01 از 08
مدیریت داده ها در اکسل
گاهی اوقات، ما باید اطلاعات را پیگیری کنیم. این می تواند یک لیست شخصی از شماره تلفن، یک لیست تماس برای اعضای یک سازمان یا تیم، یا مجموعه ای از سکه ها، کارت ها یا کتاب ها باشد.
هر داده ای که دارید، یک صفحه گسترده ، مانند اکسل، جای خوبی برای ذخیره آن است. اکسل این ابزار را برای کمک به شما در ردیابی داده ها و پیدا کردن اطلاعات خاص هنگام خواندن آن ساخته است. همچنین، با صدها ستون و هزاران ردیف، یک صفحه گسترده اکسل می تواند مقدار زیادی اطلاعات را ذخیره کند .
اکسل همچنین ساده تر از یک برنامه پایگاه داده کامل مانند Microsoft Access استفاده می کند. داده ها را می توان به راحتی به صفحه گسترده وارد کرد، و تنها با چند کلیک ماوس می توانید از طریق اطلاعات خود مرتب سازی کنید و آنچه را که می خواهید پیدا کنید.
02 از 08
ایجاد جداول و لیست
فرمت اصلی ذخیره داده ها در اکسل یک جدول است. در جدول داده ها در ردیف وارد می شوند. هر سطر به عنوان یک رکورد شناخته می شود.
هنگامی که یک جدول ایجاد شده است، ابزار داده اکسل می تواند برای جستجو، مرتب سازی و فیلتر کردن سوابق برای یافتن اطلاعات خاص مورد استفاده قرار گیرد.
اگر چه چند راه وجود دارد که شما می توانید از این ابزار داده ها در اکسل استفاده کنید، ساده ترین راه انجام این کار این است که آنچه را که از لیست داده ها در یک جدول شناخته می شود ایجاد کنید.
03 از 08
وارد کردن داده ها به درستی
اولین گام در ایجاد یک جدول، ورود به داده ها است. هنگام انجام این کار، حصول اطمینان از صحت وارد شدن آن مهم است.
خطاهای داده ای ناشی از ورود نادرست داده ها منبع بسیاری از مشکلات مربوط به مدیریت داده ها هستند. اگر اطلاعات در ابتدا به درستی وارد شده باشد، برنامه بیشتر احتمال دارد به شما نتایجی را که میخواهید بازگردانید.
04 از 08
ردیف آیا سوابق
همانطور که اشاره شد، ردیف داده ها به عنوان سوابق شناخته می شوند. هنگام ورود به سوابق، این دستورالعمل ها را در ذهن نگه دارید:
- هیچ ردیف خالی در جدول ایجاد نشده است، حتی بین سطرها و ردیف اول داده ها.
- یک رکورد میتواند شامل اطلاعاتی درباره یک مورد خاص باشد.
- یک رکورد همچنین باید تمام اطلاعات موجود در لیست مربوط به آن مورد را داشته باشد. در مورد یک مورد در بیش از یک ردیف اطلاعاتی وجود ندارد.
- برای ایجاد یک لیست، یک جدول داده باید حاوی حداقل دو سوابق داده باشد.
05 از 08
ستونها میدان هستند
در حالی که ردیفهای جدول نامیده میشوند، ستونها به عنوان فیلدها شناخته میشوند. هر ستون نیاز به یک عنوان دارد تا اطلاعات موجود در آن را شناسایی کند. این عنوان ها نامهای میدان نامیده می شود.
- نام فیلد استفاده می شود تا اطمینان حاصل شود که داده ها برای هر رکورد در همان رشته وارد شده اند.
- اطمینان حاصل کنید که تمام داده ها در یک ستون با استفاده از همان فرمت وارد شده اند. اگر شروع به وارد کردن اعداد به عنوان رقم ها (مانند 10 یا 20) ادامه دهید. راه حلی را عوض نکنید و شروع به وارد کردن اعداد به عنوان کلمات (مانند ده یا بیست) کنید. مقاوم باش.
- ستون های خالی در جدول را ترک نکنید.
- برای ایجاد یک لیست، یک جدول باید حداقل دو ستون گسترده داشته باشد.
06 از 08
ایجاد لیست
هنگامی که داده ها وارد جدول شده اند، می توان آن را به یک لیست تبدیل کرد. برای انجام این کار:
- هر یک از سلول ها را در جدول انتخاب کنید.
- لیستی را ایجاد کنید > Create List را از منو انتخاب کنید تا پنجره Dialog Box Create List باز شود.
- کادر محاوره ای نشان می دهد که محدوده سلول هایی که در لیست قرار دارند. اگر جدول به درستی ایجاد شده باشد، اکسل معمولا دامنه درست را انتخاب می کند.
- اگر انتخاب دامنه درست باشد، روی OK کلیک کنید.
07 از 08
اگر محدوده فهرست اشتباه است
اگر با بعضی از موارد محدوده نشان داده شده در کادر محاوره اي Create List نادرست باشد، لازم است که محدوده سلول ها را برای استفاده در فهرست انتخاب کنید.
برای انجام این کار:
- برای بازگشت به برگه کار بر روی دکمه برگشت در کادر محاوره ای Create List کلیک کنید.
- کادر محاوره اي Create List به یک جعبه کوچکی کوچک می شود و محدوده فعلی سلول ها را می توان بر روی برگه محاصره شده از مورچه ها راهپیمایی کرد.
- برای انتخاب محدوده صحیح سلول ها، با استفاده از ماوس با کشیدن برید
- بر روی دکمه برگشت در کادر ایجاد لیست کوچک کلیک کنید تا به اندازه عادی اندازه بگیرید.
- برای تکمیل لیست روی OK کلیک کنید.
08 از 08
لیست
پس از ایجاد
- این لیست یک مرز تاریک در اطراف آن ایجاد خواهد کرد.
- در کنار هر نام فیلمی که در هنگام کلیک بر روی منوهای کشویی باز است، وجود خواهد داشت.
- منوهای کشویی حاوی گزینه هایی برای مرتب سازی لیست توسط هر یک از نام های فیلد و برای جستجوی لیست هایی است که مطابق معیارهای خاصی هستند.
- یک ردیف خالی حاوی ستاره به پایین لیست اضافه می شود. داده های اضافی را می توان با استفاده از این ردیف جدید به لیست اضافه کرد.