چگونه یک لیست کشویی در اکسل ایجاد کنیم

گزینه های اعتبار سنجی داده های اکسل عبارتند از ایجاد یک لیست کشویی که اطلاعات را محدود می کند که می تواند وارد یک سلول خاص به یک لیست از پیش تعیین شده ورودی شود.

هنگامی که یک لیست کشویی به یک سلول اضافه می شود، یک فلش کنار آن نمایش داده می شود. با کلیک بر روی فلش لیست را باز می کند و به شما اجازه می دهد یکی از موارد لیست را برای وارد شدن به سلول انتخاب کنید.

داده های مورد استفاده در لیست می توانند قرار بگیرند:

• در همان برگه به ​​عنوان لیست
• در یک برگه متفاوت در همان کتابچه
• در کتاب کارهای مختلف

آموزش: استفاده از داده ذخیره شده در یک کتاب مختلف

در این آموزش، ما یک لیست کشویی با استفاده از یک لیست از نوشته های واقع در یک کتاب کار متفاوتی ایجاد خواهیم کرد.

مزایای استفاده از یک لیست از نوشته های واقع شده در یک کتاب کار متفاوتی شامل متمرکز کردن اطلاعات لیست است، اگر توسط چندین کاربر استفاده می شود و داده ها را از تغییرات تصادفی یا عمدی محافظت می کند.

توجه: هنگامی که داده های لیست در یک کتاب کار جداگانه ذخیره می شود، هر دو کتاب کار باید برای باز شدن لیست برای کار باز شود.

به دنبال مراحل در موضوعات آموزشی زیر به شما در ایجاد، استفاده و تغییر لیست کشویی شبیه به تصویری که در تصویر بالا دیده می شود، می پردازد.

با این حال، این دستورالعمل های آموزشی گام های قالب بندی صفحات را شامل نمی شود.

این در تکمیل آموزش دخالت نخواهد کرد. برگه شما متفاوت از مثال در صفحه 1 خواهد بود، اما لیست کشویی به شما نتایج مشابهی می دهد.

موضوعات آموزشی

• باز کردن فایل ها و ذخیره داده های آموزشی
• ایجاد دو دامنه نامشخص
• افتتاح جعبه اعتبار سنجی داده ها
• وارد کردن منبع داده و تکمیل لیست کشویی
• تغییر اقلام لیست
• گزینه هایی برای حفاظت از لیست کشویی

01 از 06

وارد کردن داده های آموزشی

افتتاح دو کتاب اکسل

همانطور که ذکر شد، برای این آموزش اطلاعات مربوط به فهرست کشویی در یک لیست کاری متفاوت از فهرست کشویی قرار می گیرد.

برای این آموزش این مراحل را دنبال کنید:

1. دو دفترچه خالی اکسل را باز کنید
2. ذخیره یک کتابچه با نام data-source.xlsx - این کتاب درسی حاوی داده های لیست کشویی است
3. کتاب دوم دوم را با نام drop-list.xlsx ذخیره کنید - این کتاب شامل لیست کشویی است
4. پس از صرفه جویی هر دو کتاب کار را باز کنید

وارد کردن داده های آموزشی

1. داده های زیر را به سلول A1 تا A4 از کتاب Workbook data-source.xlsx وارد کنید که همانطور که در تصویر بالا دیده می شود.
2. A1 - شیرینی زنجفیلی A2 - لیمو A3 - جو دوسر کشمش A4 - Chocolate Chip
3. کتاب را ذخیره کنید و آن را باز کنید
4. داده های زیر را به سلول B1 از فهرست کشویی list.xlsx وارد کنید .
5. B1 - نوع کوکی:
6. کتاب را ذخیره کنید و آن را باز کنید
7. لیست کشویی به سلول C1 این کتابچه اضافه خواهد شد

02 از 06

ایجاد دو دامنه نامشخص

ایجاد دو دامنه نامشخص

محدوده نامی شما اجازه می دهد تا به محدوده خاصی از سلول ها در یک کتاب اکسل مراجعه کنید.

محدوده های نامگذاری دارای کاربردهای فراوانی در اکسل هستند که شامل استفاده از آنها در فرمولها و ایجاد نمودارها می باشد.

در همه موارد، محدوده نامی به جای طیف وسیعی از منابع سلولی، نشان دهنده موقعیت داده ها در یک صفحه کار است.

هنگامی که در یک لیست کشویی واقع شده در یک کتاب مختلف استفاده می شود، باید دو محدوده نامی استفاده شود.

• یکی برای آیتم های لیست در دفتر کار که داده ها در آن واقع شده است ایجاد شده است
• دوم در کتابچه ای که لیست کشویی آن قرار دارد ایجاد می شود. این دوم نام دامنه لینک به محدوده نام در اولین کتابچه

مراحل آموزش

محدوده نام اول

1. سلولهای A1 - A4 از کتاب Workbook data-source.xlsx را انتخاب کنید تا آنها را برجسته کنید
2. روی جعبه نام واقع در ستون A کلیک کنید
3. "کوکی ها" (بدون نقل قول) را در کادر نام تایپ کنید
4. کلید ENTER بر روی صفحه کلید را فشار دهید
5. سلول های A1 تا A4 از workbook data-source.xlsx اکنون نام دامنه کوکی ها را دارند
6. کتاب را ذخیره کنید

محدوده نام دوم

این دومین محدوده نامیده می شود از منابع سلولی از لیست کشویی list.xlsx استفاده نمی کند.

در عوض، همانطور که قبلا ذکر شد، به عنوان نام دامنه کوکی ها در Workbook source.xlsx لینک می شود .

این لازم است زیرا اکسل منابع سلولی را از یک کتاب کار متفاوتی برای محدوده نامگذاری دریافت نخواهد کرد. با این وجود، به جز نام دامنه دیگری

بنابراین ایجاد محدوده دوم نامیده می شود، با استفاده از جعبه نام انجام نمی شود، بلکه با استفاده از گزینه Name Manager واقع در تب Formulas نوار.

1. روی سلول C1 در فهرست کشویی list.xlsx کلیک کنید
2. بر روی فرمول کلیک کنید > مدیر نام در نوار برای باز کردن کادر گفتگوی مدیر
3. بر روی دکمه New کلیک کنید تا کادر محاورهای New Name باز شود
4. در نوع خط Name: Data
5. در اشاره به نوع خط: = 'data-source.xlsx'! کوکی ها
6. برای تکمیل محدوده نامی کلیک کنید و به کادر محاوره ای Name Manager بازگردید
7. برای بستن کادر گفتگوی مدیر بر روی Close کلیک کنید
8. کتاب را ذخیره کنید

03 از 06

افتتاح جعبه اعتبار سنجی داده ها

افتتاح جعبه اعتبار سنجی داده ها

تمام گزینه های اعتبار سنجی داده ها در اکسل، از جمله لیست های کشویی، با استفاده از کادر محاوره ای اعتبار سنجی داده ها تنظیم می شوند.

علاوه بر اضافه کردن لیست های کشویی به یک برگه، اعتبار سنجی داده ها در اکسل همچنین می تواند برای کنترل یا محدود کردن نوع داده هایی که می تواند در سلول های خاص وارد یک برگه وارد شود.

مراحل آموزش

1. بر روی سلول C1 از لیست کشویی list.xlsx کلیک کنید تا آن سلول فعال شود - این جایی است که فهرست کشویی قرار می گیرد
2. بر روی زبانه داده روی منوی نوار در بالای برگه کلیک کنید
3. بر روی نماد اعتبار سنجی داده ها بر روی روبان کلیک کنید تا منوی کشویی باز شود
4. روی گزینه Validation Data در منو کلیک کنید تا کادر محاوره ای Data Validation باز شود
5. کادر محاوره ای را برای مرحله بعدی آموزش باز کنید

04 از 06

با استفاده از یک لیست برای اعتبار سنجی داده ها

انتخاب یک لیست برای اعتبار سنجی داده ها

همانطور که ذکر شد تعدادی از گزینه های اعتبار سنجی داده ها در اکسل علاوه بر لیست کشویی وجود دارد.

در این مرحله گزینه List را به عنوان نوع اعتبار سنجی داده شده برای D1 سلول برگه مورد استفاده قرار می دهیم.

مراحل آموزش

1. روی جعبه تنظیمات در جعبه محاوره کلیک کنید
2. برای باز کردن منوی کشویی روی خط پیمایش پایین در انتهای خط مجاز کلیک کنید
3. بر روی لیست کلیک کنید تا یک لیست کشویی برای اعتبار سنجی داده در سلول C1 انتخاب کنید و خط منبع را در کادر محاوره فعال کنید

وارد کردن منبع داده و تکمیل لیست کشویی

از آنجا که منبع داده برای لیست کشویی در یک کتاب کاریتا متفاوت قرار دارد، محدوده نام دوم که قبلا ایجاد شده است، در خط منبع در کادر محاوره وارد می شود.

مراحل آموزش

1. روی خط منبع کلیک کنید
2. "= اطلاعات" (بدون نقل قول) را در خط منبع تایپ کنید
3. برای تکمیل لیست کشویی روی OK کلیک کنید و کادر محاوره ای Data Validation را ببندید
4. یک آیکون فلش کوچک کوچک واقع در سمت راست سلول C1
5. با کلیک کردن بر روی پیکان پایین، لیست کشویی حاوی چهار نام کوکی وارد شده در سلول های A1 تا A4 از کتاب Data-source.xlsx باز می شود.
6. با کلیک بر روی یکی از نام ها باید آن نام را به سلول C1 وارد کنید

05 از 06

تغییر لیست کشویی

تغییر اقلام لیست

برای نگه داشتن لیست کشویی تا تاریخ با تغییر در داده های ما، ممکن است لازم باشد که به طور دوره ای انتخاب ها را در لیست تغییر دهید.

از آنجایی که ما از دامنه نامگذاری شده به عنوان منبع برای اقلام لیست ما به جای نام واقعی لیست استفاده کردیم، تغییر نام کوکیها در محدوده نامی که در سلولهای A1 تا A4 از Workbook data-source.xlsx تغییر کرده است بلافاصله نامها را در drop-down تغییر می دهد فهرست

اگر داده ها به طور مستقیم به کادر محاوره وارد شوند، تغییرات در لیست شامل بازگشت به کادر محاوره ای و ویرایش خط منبع می شود.

در این مرحله ما با تغییر داده ها در سلول A2 محدوده نام در workbook -source.xlsx، Lemon را به Shortbread تغییر خواهیم داد .

مراحل آموزش

1. روی سلول A2 در workbook source.xlsx (لیمو) کلیک کنید تا آن سلول فعال شود
2. Type Shortbread به سلول A2 و کلید Enter را در صفحه کلید فشار دهید
3. بر روی پیکان پایین برای لیست کشویی در سلول C1 از لیست کشویی list.xlsx کلیک کنید تا لیست باز شود
4. در قسمت 2 در لیست باید به جای لیمو، Shortbread را بخوانید

06 از 06

گزینه هایی برای حفاظت از لیست کشویی

گزینه هایی برای حفاظت از لیست کشویی

از آنجا که داده های ما بر روی یک برگه متفاوت از گزینه های کشویی موجود برای محافظت از اطلاعات لیست می باشد، عبارتند از:

• از برگه محافظت کنید که شامل قفل کردن سلول های A1 تا A4 در ورق 2 است
• نیاز به یک رمز عبور برای تغییر کتاب کار
• داشتن کتاب کار به عنوان خوانده شده تنها