چگونه می توان ادغام ایمیل مایکروسافت را از یک صفحه گسترده اکسل انجام داد

ویژگی ادغام ایمیل مایکروسافت به شما امکان می دهد یک سند با تغییرات جزئی به تعداد زیادی گیرنده ارسال کنید. اصطلاح "ادغام" از این واقعیت است که یک سند (یک نامه، به عنوان مثال) با یک سند منبع داده ، مانند یک صفحه گسترده ، ادغام می شود.

قابلیت ادغام نامه ورد با داده های اکسل یکپارچه شده است. در حالی که ورد همچنین اجازه می دهد تا منبع داده خود را ایجاد کنید، گزینه هایی برای استفاده از این اطلاعات محدود هستند. علاوه بر این، اگر شما در حال حاضر اطلاعات خود را در یک صفحه گسترده داشته باشید، لازم نیست همه اطلاعات را به منبع داده ی ورد تایپ کنید.

آماده سازی داده های شما برای ادغام نامه

از لحاظ تئوری، شما می توانید از هر صفحه کار با اکسل در یک کار ادغام ایمیل Word بدون هیچ گونه آماده سازی خاص استفاده کنید. با این حال، توصیه می شود زمان برگزاری کار خود را برای بهینه سازی فرایند ادغام ایمیل آماده کنید.

در اینجا چند دستورالعمل برای مشاهده است که کمک خواهد کرد که فرایند ادغام ایمیل هموارتر شود.

داده های رایانه خود را سازماندهی کنید

در خطر آشکار شدن آشکار، داده های شما باید منظم به ردیف ها و ستون ها باشند. هر ردیف را به عنوان یک رکورد تک و هر ستون به عنوان یک فیلد که در سند شما قرار دارد وارد کنید. (اگر نیاز به یک تازه کار دارید، از آموزش ورودی داده اکسل استفاده کنید .)

یک ردیف سرصفحه ایجاد کنید

یک ردیف هدر برای برگه ای که می خواهید برای ادغام نامه استفاده کنید را ایجاد کنید. ردیف هدر یک ردیف حاوی برچسب است که اطلاعات را در سلول های زیر شناسایی می کند. اکسل می تواند گاهی اوقات در مورد تمایز بین داده ها و برچسب ها باشد، بنابراین با استفاده از متن های پررنگ، مرزهای سلولی و سایه های سلولی که برای ردیف هدر منحصر به فرد هستند روشن می شود. این اکسل اطمینان را از بقیه اطلاعات شما متمایز خواهد کرد.

بعدا وقتی که داده ها را با سند اصلی ادغام می کنید، برچسب ها به عنوان نام فیلد ادغام ظاهر می شوند، بنابراین در مورد آنچه که شما در سند خود قرار داده اید، سردرگمی وجود ندارد. علاوه بر این، تمرین خوبی است که ستون هایتان را برچسب گذاری کنید، زیرا این کار باعث جلوگیری از خطا کاربر می شود.

همه داده ها را روی یک ورق قرار دهید

داده هایی که می خواهید برای ادغام نامه استفاده کنید باید بر روی یک ورق باشد. اگر در چندین ورق پخش می شود، باید لایه ها را ترکیب کرده یا چندین ادغام ایمیل انجام دهید. همچنین، اطمینان حاصل کنید که ورق ها به وضوح نامگذاری شده اند ، زیرا شما باید بتوانید ورق مورد نظر خود را بدون مشاهده آن انتخاب کنید.

پیوند یک منبع داده در ادغام ایمیل

گام بعدی در فرآیند ادغام ایمیل این است که صفحه اکسل آماده اکسل را با سند Word خود مرتبط کنید.

  1. در نوار ابزار ادغام ایمیل، روی دکمه Open Data Source کلیک کنید.
  2. در جعبه محاوره انتخاب داده ها، از طریق پوشه ها حرکت کنید تا زمانی که کتاب الکترونیکی اکسل خود را پیدا نکنید. اگر شما نمیتوانید فایل اکسل خود را پیدا کنید، مطمئن شوید که «تمام منابع داده» در منوی کشویی «فایلهای نوع» انتخاب شده است.
  3. بر روی منبع منبع اکسل خود دوبار کلیک کنید، یا آن را انتخاب کنید و بر روی Open کلیک کنید.
  4. در کادر محاوره ای Select Table، صفحه اکسل را که حاوی اطلاعاتی است که می خواهید با سند خود ادغام کنید، انتخاب کنید.
  5. اطمینان حاصل کنید کادر انتخاب کنار "ردیف اول داده ها شامل سرصفحه های ستون" است.
  6. روی OK کلیک کنید

اکنون که منبع داده با سند اصلی مرتبط شده است، می توانید شروع به وارد کردن متن و یا ویرایش سند ورد خود کنید. با این وجود شما نمی توانید تغییری در منبع داده های خود در اکسل داشته باشید. اگر شما نیاز به تغییر در داده ها دارید، قبل از اینکه بتوانید منبع داده را در اکسل باز کنید، سند اصلی را در Word ببندید.

قرار دادن زمینه های ادغام در سند شما، با پیروی از این مراحل آسان است:

  1. روی دکمه Insert Merge Field در نوار ابزار ادغام ایمیل کلیک کنید. جعبه محاوره Insert Merge Field ظاهر خواهد شد.
  2. نام فیلمی را که می خواهید از لیست وارد کنید را انتخاب کنید و Insert را کلیک کنید .
  3. جعبه باز خواهد شد، به شما اجازه می دهد تا زمینه های بیشتری را وارد کنید. اگر بیش از یک فیلد به صورت متوالی وارد کنید، Word به طور خودکار بین فیلدها در سند شما اضافه نمی شود؛ پس از بستن کادر محاوره ای، باید این کار را انجام دهید. در سند خود، نام فیلمی را که توسط فلش ​​دو طرف احاطه شده است را مشاهده خواهید کرد.
  4. هنگامی که شما انجام می شود، روی Close کلیک کنید.

قرار دادن بلوک های آدرس و تبریک - مراقب باشید

مایکروسافت به تازگی یک ویژگی ادغام ایمیل را فراهم کرده که به شما اجازه می دهد تا بلوک های آدرس و خطوط تبریک را وارد کنید. با کلیک کردن بر روی دکمه مربوطه در نوار ابزار، ورد به شما امکان می دهد چندین فیلد را در یک بار وارد کنید، که در تغییرات معمول تنظیم شده است.

دکمه بلوک آدرس درج یک سمت در سمت چپ است؛ خط قرمز قرار دادن در سمت راست است.

علاوه بر این، هنگامیکه بر روی هر دو دکمه کلیک میکنید، ورد یک کادر محاوره ای را نشان می دهد که به شما برخی از گزینه ها را می دهد که در آن زمینه ها می خواهید وارد شوید، چطور می خواهید آنها را مرتب کنید، چه علائمی برای تعویض و دیگران. در حالی که این به اندازه کافی ساده است - و اگر شما از یک منبع داده ایجاد شده در Word استفاده می کنید، اگر از یک صفحه اکسل استفاده می کنید، گیج کننده می شود.

به یاد داشته باشید زمانی که توصیه برای اضافه کردن ردیف هدر در صفحه خود را در صفحه 1 این مقاله؟ خوب، اگر یک فیلد را به غیر از آنچه Word به عنوان یک نام فیلد برای داده های مشابه استفاده می کنید، Word ممکن است فیلدها را با اشتباه منطبق کند.

این به این معنی است که اگر شما از بلوک آدرس درج استفاده کنید یا دکمه خط خوش آمدید را وارد کنید، داده ها ممکن است به ترتیب متفاوت از شما مشخص شوند - به این دلیل که برچسب ها با هم منطبق نیستند. خوشبختانه مایکروسافت این را پیش بینی کرده و در یک فیلد Match Fields ساخته است که به شما امکان می دهد نام های فیلد خود را با آنهایی که Word در بلوک ها استفاده می کنید، مطابقت دهید.

با استفاده از فیلد های منطبق به درستی برچسب فیلدهای نقشه

برای مطابقت با فیلدها، این مراحل را دنبال کنید:

  1. روی دکمه Match Fields در نوار ابزار کلیک کنید.
  2. در جعبه محاوره ای Match Fields، لیستی از نام های فیلد Word را در سمت چپ ببینید. در سمت راست جعبه، یک ستون از جعبه های بازشو مشاهده خواهید کرد. نام در هر کدام از کادر کشویی، فیلمی است که ورد برای هر فیلد مربوط به بلوک Address یا Block Greeting استفاده می کند. برای ایجاد هر گونه تغییر، به سادگی نام فیلد را از کادر کشویی انتخاب کنید.
  3. هنگامی که انجام تغییرات انجام می شود، روی OK کلیک کنید.

شما همچنین می توانید کادر محاوره ای Match را با کلیک کردن بر روی دکمه Match Fields در پایین پنجره Insert Block Address یا جعبه تبریک خطوط ظاهر کنید که هر دو به نظر می رسد زمانی که شما بر روی دکمه نوار ابزار مربوطه کلیک کنید.

مشاهده اسناد ادغام ایمیل

قبل از رفتن به پیش نمایش و چاپ اسناد ادغام شده خود، یادداشت در مورد قالب بندی: هنگام قرار دادن زمینه های ادغام در یک سند، ورد قالب بندی داده ها را از منبع داده حمل نمی کند.

درخواست قالب بندی ویژه از صفحه گسترده منبع

اگر می خواهید قالب بندی خاص مانند کج، جسورانه یا زیر خط دار را اعمال کنید، باید این کار را در Word انجام دهید. اگر سند را با فیلدهای مشاهده می کنید، باید فلش های دوگانه را در هر دو طرف فیلد که می خواهید قالب بندی را اعمال کنید، انتخاب کنید. اگر در حال مشاهده داده های ادغام شده در سند هستید، به سادگی متن مورد نظر خود را برجسته کنید.

به خاطر داشته باشید که هر گونه تغییر در تمام اسناد ادغام شده، و نه فقط در مورد فردی رخ خواهد داد.

پیش نمایش اسناد ادغام شده

برای پیش نمایش اسناد ادغام شده خود، بر روی دکمه مشاهده داده ادغام شده در نوار ابزار ادغام ایمیل کلیک کنید. این دکمه مانند یک سوئیچ کار می کند، بنابراین اگر میخواهید فقط فیلدها را مشاهده کنید و نه دادههایی که در آنها وجود داشته باشد، روی آن کلیک کنید.

شما می توانید از طریق اسناد ادغام شده با استفاده از دکمه های ناوبری در نوار ابزار ادغام ایمیل حرکت کنید. آنها از چپ به راست: ضبط اولیه ، ضبط قبلی ، رفتن به ضبط ، ضبط بعدی ، آخرین ضبط .

قبل از اسناد خود ادغام کنید، باید همه آنها را پیش نمایش کنید یا هر کدام که می توانید تأیید کنید که همه چیز به طور صحیح ادغام شده است. توجه ویژه ای به چیزهایی مانند نشانه گذاری و فاصله اطراف داده های ادغام شده است.

پایان نامه ادغام ایمیل شما

هنگامی که شما آماده ادغام اسناد خود هستید، شما دو گزینه دارید.

ادغام به چاپگر

اول این است که آنها را به چاپگر ادغام کنید. اگر این گزینه را انتخاب کنید، اسناد بدون هیچ تغییری به چاپگر ارسال می شود. شما می توانید به سادگی با کلیک کردن روی دکمه ادغام به دکمه نوار ابزار چاپگر به چاپگر ادغام شوید .

ادغام به یک سند جدید

اگر شما نیاز دارید که برخی یا همه اسناد را شخصی سازی کنید (اگر چه، شما می توانید عبارتی را برای اضافه کردن یک حوزه یادداشت در منبع داده برای یادداشت های شخصی)، و یا قبل از چاپ، هر گونه تغییر دیگر، شما می توانید آنها را به یک سند جدید ادغام کنید؛ اگر شما به یک سند جدید ادغام می کنید، سند اصلی و منبع داده ادغام نامه ناپایدار باقی خواهد ماند، اما شما یک فایل دوم حاوی اسناد ادغام خواهید داشت.

برای انجام این کار، به سادگی بر روی دکمه نوار ابزار ادغام به جدید سند کلیک کنید.

هر کدام از روشهایی که انتخاب میکنید، با یک کادر محاوره ای که در آن شما می توانید Word را برای ادغام تمام رکوردها، رکورد فعلی یا طیفی از سوابق، ارائه دهید.

روی دکمه گزینه در کنار انتخاب مورد نظر خود کلیک کنید و سپس روی تأیید کلیک کنید.

اگر می خواهید یک محدوده را ادغام کنید، باید ابتدا شماره و شماره نهایی را برای رکوردها که می خواهید در ادغام وارد کنید قبل از اینکه روی OK کلیک کنید قرار دهید.

اگر شما تصمیم گرفتید اسناد را چاپ کنید، بعد از اینکه کادر محاوره ای ظاهر می شود، با کادر محاوره ای Print نمایش داده می شود. شما می توانید با آن همانند آنچه که برای هر سند دیگری انجام می دهید، تعامل داشته باشید.