اکسل گام به گام آموزش عمومی

با استفاده از اکسل به نظر نمی رسد

اکسل نرم افزار spreadsheet الکترونیکی ( نرم افزار مخصوص ) است که برای ذخیره سازی، سازماندهی و دستکاری داده ها استفاده می شود.

داده ها در سلول های فردی ذخیره می شوند که معمولا در یک سری از ستون ها و ردیف ها در یک برگه برگزار می شود. این مجموعه ستون ها و ردیف ها به عنوان یک جدول نامیده می شود. جداول از سطر بالا و پایین سمت چپ جدول استفاده می کنند تا اطلاعات ذخیره شده در جدول را شناسایی کنند.

اکسل همچنین می تواند محاسبات مربوط به داده ها را با استفاده از فرمول انجام دهد . برای کمک به پیدا کردن و خواندن اطلاعات در یک صفحه کار ساده تر، اکسل تعدادی از ویژگی های قالب بندی را دارد که می تواند به سلول های خاص، ردیف ها و ستون ها یا تمام جداول داده ها اعمال شود.

از آنجا که هر برگه در نسخه های اخیر اکسل حاوی میلیاردها سلول در هر برگه است، هر سلول دارای یک آدرس معروف به عنوان مرجع سلولی است که می تواند در فرمول ها، نمودار ها و سایر ویژگی های برنامه اشاره شود.

این آموزش مراحل لازم برای ایجاد و قالببندی صفحه گسترده ای حاوی جدول داده، فرمول ها و قالب بندی دیده شده در تصویر بالا را پوشش می دهد.

مباحث موجود در این آموزش عبارتند از:

• وارد کردن داده ها به جدول
• گسترش ستون های کارنامه فردی
• اضافه کردن تاریخ فعلی و محدوده نام به کارگزار
• اضافه کردن فرمول کسر
• اضافه کردن فرمول درآمد خالص
• فرمول های کپی با استفاده از دسته Fill
• اضافه کردن فرمت شماره به داده ها
• اضافه کردن قالب بندی سلولی

01 از 08

شروع جدول داده

وارد کردن داده ها به سلول های برگه همیشه یک فرایند سه مرحله ای است.

این مراحل عبارتند از:

1. روی سلول که در آن شما می خواهید اطلاعات را وارد کنید کلیک کنید.
2. داده ها را به سلول وارد کنید.
3. کلید Enter را بر روی صفحه کلید فشار دهید یا با کلیک بر روی سلول دیگری با ماوس.

همانطور که ذکر شد، هر سلول در یک صفحه کار با یک آدرس یا سلول مرجع ، که شامل حرف ستون و شماره ردیف است که در یک محل سلولی متقابل هستند، شناسایی می شود.

هنگام نوشتن یک مرجع سلولی، حروف ستون همیشه اولین بار به همراه شماره ردیف، مانند A5، C3، یا D9 نوشته می شود.

هنگام ورود به داده ها برای این آموزش، مهم است که داده ها را به سلول های کار برگردانده درست وارد کنید. فرمول های وارد شده در مراحل بعدی استفاده از مراجع سلولی داده ها وارد شده در حال حاضر.

وارد کردن داده های آموزشی

1. برای دنبال کردن این آموزش، از مراجع سلولی اطلاعات دیده شده در تصویر بالا استفاده کنید تا همه داده ها را به یک صفحه خالی اکسل وارد کنید.

02 از 08

ستون های گسترده در اکسل

به طور پیشفرض، عرض یک سلول تنها هشت کاراکتر هر ورودی داده را نمایش می دهد قبل از اینکه داده ها به سلول بعدی به سمت راست برسد.

اگر سلول یا سلول ها به سمت راست خالی باشند، داده های وارد شده در صفحه کار نمایش داده می شوند، همانطور که با عنوان عنوان کار برگزاری محاسبه برای کارمندان وارد شده به سلول A1 دیده می شود.

اگر سلول به سمت راست شامل داده ها باشد، محتویات سلول اول به هشت کاراکتر اول کاهش می یابد.

چندین سلول از اطلاعات وارد شده در مرحله قبل، مانند برچسب تخفیف نرخ: وارد شده به سلول B3 و Thompson A. وارد شده به سلول A8 کوتاه می شوند، زیرا سلول های سمت راست حاوی داده ها.

برای اصلاح این مشکل به طوری که داده ها به طور کامل قابل مشاهده هستند، ستون های حاوی آن داده ها باید گسترش یابد.

همانطور که با تمام برنامه های مایکروسافت، راه های متعدد برای گسترش ستون ها وجود دارد . مراحل زیر به نحوه گسترش ستونها با استفاده از ماوس بستگی دارد.

ستون صفحه کار فردی را گسترش می دهد

1. نشانگر ماوس را در خط بین ستون A و B در هدر ستون قرار دهید .
2. نشانگر به یک فلش دوساله تغییر خواهد کرد.
3. دکمه سمت چپ ماوس را فشار داده و نگه دارید و پیکان دوجانبه را به سمت راست بکشید تا ستون A را گسترش دهید تا تمام ورودی Thompson A. قابل مشاهده باشد.
4. ستون های دیگر را برای نمایش اطلاعات به صورت مورد نیاز گسترش دهید.

عرض ستون و عنوان مقاله

از آنجایی که عنوان برگه در مقایسه با برچسب های دیگر در ستون A بسیار طولانی است، اگر ستون گسترده تر شد تا کل عنوان را در سلول A1 نمایش دهد، صفحه کار نه تنها به نظر عجیب و غریب، بلکه استفاده از برگه به ​​دلیل فاصله بین برچسب ها در سمت چپ و ستون های دیگر داده ها.

همانطور که هیچ رکورد دیگری در ردیف 1 وجود ندارد، این فقط نادرست است که عنوان را ترک کنید - به داخل سلول به سمت راست پرتاب کنید. به علاوه، اکسل یک ویژگی به نام ادغام و مرکز دارد که در مرحله بعد برای استفاده سریع از عنوان در جدول داده استفاده می شود.

03 از 08

اضافه کردن تاریخ و نام دامنه

تاریخ بررسی عملکرد

طبیعی است که این تاریخ را به یک صفحه گسترده اضافه کنید - اغلب برای نشان دادن آخرین بار بودن آخرین ورق.

اکسل تعدادی از توابع تاریخی را فراهم می کند که به راحتی می توان تاریخ را به یک صفحه کار تبدیل کرد.

توابع فقط فرمول های ساخته شده در اکسل هستند که برای تکمیل وظایف معمول انجام می شود مانند اضافه کردن تاریخ به یک صفحه کار.

تابع TODAY برای استفاده آسان است چرا که هیچ استدلالی ندارد - که داده هایی است که باید برای عملکرد به کار برده شود.

عملکرد TODAY نیز یکی از توابع فرار اکسل است، به این معنی که آن را به روز رسانی خود را در هر زمان recalculates - که معمولا همیشه برگه کار باز است.

اضافه کردن تاریخ با عملکرد امروز

مراحل زیر عملكرد TODAY را به سلول C2 كاربر اضافه كنيد.

1. بر روی سلول C2 کلیک کنید تا آن سلول فعال باشد
2. روی برگه فرمول روبان کلیک کنید
3. بر روی گزینه Date & Time روی روبان کلیک کنید تا لیستی از توابع تاریخ را باز کنید
4. بر روی تابع Today کلیک کنید تا کادر محاوره ای تابع ظاهر شود
5. برای ورود به تابع و بازگشت به برگه، روی OK کلیک کنید
6. تاریخ فعلی باید به سلول C2 اضافه شود

مشاهده ###### نمادها به جای تاریخ

اگر یک ردیف از نمادهای برچسب هش در سلول C2 به جای تاریخ بعد از اضافه کردن عملکرد TODAY به آن سلول ظاهر می شود، دلیل این است که سلول به اندازه کافی گسترده نیست تا داده های فرمت شده را نمایش دهد.

همانطور که قبلا ذکر شد، اعداد بدون شکل یا داده های متنی، برای خالی کردن سلول ها به سمت راست، اگر برای سلول بیش از اندازه گسترده باشد، پر می شود. با این حال، داده هایی که به عنوان نوع خاصی از عدد از جمله ارز، تاریخ، یا زمان فرمت شده اند، اگر در مقایسه با سلولی که در آنها قرار دارد، به سلول بعدی نزول نکنند. در عوض، آنها خطای ###### را نمایش می دهند.

برای اصلاح مشکل، ستون C را با استفاده از روش توصیف شده در مرحله قبل از آموزش، گسترش دهید.

اضافه کردن نام محدوده

یک محدوده نامی ایجاد می شود زمانی که یک یا چند سلول به یک نام داده می شود تا محدوده را برای شناسایی آسان تر کند. محدوده های نامی را می توان بعنوان جایگزین مرجع سلول هنگام استفاده در توابع، فرمول ها و نمودارها استفاده کرد.

ساده ترین راه برای ایجاد محدوده های نامیده شده است استفاده از جعبه نام واقع در گوشه بالا سمت چپ برگه بالای شماره های ردیف است.

در این آموزش، میزان نام به سلول C6 داده خواهد شد تا میزان کسر مربوط به حقوق کارمندان را تعیین کند. محدوده نامی در فرمول کسر استفاده می شود که به سلول های C6 تا C9 از برگه اضافه می شود.

1. سلول C6 را در برگه انتخاب کنید
2. تایپ "نرخ" (بدون نقل قول) در جعبه نام و فشار کلید وارد بر روی صفحه کلید
3. سلول C6 اکنون نام "نرخ"

این نام برای استفاده ساده از فرمولهای تخفیف در مرحله بعدی آموزش استفاده خواهد شد.

04 از 08

ورود به فرمول تخفیف کارمند

اکسل فرمولها مرور

فرمول های اکسل به شما این امکان را می دهد که محاسبات مربوط به تعداد اطلاعات وارد شده به یک برگه انجام دهید .

فرمولهای اکسل را می توان برای کاهش تعداد پایه، مانند اضافه کردن یا تفریق، و همچنین محاسبات پیچیده تر مانند یافتن میانگین دانش آموز در نتایج آزمون و محاسبه پرداخت وام مسکن استفاده کرد.

• فرمولها در اکسل همیشه با علامت برابر ( = ) شروع می شوند
• علامت برابر همیشه در سلول قرار دارد که در آن شما می خواهید پاسخ ظاهر شود
• فرمول با فشار دادن کلید Enter بر روی صفحه کلید کامل می شود

استفاده از مرجع سلولی در فرمولها

یک راه معمول برای ایجاد فرمول در اکسل شامل ورود داده های فرمول به سلول های برگه و سپس استفاده از مراجع سلولی برای داده ها در فرمول، به جای خود داده ها است.

مزیت اصلی این رویکرد این است که اگر بعدا تغییر داده شود ضروری است که جایگزینی داده ها در سلول ها به جای بازنویسی فرمول ساده باشد.

نتایج حاصل از فرمول به طور خودکار پس از تغییر داده ها به طور خودکار به روز می شود.

استفاده از محدوده نامگذاری در فرمولها

جایگزینی برای مراجع سلولی به محدوده های نامیده شده استفاده می شود - مانند نرخ دامنه نامی که در مرحله قبل ایجاد شده است.

در یک فرمول، محدوده نامی همانند یک مرجع سلولی عمل می کند، اما معمولا برای مقادیری استفاده می شود که چند بار در فرمول های مختلف استفاده می شوند مثل نرخ بازپرداخت یا مزایای بهداشتی، نرخ مالیات یا علمی ثابت - در حالی که مرجع سلول در فرمول های کاربردی تر است که فقط یک بار به اطلاعات خاص اشاره می کند.

در مراحل زیر، هر دو سلول مرجع و یک دامنه نامیده می شود در ایجاد فرمول استفاده می شود.

ورود به فرمول تخفیف کارمند

اولین فرمول ایجاد شده در سلول C6، دستمزد ناخالص کارمند B. Smith ضرب میزان کسر در سلول C3 را افزایش می دهد.

فرمول به پایان رسید در سلول C6 خواهد بود:

= B6 * نرخ

با استفاده از اشاره گر فرمول را وارد کنید

اگرچه ممکن است فرمول بالا را به سلول C6 وارد کنید و پاسخ صحیح به نظر می رسد، بهتر است از اشاره گر برای اضافه کردن مراجع سلولی به فرمول ها به منظور کاهش احتمال اشتباهات ایجاد شده توسط تایپ کردن در مرجع سلول های اشتباه استفاده کنید.

اشاره کردن شامل کلیک کردن بر روی سلول حاوی داده ها با اشاره گر ماوس برای اضافه کردن مرجع سلولی یا نام برد به فرمول.

1. روی سلول C6 کلیک کنید تا آن سلول فعال شود
2. علامت برابر ( = ) را به سلول C6 وارد کنید تا فرمول را شروع کنید
3. با کلیک بر روی سلول B6 با اشاره گر موس برای اضافه کردن آن سلول مرجع به فرمول بعد از علامت برابر است
4. بعد از مرجع سلول، نماد ضرب ( * ) را در سلول C6 تایپ کنید
5. با کلیک بر روی سلول C3 با اشاره گر ماوس برای اضافه کردن نرخ دامنه نامیده می شود به فرمول
6. برای تکمیل فرمول، کلید Enter را بر روی صفحه کلید فشار دهید
7. پاسخ 2747.34 باید در سلول C6 باشد
8. حتی اگر پاسخ به فرمول در سلول C6 نشان داده شود، با کلیک بر روی آن سلول فرمول = B6 * نرخ در نوار فرمول بالای برگه نمایش داده خواهد شد

05 از 08

وارد شدن فرمول درآمد خالص

وارد شدن فرمول درآمد خالص

این فرمول در سلول D6 ایجاد شده و حقوق کار خالص کارمند را با محاسبه مقدار کسر محاسبه شده در فرمول اول از دستمزد ناخالص محاسبه می کند .

فرمول به پایان رسید در سلول D6 خواهد بود:

= B6 - C6

1. با کلیک بر روی سلول D6 آن را به سلول فعال تبدیل کنید
2. علامت برابر ( = ) را به سلول D6 وارد کنید
3. با کلیک بر روی سلول B6 با اشاره گر موس برای اضافه کردن آن سلول مرجع به فرمول بعد از علامت برابر است
4. پس از مرجع سلول، علامت منفی ( - ) در سلول D6 را بنویسید
5. با کلیک بر روی سلول C6 با اشاره گر موس به آن سلول مرجع فرمول
6. برای تکمیل فرمول، کلید Enter را بر روی صفحه کلید فشار دهید
7. پاسخ 43،041.66 باید در سلول D6 باشد
8. برای دیدن فرمول در سلول D6، بر روی آن سلول کلیک کنید تا فرمول = B6 - C6 را در نوار فرمول نمایش دهید

مرجع نسبی نسبی و فرمول های کپی

تا کنون، محاسبه های تخفیف و حقوق خالص خالص به تنها یک سلول در هر ورق - C6 و D6 به ترتیب اضافه شده است.

در نتیجه، ورق کار در حال حاضر تنها برای یک کارمند - B. Smith کامل است.

اکسل به جای انجام کارهای وقت گیر بازسازی هر فرمول برای دیگر کارکنان، در شرایط خاص، اجازه می دهد فرمول هایی که به سلول های دیگر کپی می شوند.

این شرایط اغلب شامل استفاده از نوع خاصی از مرجع سلولی (شناخته شده به عنوان مرجع سلولی نسبی) در فرمولها است.

مراجع سلولی که در فرمول های وارد شده در مراحل قبل وارد شده اند، مراجع نسبی نسبی بوده و نوع اعداد پیش فرض مرجع سلولی در اکسل هستند تا بتوانند فرمول های کپی را به عنوان ساده ترین شکل ممکن به کار گیرند.

گام بعدی در آموزش با استفاده از دستور Fill Handle برای کپی دو فرمول به سطرهای زیر برای تکمیل جدول داده برای همه کارکنان است.

06 از 08

کپی کردن فرمول ها با دسته Fill

مرورگر دستگیره را پر کنید

دسته پر کردن یک نقطه کوچک یا مربع کوچک در گوشه سمت راست پایین سلول فعال است .

دسته فرعی دارای تعدادی از کاربردهای از جمله کپی محتویات سلول به سلول های مجاور است . پر کردن سلول ها با یک سری از اعداد یا برچسب های متن و فرمول های کپی کردن.

در این مرحله از آموزش، از دستورالعمل پر کردن برای کپی کردن فرمول های درآمد و درآمد خالص از سلول های C6 و D6 به سلول های C9 و D9 استفاده می شود.

کپی کردن فرمول ها با دسته Fill

1. سلولهای B6 و C6 را در برگه نشان می دهد
2. اشاره گر ماوس را روی مربع سیاه در گوشه پایین سمت راست سلول D6 قرار دهید - اشاره گر به علامت + به علامت +
3. دکمه سمت چپ ماوس را لمس کرده و پایین نگه دارید و سد رسم را به سلول C9 بکشید
4. دکمه موس را باز کنید - سلول های C7 تا C9 باید نتایج فرمول Deduction و سلول های D7 تا D9 فرمول درآمد خالص را داشته باشند.

07 از 08

اعمال فرمت شماره در اکسل

اکسل ارزیابی فرمت

فرمت شماره به افزودن نمادهای ارز، نشانگرهای اعشاری، نشانه های درصد و سایر نمادها کمک می کند تا نوع داده های موجود در سلول را شناسایی کرده و به خواندن آنها کمک کند.

اضافه کردن نماد درصد

1. سلول C3 را انتخاب کنید تا آن را برجسته کنید
2. روی برگه Home روی نوار کلیک کنید
3. برای باز کردن منوی کشویی Number Format، بر روی گزینه عمومی کلیک کنید
4. در منو، بر روی گزینه درصد کلیک کنید تا فرمت مقدار در سلول C3 را از 0.06 تا 6٪ تغییر دهید

اضافه کردن نماد ارز

1. سلولهای D6 تا D9 را انتخاب کنید تا آنها را برجسته کنید
2. در برگه Home نوار، روی گزینه عمومی کلیک کنید تا منوی کشویی Number Format باز شود
3. با کلیک بر روی Currency در منو برای تغییر قالب بندی مقادیر در سلول D6 تا D9 به ارز با دو رقم اعشار

08 از 08

اعمال فرمت سلول در اکسل

بررسی اجمالی فرمت سل

قالببندی سلولی به گزینههای قالببندی اشاره میکند - از جمله استفاده از قالببندی جسورانه به متن یا اعداد، تغییر تنظیم دادهها، اضافه کردن مرز به سلولها یا استفاده از ادغام و ویژگی مرکزی برای تغییر ظاهر دادهها در یک سلول اشاره میکند.

در این آموزش، فرمت های سلول بالا به سلول های خاصی در صفحه کار داده می شود تا با کارایی که به پایان رسید در صفحه اول آموزش ارائه شده مطابقت داشته باشد.

اضافه کردن قالب بندی پررنگ

1. سلول A1 را انتخاب کنید تا آن را برجسته کنید.
2. روی برگه Home روی نوار کلیک کنید.
3. با کلیک بر روی گزینه Formatting Bold همانطور که در تصویر بالا مشخص شده است، برای جلب داده ها در سلول A1 کلیک کنید.
4. تکرار مراحل فوق از مراحل به جفت کردن داده ها در سلول های A5 تا D5.

تغییر تقسیم داده ها

این مرحله به ترتیب قرار دادن سمت چپ چندین سلول را به تراز مرکزی تغییر می دهد

1. سلول C3 را انتخاب کنید تا آن را برجسته کنید.
2. روی برگه Home روی نوار کلیک کنید.
3. بر روی گزینه همترازی مرکز کلیک کنید که در تصویر بالا مشخص شده است تا مرکز داده ها در سلول C3 باشد.
4. ترتیب بالا از مراحل را برای تجمیع داده ها در سلول های A5 تا D5 تکرار کنید.

ادغام و سلول های مرکز

گزینه ادغام و مرکز ترکیبی از تعدادی از انتخاب شده به یک سلول و مراکز داده ورودی در بیشتر سلول سمت چپ در سراسر سلول جدید ادغام شده است. این مرحله ادغام و مرکب عنوان کارگاه - محاسبه محاسبه برای کارمندان ،

1. سلولهای A1 تا D1 را انتخاب کنید تا آنها را برجسته کنید.
2. روی برگه Home روی نوار کلیک کنید.
3. بر روی گزینه Merge & Centre که همان تصویر بالا است را انتخاب کنید تا سلولهای A1 تا D1 را ادغام کنید و عنوان را در میان این سلول ها قرار دهید.

اضافه کردن مرزهای پایین به سلول

این مرحله مرزهای پایین را به سلول های حاوی داده ها در ردیف 1، 5 و 9 اضافه خواهد کرد

1. سلول ادغام شده A1 تا D1 را انتخاب کنید تا آن را برجسته کنید.
2. روی برگه Home روی نوار کلیک کنید.
3. با کلیک بر روی پیکان پایین کنار گزینه Border همانطور که در تصویر بالا مشخص شده است برای باز کردن منوی کشویی مرزها.
4. بر روی گزینه Bottom Border در منو کلیک کنید تا مرز را به انتهای سلول ادغام شده اضافه کنید.
5. ترتیب فوق از مراحل را برای اضافه کردن مرز پایین به سلول های A5 تا D5 و سلول های A9 تا D9 تکرار کنید.