کنید.
توجه : محافظت از یک برگه تاثیری بر وضعیت سلول های قفل شده یا باز نشده ندارد.