فیلتر کردن داده ها در یک صفحه گسترده به این معنی است که شرایط را تنظیم کنید تا فقط داده های خاص نمایش داده شوند. انجام شده است تا تمرکز بر روی اطلاعات خاص در مجموعه داده های بزرگ یا جدول داده ها آسان تر شود. فیلتر کردن داده ها را حذف یا تغییر نمی دهد؛ آن را صرفا تغییر می کند که ردیف یا ستون در جدول فعال اکسل ظاهر می شود.
فیلتر کردن پرونده های داده
فیلترها با رکوردها یا ردیف داده ها در صفحه کار کار می کنند. شرایطی که تنظیم می شوند با یک یا چند فیلد در رکورد مقایسه می شوند. اگر شرایط برآورده شود، رکورد نمایش داده می شود. اگر شرایط برآورده نشود، رکورد از بین می رود، به طوری که با بقیه سوابق داده نمایش داده نمی شود.
فیلتر کردن داده ها به دو روش مختلف بستگی دارد به نوع داده هایی که داده های فیلترینگ عددی یا متن هستند.
فیلتر کردن داده های عددی
داده های عددی می تواند بر اساس:
- آیا داده ها برابر یک عدد خاص هستند
- آیا داده ها بیشتر یا کمتر از یک عدد خاص هستند
- داده ها به طور کلی بالاتر یا پایینتر از مقدار متوسط اطلاعات است
فیلتر کردن اطلاعات متن
داده های متن را می توان بر اساس:
- آیا داده ها یک کلمه خاص را مطابقت می دهند؟
- آیا داده یک کلمه است که حاوی یک یا چند حرف است
- آیا داده ها یک کلمه هستند که شروع یا پایان می دهند با یک حرف خاص از الفبای
کپی کردن سوابق فیلتر شده
علاوه بر اینکه به طور موقت پنهان کردن سوابق، اکسل گزینه هایی برای کپی کردن اطلاعات مورد نظر را به یک قسمت جداگانه از برگه داده است . اغلب این روش زمانی انجام می شود که یک کپی دائمی از لیست فیلتر شده با نوعی از نیازهای تجاری مطابقت داشته باشد.
بهترین روش برای فیلتر کردن
با پیروی از دستورالعمل های بهترین کار برای کار با داده های فیلتر شده، بدون هیچ زحمتی خود را ذخیره کنید:
- اگر یک دلیل خوب برای آن وجود نداشته باشد، یک صفحه گسترده به اشتراک گذاشته نشود با فیلترهای فعال. کاربران دیگر ممکن است متوجه شوند که فایل فیلتر شده است.
- اگر چه شما می توانید به طور همزمان در چند ستون فیلتر کنید، این فیلتر ها افزودنی است، نه منحصر به فرد. به عبارت دیگر، فیلتر کردن یک لیست مخاطبین برای نشان دادن همه افراد در ایالت کالیفرنیا و کسانی که بیش از 60 سال سن دارند، شما را به هر کس که بیش از 60 سال سن دارد در کالیفرنیا به شما بدهد. چنین فیلتری شما 60 ساله یا کالیفرنیا را نشان نخواهد داد.
- فیلترهای پیچیده متن و همچنین داده های اساسی اجازه می دهد. داده های "کثیف" منجر به نتایج فیلتر شده می شود که ممکن است گمراه کننده یا نادرست باشد. برای مثال، فیلتر کردن افرادی که در ایلینوی زندگی می کنند، افرادی را که در "IL" زندگی می کنند یا افرادی که در "ایلینوی" یا "ایلنیوس" زندگی می کنند، نمی گیرند.
- هنگام مرتب سازی داده های فیلتر شده احتیاط کنید. مرتب سازی داده ها به طور جزئی فیلتر شده منجر به بازسازی فایل داده - یک وضعیت معمولا بهترین اجتناب شود. اگر شما یک مجموعه داده فیلتر شده را مرتب کنید، داده های فیلتر شده را به یک برگه جدید کپی کنید و سپس آنرا مرتب کنید.