پیگیری مخاطبین، مجموعه ها و سایر اطلاعات با یک پایگاه داده اکسل
در حقیقت، ما نیاز به پیگیری اطلاعات داریم و جای خوبی برای این در یک فایل پایگاه داده اکسل است. فهرستی از شماره های تلفن، لیست تماس برای اعضای یک سازمان یا تیم یا مجموعه ای از سکه ها، کارت ها یا کتاب ها، یک فایل پایگاه داده اکسل، ورود، ذخیره و پیدا کردن اطلاعات خاص را آسان می کند.
مایکروسافت اکسل این ابزار را برای کمک به شما در ردیابی داده ها و پیدا کردن اطلاعات خاص زمانی که می خواهید آن را ساخته است. همچنین، با صدها ستون و هزاران ردیف ، یک صفحه گسترده اکسل می تواند مقدار زیادی اطلاعات را ذخیره کند .
وارد کردن داده ها
فرمت اصلی ذخیره داده ها در یک پایگاه داده اکسل یک جدول است.
هنگامی که یک جدول ایجاد شده است، ابزار داده اکسل می تواند برای جستجو، مرتب سازی و فیلتر کردن سوابق در پایگاه داده برای پیدا کردن اطلاعات خاص مورد استفاده قرار گیرد.
برای پیگیری همراه با این آموزش، داده ها را همانطور که در تصویر بالا نشان داده شده وارد کنید.
شناسه دانشجویی را به سرعت وارد کنید:
- اولین دو شناسه - ST348-245 و ST348-246 را به ترتیب سلول های A5 و A6 تایپ کنید .
- دو ID را برجسته کنید تا آنها را انتخاب کنید.
- با کلیک بر روی جعبه پر کنید و آن را به سلول A13 بکشید.
- بقیه شناسه های دانشجویی باید به طور صحیح وارد سلول های A6 تا A13 شوند.
وارد کردن داده ها به درستی
هنگام ورود به داده ها، اطمینان از صحت وارد شدن آن مهم است. به غیر از ردیف 2 بین عنوان صفحهگسترده و عنوانهای ستون، هنگام ورود اطلاعات خود، هیچ ردیف خالی دیگر را نخواهید دید. همچنین مطمئن شوید که سلولهای خالی را ترک نخواهید کرد.
خطاهای داده ای ناشی از ورود نادرست داده ها منبع بسیاری از مشکلات مربوط به مدیریت داده ها هستند. اگر اطلاعات در ابتدا به درستی وارد شده باشد، برنامه بیشتر احتمال دارد به شما نتایجی را که میخواهید بازگردانید.
ردیف ها رکوردها هستند
هر ردیف داده ای در یک پایگاه داده به عنوان یک رکورد شناخته می شود. هنگام ورود به سوابق، این دستورالعمل ها را در ذهن نگه دارید:
- هیچ ردیف خالی در جدول موجود ایجاد نشده است. این شامل شامل قرار دادن یک ردیف خالی بین سطرهای ستون و ردیف اول داده ها نیست.
- یک رکورد میتواند شامل اطلاعاتی درباره یک مورد خاص باشد.
- یک رکورد همچنین باید تمام اطلاعات موجود در پایگاه داده مربوط به آن مورد را داشته باشد. در مورد یک مورد در بیش از یک ردیف اطلاعاتی وجود ندارد.
ستونها Fields هستند
در حالی که ردیفهای یک پایگاه داده اکسل به عنوان رکوردها نامیده می شوند، ستون ها به عنوان فیلدها شناخته می شوند . هر ستون نیاز به یک عنوان دارد تا اطلاعات موجود در آن را شناسایی کند. این عنوان ها نامهای میدان نامیده می شود.
- نام فیلد استفاده می شود تا اطمینان حاصل شود که داده ها برای هر رکورد در همان رشته وارد شده اند.
- اطمینان حاصل کنید که تمام داده ها در یک ستون با استفاده از همان فرمت وارد شده اند. اگر شروع به وارد کردن اعداد به عنوان رقم ها (مانند 10 یا 20) ادامه دهید. راه حلی را عوض نکنید و شروع به وارد کردن اعداد به عنوان کلمات (مانند ده یا بیست) کنید. مقاوم باش.
- ستون های خالی را در جدول قرار ندهید.
ایجاد جدول
هنگامی که داده وارد شده است، می توان آن را به یک جدول تبدیل کرد. برای انجام این کار:
- سلولهای A3 تا E13 را در برگه نشانگر را برجسته کنید.
- روی برگه Home کلیک کنید.
- روی گزینه " Format as Table" روی نوار کلیک کنید تا منوی کشویی باز شود.
- گزینه " جدول آبی Style Medium 9" را انتخاب کنید تا کادر محاوره ای Format as Table باز شود .
- در حالی که کادر محاوره ای باز است، سلول های A3 تا E13 روی برگه باید توسط مورچه های راهپیمایی احاطه شود.
- اگر مورچه های راهپیمایی محدوده صحیح سلول ها را احاطه کرده باشند، در کادر محاوره ای Format as Table کلیک Ok کنید.
- اگر مورچه های راهپیمایی محدوده صحیح سلول را احاطه نمیکنند، محدوده صحیح را در برگه کار را مشخص کنید و سپس در کادر محاوره ای Format as Table کلیک کنید.
- جدول باید نوارهای کشویی اضافه شده در کنار هر نام فیلد داشته باشد و ردیف های جدول باید در نور متناوب و آبی تیره قالب بندی شوند.
با استفاده از ابزارهای پایگاه داده
هنگامی که پایگاه داده را ایجاد کرده اید، می توانید از ابزارهای زیر پیکان های کشویی در کنار هر نام فیلد برای مرتب کردن یا فیلتر کردن اطلاعات خود استفاده کنید.
مرتب سازی داده ها
- بر روی پیکان کشویی کنار نام فیلد نام خانوادگی کلیک کنید.
- برای مرتب سازی براساس حروف الفبا، گزینه مرتب سازی A تا Z را کلیک کنید.
- گراهام جی ، پس از مرتب شدن، باید اولین رکورد در جدول و ویلسون باشد. R باید آخرین باشد.
فیلتر کردن داده ها
- روی فلش کشویی کنار نام فیلد برنامه کلیک کنید.
- کادر تأیید کنار گزینه انتخاب همه را برای پاک کردن همه کادرهای انتخابی کلیک کنید.
- برای اضافه کردن یک علامت به جعبه، کادر تأیید کنار گزینه کسب و کار را کلیک کنید.
- روی OK کلیک کنید
- فقط دو دانش آموز - جیمز تامپسون و ف. اسمیت باید قابل مشاهده باشند زیرا تنها دو نفر در برنامه کسب و کار ثبت نام می کنند.
- برای نمایش همه سوابق، روی پیکان کشویی کنار نام فیلد برنامه کلیک کنید.
- بر روی Clear Filter از گزینه "Program" کلیک کنید.
گسترش پایگاه داده
برای اضافه کردن سوابق اضافی به پایگاه داده خود:
- نشانگر ماوس خود را روی نقطه کوچکی در گوشه پایین سمت راست میز قرار دهید.
- نشانگر ماوس به یک فلش دوجانبه تبدیل می شود.
- وقتی این اتفاق می افتد، دکمه راست را کلیک کنید و نگه دارید و اشارهگر را بکشید تا یک ردیف خالی به پایین پایگاه داده اضافه شود.
- داده های زیر را به این ردیف جدید اضافه کنید:
سلول - داده ها
A14 - ST348-255
B14 - کریستوفر
C14 - A.
D14 - 22
E14 - علم
تکمیل فرمت پایگاه داده
- سلول های A1 تا E1 را در برگه نشان می دهد.
- روی برگه Home کلیک کنید.
- بر روی گزینه Merge and Center از روبان کلیک کنید تا این عنوان را مرکزی قرار دهید.
- بر روی Fill Color کلیک کنید (به نظر می رسد یک رنگ می تواند بر روی روبان) برای باز کردن لیست کشویی رنگ پر شود.
- آبی رنگ، 1 را از لیست انتخاب کنید تا رنگ پس زمینه را در سلول های A1 - E1 تا آبی تیره تغییر دهید.
- بر روی نماد فونت رنگ در نوار ابزار Formatting کلیک کنید (یک حرف بزرگ "A") برای باز کردن لیست کشویی فونت رنگ.
- سفید را از لیست انتخاب کنید تا رنگ متن را در سلولهای A1 - E1 تا سفید تغییر دهید.
- برجسته سلول A2 - E2 در برگه.
- بر روی رنگ بر روی روبان کلیک کنید تا لیست کشویی رنگ پر شده را باز کنید.
- برای تغییر رنگ پس زمینه در سلول های A2 - E2 به آبی روشن ، آبی، عدلی 1، نور لیزری 80 را از لیست انتخاب کنید.
- برجسته سلول A4 - E14 در برگه.
- بر روی گزینه مرکز روی روبان کلیک کنید تا متن را در سلولهای A14 تا E14 قرار دهید.
- در این مرحله، اگر تمام مراحل این آموزش را به درستی دنبال کرده باشید، صفحه گسترده شما باید شبیه صفحه گسترده ای است که در مرحله 1 این آموزش دیده شده است.
توابع پایگاه داده
نحو : Dfunction (Database_arr، Field_str | num، Criteria_arr)
جایی که عملکرد D یکی از موارد زیر است:
- DAVERAGE
- DCOUNT
- DCOUNTA
- DGET
- DMAX
- DMIN
- DPRODUCT
- DSTDEV
- DSTDEVP
- DSUM
- DVAR
- DVARP
نوع : پایگاه داده
توابع پایگاه داده به ویژه هنگامی مفید هستند که Google Sheets برای حفظ داده های ساختاری مانند پایگاه داده استفاده می شود. هر تابع پایگاه داده، Dfunction ، تابع مربوطه را در زیر مجموعه ای از یک محدوده سلول در نظر گرفته به عنوان یک جدول پایگاه داده محاسبه می کند. توابع پایگاه داده سه استدلال دارند:
- Database_arr محدوده، آرایه جاسازی شده یا آرایه تولید شده توسط یک عبارت آرایه است که ساختار یافته است به طوری که هر سطر بعد از ردیف 1 یک رکورد پایگاه داده است و هر ستون یک فیلد پایگاه داده است. ردیف 1 حاوی برچسب برای هر فیلد است.
- Field_str | num نشان می دهد که کدام ستون (فیلد) حاوی مقادیر برای میانگین است. این می تواند به عنوان نام فیلد (رشته متنی) یا شماره ستون بیان شود، جایی که ستون سمت چپ به صورت 1 نمایش داده می شود.
- Criteria_arr محدوده، آرایه جاسازی شده یا آرایه تولید شده توسط یک عبارت آرایه است که ساختار یافته است به طوری که ردیف اول شامل نام (ها) فیلد است که معیار (معیار) اعمال می شود و ردیف های بعدی حاوی آزمون شرطی (ها) .
ردیف اول در معیارها نام فیلد را مشخص می کند. هر ردیف دیگر در معیارها یک فیلتر است که مجموعه ای از محدودیت ها در زمینه های مربوطه است. محدودیت ها با استفاده از نکته Query by Example شرح داده می شود و می تواند شامل یک مقدار برای مطابقت یا اپراتور مقایسه شود و سپس یک مقدار مقایسه باشد. مثالهایی از محدودیتها عبارتند از: "شکلات"، "42"، "> = 42"، "<> 42". یک سلول خالی به معنای هیچ محدودیتی در زمینه مربوطه نیست.
یک فیلتر با ردیف پایگاه داده منطبق می شود اگر تمام محدودیت های فیلتر (محدودیت در ردیف فیلتر) برآورده شود. یک ردیف پایگاه داده (رکورد) به معیارها رجوع می کند و فقط اگر حداقل یک فیلتر با آن منطبق باشد. نام فیلد ممکن است بیش از یک بار در محدوده معیارها ظاهر شود تا محدودیت های چندگانه که به طور همزمان اعمال می شوند (به عنوان مثال، درجه حرارت = 65 و دمای <82).
DGET تنها تابع پایگاه داده ای است که مقادیری را جمع نمی کند. DGET مقدار مقداری مشخص شده در آرگومان دوم (همانند یک VLOOKUP) را بازمیگرداند تنها زمانی که دقیقا یک رکورد مطابق با معیارها باشد؛ در غیر این صورت، یک خطا نشان می دهد که هیچ مسابقه یا چندین مسابقه را نشان نمی دهد